Όταν ασκείτε οποιαδήποτε επιχείρηση, οι ενδιαφερόμενοι, οι διαχειριστές και οι πελάτες της αναμένουν αποδοτικότητα, αξιοπιστία και ασφάλεια. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις χρηματοπιστωτικές συναλλαγές. Ο εσωτερικός έλεγχος διασφαλίζει ότι όλες οι επιχειρηματικές ή οργανωτικές διαδικασίες ικανοποιούν αυτές τις απαιτήσεις. Ωστόσο, είναι σημαντικό να εντοπίσετε τυχόν αδυναμίες στο εσωτερικό του συστήματος εσωτερικού ελέγχου. Υπάρχουν αρκετοί τρόποι εντοπισμού αυτών των ελλείψεων και οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες για να σας βοηθήσουν. Η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς, για παράδειγμα, έχει εκδώσει κατευθυντήριες γραμμές για την παρακολούθηση των εσωτερικών ελέγχων.
Κατάλογος όλων των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου. Αυτό θα περιλαμβάνει την τεκμηρίωση των χρηματοοικονομικών συναλλαγών, το σχεδιασμό και τις δοκιμές προϊόντων, τις διαδικασίες αγοράς και τον εσωτερικό έλεγχο. Γνωρίστε ακριβώς τι έχετε να κάνετε πριν ελέγξετε τις διαδικασίες περαιτέρω. Προσπαθήστε να εντοπίσετε τμήματα της εταιρείας ή του οργανισμού που ενδέχεται να διατρέχουν μεγαλύτερο κίνδυνο από άλλα. Αξιολογεί επίσης το σχεδιασμό των ελέγχων σας. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την τεκμηρίωση, την οργάνωση, τον διαχωρισμό καθηκόντων, την ανατροφοδότηση και την κατάρτιση.
Διεξάγετε αξιολόγηση κινδύνου για όλες τις διαδικασίες ελέγχου. Προσδιορίστε τις πιο πιθανές αποτυχίες στην επιχείρησή σας ή στον οργανισμό σας. Η αξιολόγηση κινδύνου συνήθως λαμβάνει τη μορφή πίνακα. Κάθε νέος κίνδυνος τίθεται στη σειρά. Για να εξετάσετε τον κίνδυνο, προσθέστε μια σειρά από στήλες που υποδεικνύουν τι μπορεί να πάει στραβά, γιατί, ποιος είναι υπεύθυνος για τη συγκεκριμένη διαδικασία, ποιος το επιθεώρησε, λύσεις και πότε ανέλαβε δράση ο υπεύθυνος.
Διεξαγωγή εσωτερικού ελέγχου. Αυτό θα περιλαμβάνει τα αποθέματα αποθεμάτων και περιουσιακών στοιχείων, τη συμφωνία των μετρητών και τους πληρωτέους λογαριασμούς. Ο συνδυασμός μετρητών σημαίνει ότι η ποσότητα των ρευστών διαθεσίμων που ανήκει στην εταιρεία είναι σωστή σε σχέση με τα έσοδα και τις δαπάνες. Ο έλεγχος των πληρωτέων λογαριασμών σημαίνει ότι ελέγχετε ότι όλες οι πληρωμές πηγαίνουν στην σωστή εταιρεία ή άτομο. Αυτά θα πρέπει να διασταυρώνονται με όλες τις οικονομικές καταστάσεις τόσο εσωτερικές (τμήμα λογαριασμών) όσο και εξωτερικές (τράπεζες).
Εκπαιδεύστε το προσωπικό στις σύγχρονες διαδικασίες και μεθόδους εσωτερικού ελέγχου. Οι εσωτερικοί έλεγχοι, όπως και πολλές άλλες πτυχές των επιχειρήσεων, εξελίσσονται συνεχώς. Ειδοποιήστε τους υπαλλήλους σας για τυχόν αλλαγές και κρατήστε τους καλά εκπαιδευμένους. Η έλλειψη γνώσης και κατάρτισης αποτελεί βασικό λόγο για τις αποτυχίες του εσωτερικού ελέγχου. Δοκιμάστε τις γνώσεις των εργαζομένων και πραγματοποιήστε ανασκοπήσεις κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης του προσωπικού.
Παρακολουθήστε το προσωπικό εσωτερικού ελέγχου. Οι αξιολογήσεις κινδύνου δημιουργούνται συνήθως από εκείνους που κάνουν τον εσωτερικό έλεγχο. Η παρακολούθηση ή η διεξαγωγή εξωτερικών επιθεωρήσεων επιτρέπει σε ένα τρίτο μέρος να εντοπίσει τις πιθανές αδυναμίες που έχει χάσει το άτομο ή η ομάδα που βρίσκεται. Αυτά μπορεί να κυμαίνονται από την ίδια τη διαδικασία μέχρι την επίβλεψη εκείνων που την ελέγχουν. Μια εξωτερική ελεγκτική εταιρεία εκτελεί συνήθως τέτοιες επιθεωρήσεις. Οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν σχέσεις με αξιόπιστους εξωτερικούς ελεγκτές.
Εξετάστε τα σχόλια των πελατών και των ενδιαφερομένων. Υπάρχουν κοινές καταγγελίες; Υπήρξαν παραβιάσεις του εσωτερικού ελέγχου; Για παράδειγμα, εάν ένας αριθμός πελατών αναφέρουν την ίδια αποτυχία προϊόντος, όπως ένα ελαττωματικό κουμπί, μπορείτε να εργαστείτε προς τα πίσω μέσω των διαδικασιών της εταιρείας σας για να βρείτε το πρόβλημα. Αυτό συνήθως σημαίνει αναθεώρηση, σε αντίστροφη σειρά, της παράδοσης, της συναρμολόγησης, της κατασκευής, των δοκιμών και του σχεδιασμού.
Κοιτάξτε τις εκθέσεις των τμημάτων. Υπάρχουν περιοχές της εταιρείας που έχουν χειροτερέψει ή δεν βελτιώνονται όπως αναμένεται; Τέτοια ζητήματα μπορεί να οφείλονται σε άλλους παράγοντες αλλά μπορεί επίσης να σηματοδοτούν κάποιο είδος αποτυχίας εσωτερικού ελέγχου. Κάθε τμήμα είναι σε θέση να ελέγχει και να παρακολουθεί τι κάνει. αλλά οι εκθέσεις των τμημάτων πρέπει να συνδεθούν μεταξύ τους για να αντικατοπτρίζουν την επιχείρηση ως σύνολο. Εξετάστε αν κάθε τμήμα διαθέτει έναν αρκετά ισχυρό μηχανισμό ώστε το προσωπικό του να αναφέρει τις αδυναμίες ελέγχου.
