Μια επιστολή ή ένα έγγραφο τσάρτερ είναι ένα επίσημα υπογεγραμμένο αρχείο που ορίζει ένα σχέδιο ή έναν οργανισμό γραπτώς. Ο χάρτης έχει σχεδιαστεί για να καθορίζει το έργο, συμπεριλαμβανομένων στόχων και αποστολών. Με σαφώς καθορισμένους στόχους, ένα έργο θα είναι πιθανότερο να είναι επιτυχές. Ο οργανισμός ή η εταιρεία σας θα πρέπει να δημιουργήσει και να εγκρίνει την επιστολή του ναυλωτή πριν αναλάβει ένα έργο μεγάλης κλίμακας για να εξασφαλίσει συμφωνία σε όλες τις πτυχές του σχεδίου. Τα βήματα για τη σύνταξη επιστολής τσάρτερ μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το συγκεκριμένο έργο σας, αλλά υπάρχουν μερικά γενικά βήματα.
Συμπεριλάβετε το όνομα του έργου ή του οργανισμού στην κορυφή του καταστατικού σας. Προσθέστε το όνομα του διευθυντή και άλλα σημαντικά μέλη του οργανισμού.
Ορίστε τους στόχους και τις αποστολές του οργανισμού σας στην αρχική παράγραφο του χάρτη σας. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της οργάνωσης συμφωνούν με τους στόχους και ότι είναι εφικτά.
Προσδιορίστε ποιες θα είναι οι απαιτήσεις για να γίνετε μέλος του οργανισμού σας. Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια επιστολή χάρτη για έναν ποδοσφαιρικό σύλλογο νεολαίας, θα συμπεριλάβετε απαιτήσεις ηλικίας και κατοικίας στο χάρτη σας.
Οργανώστε τον τρόπο λειτουργίας της σύνδεσης. Εάν υπάρχει μια συγκεκριμένη ιεραρχία, συμπεριλάβετε αυτές τις λεπτομέρειες στο χάρτη. Για παράδειγμα, αν ο οργανισμός σας έχει διευθυντές, διευθυντές και ηγέτες ομάδων, θα θέλατε να καθορίσετε ποιος κάθε θέση αναφέρει.
Συμπεριλάβετε τις ευθύνες κάθε μέλους του οργανισμού ή της ομάδας του έργου σας. Όσο περισσότερες λεπτομέρειες προσθέτετε στην επιστολή σας, τόσο λιγότερη σύγχυση θα υπάρξει αργότερα.
Προσθέστε μια συγκεκριμένη ενότητα στην επιστολή σας, η οποία καθορίζει τον τρόπο προσθήκης τροπολογιών. Αναπόφευκτα, θα σκεφτείτε κάτι άλλο που θα συμπεριληφθεί στη χάρτα σας αργότερα. Δημιουργήστε ένα σχέδιο με τον οργανισμό σας για τρόπους για την προσθήκη τροπολογιών.
Ελέγξτε την επιστολή σας με μέλη του οργανισμού σας. Προσπαθήστε να συμπεριλάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες. Αυτό είναι το κυβερνητικό έγγραφο και πρέπει να είναι λεπτομερές.
Υπογράψτε και δώστε ημερομηνία στο έγγραφο. Άλλα μέλη του συμβουλίου που συνέβαλαν στη δημιουργία της επιστολής ναυλώσεως θα πρέπει επίσης να υπογράψουν το χάρτη. Παρέχετε αντίγραφα στα μέλη του οργανισμού σας και καταθέστε αντίγραφα στα αρχεία του συλλόγου σας.
