Κλείνετε την επιχείρησή σας. Ίσως να συνταξιοδοτείτε ή να εισάγετε την ευκαιρία για μια διαφορετική επιχείρηση. Όλες οι επιχειρήσεις δημιουργούν χαρτιά και, μόλις ολοκληρωθεί η επιχείρησή σας, πρέπει να εξεταστεί το ζήτημα του χρόνου παραμονής τους.
Οι λόγοι για την τήρηση αρχείων
Οι κυβερνητικές υπηρεσίες, όπως η Υπηρεσία Εσωτερικών Φορολογικών Υπηρεσιών και τα κρατικά διαχειριστικά τμήματα, είναι οι πιο πιθανές οντότητες που θα μπορούσαν να ζητήσουν διάφορα παλαιότερα επιχειρηματικά έγγραφα. Η τήρηση όλων των τύπων αρχείων που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις θα είναι πολύτιμη εάν προκύψει ανάγκη να τεκμηριωθούν αξιώσεις, συναλλαγές και πληροφορίες που κατατίθενται στις φορολογικές δηλώσεις. Αν και υπάρχουν περιορισμοί σε πολλά επιχειρηματικά θέματα σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως έρευνα για απάτη ή άλλες αστικές ή ποινικές διαδικασίες που ασκούνται εναντίον μιας εταιρείας, ενδέχεται να απαιτηθούν παρελθόντα επαγγελματικά αρχεία ανεξάρτητα από το πότε έχουν συμβεί τα γεγονότα. Ποτέ δεν γνωρίζετε πότε τα παλιά επιχειρησιακά αρχεία μπορεί να είναι χρήσιμα, γι 'αυτό είναι σκόπιμο να διατηρείτε όλα τα επαγγελματικά αρχεία όσο είναι εφικτό. Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν γενικές κατευθυντήριες γραμμές ως προς το χρονικό διάστημα για τη διατήρηση κοινών εγγράφων.
Περίοδοι κατοχής συγκεκριμένων στοιχείων
Από την ημερομηνία κατάθεσης, κρατήστε ακυρωμένες επιταγές, τραπεζικές καταθέσεις, δελτία πιστωτικών καρτών και γενικά μητρώα για τουλάχιστον τρία χρόνια. Κρατήστε τραπεζικές δηλώσεις, αποθέματα, τιμολόγια, αρχεία πωλήσεων, κασετίνες, W-2s, 1099s και άλλα φορολογικά έγγραφα για τουλάχιστον έξι χρόνια. Εάν η επιχείρησή σας δημιουργήθηκε ως εταιρεία, διατηρείτε μηνιαίες και τριμηνιαίες εταιρικές οικονομικές καταστάσεις για τουλάχιστον τρία χρόνια.
Εγγραφές για να διατηρηθεί απεριόριστα
Αποθηκεύστε τις πληρωμές που σχετίζονται με το προσωπικό και τα συναφή έγγραφα, όπως η αποζημίωση των εργαζομένων, τα αρχεία συνταξιοδότησης και οι παρακρατήσεις φόρου εισοδήματος των εργαζομένων, όσο μπορείτε. Αν κάποιος προηγούμενος υπάλληλος της εταιρείας αρχειοθετεί τα επιδόματα ανεργίας, υποβάλλει αίτηση για νέα θέση εργασίας ή έχει ερωτήσεις που χρονολογούνται από την εποχή της απασχόλησής του, η κατοχή αυτών των αρχείων είναι πολύτιμη. Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την εταιρία πρέπει να διατηρούνται επ 'αόριστον, παρόλο που η εταιρία δεν είναι πλέον στην επιχείρηση. Τέτοια έγγραφα περιλαμβάνουν το πιστοποιητικό σύστασης, τα πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, τις συμβάσεις εργασίας, τις συναλλαγές μετοχών, τα διπλώματα ευρεσιτεχνίας και τα εμπορικά σήματα, καθώς και τυχόν έγγραφα που σχετίζονται με το δικαστήριο. Πρέπει να τηρούνται τα αρχεία των περιουσιακών στοιχείων των εταιριών και των εισπρακτέων και πληρωτέων λογαριασμών.Το καθεστώς των περιορισμών της IRS είναι τρία έτη από την ημερομηνία κατάθεσης των φορολογικών εντύπων για την αποστολή των ελέγχων. Ωστόσο, όπως αναφέρθηκε, η τήρηση αρχείων που αποδεικνύουν εισόδημα και παρακρατήσεις θα πρέπει να διατηρείται απεριόριστα εάν είναι δυνατόν.
Οντότητες που μπορούν να ζητήσουν προηγούμενα αρχεία
Οι ομοσπονδιακές υπηρεσίες που είναι πιθανότερο να ζητήσουν προηγούμενες πληροφορίες για τα έγγραφα είναι η Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδήματος, το Τμήμα Εργασίας, η Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης, η Επιτροπή Ίσων Ευκαιριών για την Απασχόληση και η Μετανάστευση και Πολιτογράφηση. Τα αρχεία για τις κρατικές υπηρεσίες, όπως η κατανομή της φορολογίας και οι τοπικοί δήμοι, θα πρέπει επίσης να διατηρούνται όσο το δυνατόν περισσότερο, ακόμη και μετά τη διακοπή της λειτουργίας της επιχείρησης. Αποθηκεύστε αρχεία σε ασφαλές μέρος, κατά προτίμηση σε χώρο προστατευμένο από πυρκαγιά, πλημμύρα, κλοπή και άλλες απώλειες. Κάποιος άλλος εκτός από τον εαυτό σας θα πρέπει επίσης να γνωρίζει πού φυλάσσονται αυτά τα σημαντικά αρχεία.
