Τα αρχεία πληρωτέων λογαριασμών είναι σημαντικά έγγραφα για ένα άτομο ή μια επιχείρηση. Στην ιδανική περίπτωση, η επιχείρησή σας θα πρέπει να εφαρμόσει ένα σύστημα αποθήκευσης ή αρχειοθέτησης που επιτρέπει στους ιδιοκτήτες και το λοιπό προσωπικό να ανακτούν εισπράξεις και αρχεία για στοιχεία ενεργητικού και λογαριασμούς όταν χρειάζεται. Ενώ η επιχείρησή σας δεν είναι υποχρεωμένη να διατηρεί μόνιμα τα αρχεία που καταβάλλονται στους λογαριασμούς της, πρέπει να τα διατηρεί για τουλάχιστον 10 χρόνια.
Μια δεκαετία ρεκόρ
Πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρείτε τα αρχεία της επιχείρησής σας στο αρχείο εξαρτάται από τη δράση, τα έξοδα ή το γεγονός που καταγράφει το έγγραφο, σύμφωνα με την Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδημάτων. Τα έγγραφα που αφορούν συναλλαγές και πληρωμές θα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 10 χρόνια, σύμφωνα με το Financial Web. Τέτοια έγγραφα περιλαμβάνουν τραπεζικές καταστάσεις, συμβάσεις, πληρωτέους λογαριασμούς και εισπρακτέους λογαριασμούς και ακυρωμένους ελέγχους.
Αποτελεσματικοί βράχοι που κρατούν τα αρχεία
Ο πρωταρχικός λόγος για την τήρηση λογαριασμών πληρωτέων λογαριασμών είναι αν κάποιος έχει μια ερώτηση σχετικά με μια πώληση ή μια παλαιά σύμβαση. Σε τέτοιες περιπτώσεις, θα πρέπει να είστε σε θέση να εντοπίσετε εγκαίρως τα στοιχεία που σχετίζονται με την πώληση ή τη σύμβαση. Η πρόσβαση σε αρχεία πληρωτέων λογαριασμών είναι επίσης σημαντική σε περίπτωση που ένας πελάτης ή υπάλληλος δικάζει την επιχείρησή σας.
Κρατήστε το IRS Happy
Το IRS προτείνει τη διατήρηση αρχείων που υποστηρίζουν ένα εισόδημα ή εκπτώσεις σε μια φορολογική δήλωση μέχρι να λήξει η περίοδος περιορισμού αυτής της επιστροφής, δηλαδή η χρονική περίοδος κατά την οποία μπορείτε να τροποποιήσετε τη φορολογική σας δήλωση για να ζητήσετε πίστωση ή επιστροφή χρημάτων. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να έχετε διαθέσιμα αρχεία πληρωτέα ώστε να μπορείτε να τεκμηριώνετε κέρδος ή ζημία από πώληση ή διάθεση ενός περιουσιακού στοιχείου για το χρονικό διάστημα κατά το οποίο το περιουσιακό στοιχείο παραμένει σε υπηρεσία. Στη συνέχεια, πρέπει να φυλάσσετε όλα τα αρχεία και τις αποδείξεις που σχετίζονται με το περιουσιακό στοιχείο για άλλα τρία χρόνια, σύμφωνα με την QBalance.com.
Περισσότερο από την τήρηση αρχείων
Για να μεγιστοποιήσετε το χώρο και να ελαχιστοποιήσετε την πιθανή απώλεια αρχείων από πυρκαγιά, κλοπή ή καταστροφή, η επιχείρησή σας μπορεί να θέλει να πάει χωρίς χαρτί. Με τη μεταφορά των πληρωτέων λογαριασμών σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης, η επιχείρησή σας μπορεί να μειώσει τα διοικητικά έξοδα και το χρόνο προσωπικού. Τα προγράμματα διατίθενται ηλεκτρονικά και τοπικά στα καταστήματα εφοδιασμού γραφείων. Ισχύουν τα τέλη και ποικίλλουν σημαντικά ανάλογα με το πρόγραμμα. Τα συστήματα πληρωμών με αυτοματοποιημένα λογαριασμούς παρέχουν συχνά ηλεκτρονική τιμολόγηση, υπηρεσίες πληρωμών και παρακολούθηση / αναφορά σε απευθείας σύνδεση.
