Ένα ετήσιο πρόγραμμα εργασίας είναι μια λεπτομερής έκθεση δραστηριοτήτων που περιγράφει τι θα επιτευχθεί κατά τη διάρκεια του έτους προκειμένου να επιτευχθούν συγκεκριμένα αποτελέσματα. Περιέχει τα αναμενόμενα αποτελέσματα, τις δραστηριότητες που πρέπει να πραγματοποιηθούν για την επίτευξη των αναμενόμενων αποτελεσμάτων, το χρονοδιάγραμμα, τους υπεύθυνους για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων και το περιεχόμενο κάθε δραστηριότητας. Ένα ετήσιο πρόγραμμα εργασίας σας βοηθά να παρακολουθείτε τον τρόπο επίτευξης των επιθυμητών στόχων. Ορισμένα βήματα αφορούν τη δημιουργία ενός ετήσιου προγράμματος εργασίας.
Αποφασίστε ποια άτομα θα συμμετάσχουν στη διαμόρφωση του σχεδίου. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα του σχεδίου εργασίας περιλαμβάνει ανθρώπους που καταλαβαίνουν πού είστε τώρα και τι πρέπει να επιτευχθεί. Επιπλέον, το άτομο που γράφει το σχέδιο πρέπει να γνωρίζει πώς να σχεδιάζει το σχέδιο εργασίας και να τεκμηριώνει τα βασικά στοιχεία.
Προγραμματίστε τις συναντήσεις προγραμματισμού εργασίας εν ευθέτω χρόνω. Δώστε αρκετό χρόνο κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους για να δημιουργήσετε σωστά το σχέδιο για το επόμενο έτος. Αυτός ο χρόνος συμπεριλαμβάνει το χρόνο να προβληματιστούν νέες ιδέες και να αναλυθούν εκείνες που ισχύουν σήμερα. Κάθε δραστηριότητα πρέπει να τεκμηριωθεί λεπτομερώς. Αποφασίστε ποιοι πόροι χρειάζονται για να εκτελέσετε τα καθήκοντα, τους υπεύθυνους για κάθε δραστηριότητα και βεβαιωθείτε ότι έχετε επαρκείς πόρους στον προϋπολογισμό σας για να πετύχετε τον γενικό στόχο. Καταγράψτε την ακριβή ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα και πού θα πραγματοποιηθούν οι δραστηριότητες.
Δημιουργήστε πρώτα ένα cover page όταν κάνετε το σχέδιο. Αναφέρατε τα ακόλουθα σε ξεχωριστές γραμμές: τα αναμενόμενα αποτελέσματα, το άτομο που είναι υπεύθυνο για την υλοποίηση της δραστηριότητας και όλοι οι εμπλεκόμενοι εταίροι. Παρακάτω, δημιουργήστε ένα πλαίσιο κειμένου για αφήγηση ή σημειώσεις που θέλετε να κάνετε σχετικά με το σχέδιο. Διπλασιάστε το διάστημα και δημιουργήστε δύο επιπλέον πλαίσια κειμένου - ένα με το όνομα και τον κωδικό προϋπολογισμού για το σχέδιο και ένα άλλο με τον αναμενόμενο προϋπολογισμό. Δημιουργήστε γραμμές υπογραφής για το άτομο υλοποίησης και τους εταίρους (εάν ισχύει).
Δημιουργήστε έναν πίνακα για το πραγματικό σχέδιο εργασίας. Περιλάβετε τους ακόλουθους τίτλους: αναμενόμενα αποτελέσματα, όλες τις σχετικές δραστηριότητες για το έτος και για κάθε δραστηριότητα συμπεριλαμβάνετε το χρονικό πλαίσιο, τα υπεύθυνα άτομα, την προέλευση του ταμείου και την περιγραφή του προϋπολογισμού και το ποσό του προϋπολογισμού.
Συμβουλές
-
Εάν διαθέτετε ένα τρέχον πρόγραμμα εργασίας, προγραμματίστε ένα νέο πρόγραμμα εργασίας το οποίο θα συνεδριάζει λίγους μήνες πριν από τη λήξη του παρόντος. Εργαστείτε με την ομάδα για να δείτε εάν το τρέχον σχέδιο χρειάζεται τροποποίηση.
