Αν σχεδιάζετε να ξεκινήσετε ένα τηλεφωνικό κέντρο, μπορείτε με ασφάλεια να ακυρώσετε την παλιά σύσταση ότι η τοποθεσία είναι όλα. Επειδή η μόνη επαφή σας με τους πελάτες - ή οι περισσότεροι από αυτούς ούτως ή άλλως - δεν θα σας επισκεφτεί ποτέ προσωπικά, ο επαρκής χώρος είναι πιο σημαντικός από τον τόπο. Οι απαιτήσεις υποδομής και αποθήκευσης δεδομένων είναι επίσης ζωτικής σημασίας. Επιπλέον, επειδή το περιβάλλον εργασίας μπορεί να γίνει αρκετά θορυβώδες, η φυσική διάταξη δεν πρέπει μόνο να είναι άνετη για τους υπαλλήλους σας, αλλά και να μειώνει τον θόρυβο.
Απαιτήσεις τετραγώνου ποδοσφαίρου
Το Response Design Corp. - το οποίο ειδικεύεται στο σχεδιασμό του τηλεφωνικού κέντρου - εξετάζει τις απαιτήσεις χώρου σε όρους "τετραγωνικών ποδών ανά κάθισμα", συνιστώντας να επιτρέπετε 125 έως 150 τετραγωνικά πόδια ανά θέση. "Αυτός ο αριθμός τετραγωνικού μεγέθους ισχύει για όλες τις ανάγκες κοινών περιοχών, όχι μόνο για το κυβικό", σημειώνει η Design Response. Όσον αφορά το χώρο των χώρων, αναφέρει ένα τηλεφωνικό κέντρο, όπου κάθε εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών έλαβε ένα θάλαμο 33 τετραγωνικών ποδιών. Συνδυάζοντας αυτές τις εστίες, αν σκοπεύετε να ξεκινήσετε με 10 τηλέφωνα, θα χρειαστείτε περίπου 330 τετραγωνικά πόδια χώρου για θαλάμους και επιπλέον 920 έως 1.170 τετραγωνικά πόδια για αίθουσα συσκέψεων, τουαλέτες και αποθήκευση δεδομένων.
Καθορισμός απαιτήσεων υποδομής
Εργαστείτε με έναν σύμβουλο επιχειρήσεων τηλεπικοινωνιών για να προσδιορίσετε τις ανάγκες της υποδομής. Η εσωτερική καλωδίωση, το τηλεφωνικό σύστημα και οι απαιτήσεις εύρους ζώνης είναι από τις πιο σημαντικές εκτιμήσεις. Για παράδειγμα, να αποφασίσετε εάν οι παραδοσιακές τηλεφωνικές γραμμές με κυκλωμένο κύκλωμα ή το πρωτόκολλο Voice Over Internet είναι η καλύτερη επιλογή. Εάν επιλέξετε VoIP, ελέγξτε αν υπάρχει πιθανός ιστότοπος για υπηρεσίες δικτύου οπτικών ινών και εάν μπορείτε να χτίσετε το κόστος για οποιεσδήποτε απαιτούμενες τροποποιήσεις στην πληρωμή μίσθωσης ή αν πρέπει να πληρώσετε εκ των προτέρων αυτά τα έξοδα. Το εύρος ζώνης αναφέρεται στον ρυθμό μετάδοσης δεδομένων, ο οποίος με τη σειρά του καθορίζει τόσο την ταχύτητα όσο και την αποδοτικότητα των συνδέσεών σας στο Διαδίκτυο.
Βελτιστοποιήστε το περιβάλλον αποθήκευσης δεδομένων
Για να εξασφαλιστεί ο χρόνος και η αξιοπιστία του συστήματος, εγκαταστήστε εξοπλισμό δεδομένων σε κλειστό χώρο εξοπλισμένο με ξεχωριστό σύστημα κλιματισμού και εξοπλισμό παρακολούθησης της υγρασίας. Η Avtech Software, Inc., μια εταιρεία που εξειδικεύεται στη θερμοκρασία των κέντρων δεδομένων και τους περιβαλλοντικούς ελέγχους, συνιστά μια θερμοκρασία περιβάλλοντος περιβάλλοντος μεταξύ 68 βαθμών και 75 βαθμών Φαρενάιτ και ένα επίπεδο σχετικής υγρασίας μεταξύ 45 και 55 τοις εκατό.
Αγορά λογισμικού και εξοπλισμού
Στο βιβλίο του "Kit Comedx Call Center Training Kit", ο συγγραφέας και επιχειρηματίας Vikas Gupta συνιστά όλα τα νέα call centers να ξεκινούν με πέντε βασικές τεχνολογίες. Αυτές περιλαμβάνουν μια σύνδεση στο διαδίκτυο, έναν αυτοματοποιημένο διανομέα κλήσεων, ένα διαδραστικό σύστημα φωνητικής απόκρισης, την ολοκλήρωση της τηλεφωνικής επικοινωνίας μέσω υπολογιστή και εργαλεία επαφής με τους πελάτες. Εάν εστιάζετε στις εξερχόμενες κλήσεις, θα χρειαστείτε επίσης λογισμικό πρόβλεψης κλήσης. Κάθε πράκτορας θα χρειαστεί επίσης έναν υπολογιστή και ένα ακουστικό. Οι τιμές για λογισμικό και εξοπλισμό ποικίλλουν σημαντικά, οπότε συγκρίνετε το κατάστημα και λάβετε τουλάχιστον τρεις τιμές πριν κάνετε μια απόφαση αγοράς.
Ελαχιστοποιήστε τον θόρυβο
Τα ηχητικά τηλέφωνα, οι συνεχόμενες συνομιλίες και ο λειτουργικός εξοπλισμός συμβάλλουν σε ένα θορυβώδες περιβάλλον εργασίας. Με αυτό τον τρόπο ο σχεδιασμός του δαπέδου, ο σχεδιασμός και ο σχεδιασμός της θέσης εργασίας μειώνουν τον θόρυβο ζωτικής σημασίας. Οι επιλογές για την επίτευξη αυτού του στόχου περιλαμβάνουν την τοποθέτηση χώρων εργασίας μεταξύ των παραγόντων ομαδοποίησης, την προσθήκη πλαισίων φραγμού ήχου μεταξύ των σταθμών εργασίας, η δημιουργία ενός ή δύο ιδιωτικών γραφείων για συνεδριάσεις και κλήσεις που απαιτούν εκτυπωτές και συσκευές εκτύπωσης ιδιωτικής χρήσης και στέγασης μακριά από τους σταθμούς εργασίας. Τα φυτά και τα μαλακά επιπλωμένα αντικείμενα όπως τα περσίδες, τα χαλιά, τα μαξιλάρια και οι πολυθρόνες μπορούν να μειώσουν ακόμη περισσότερο τον θόρυβο.
