Η αποδοτικότητα είναι το κλειδί σχεδόν σε οποιοδήποτε γραφείο ή επιχειρηματικό περιβάλλον. Η οργάνωση είναι μια δεξιότητα που θα ωφελήσει οποιοδήποτε περιβάλλον γραφείου. Ένα πράγμα που μπορεί να θέλετε να βελτιώσετε, ακόμα και αν διαπιστώσετε ότι είστε γενικά οργανωμένος, είναι οι διαδικασίες υποβολής εγγράφων και συντήρησης. Μπορείτε να περάσετε ώρες ψάχνοντας για σημαντικά έγγραφα εάν δεν υπάρχει ένα σύστημα για τη διαχείρισή τους. Έχοντας τη δυνατότητα να λαμβάνετε τα απαραίτητα έγγραφα όταν είστε υπό πίεση είναι ζωτικής σημασίας. Παρόλο που ορισμένοι χώροι εργασίας ενδέχεται να έχουν πραγματικά φυσικά αρχεία, η συντριπτική πλειονότητα της αρχειοθέτησης εγγράφων συμβαίνει στον υπολογιστή.
Ονομασία
Ονομάστε όλα τα αρχεία και τους φακέλους κατά τρόπο συνεπή. Μην ονομάζετε κάποια από αυτά με βάση την ημερομηνία και άλλα από το όνομα του έργου. Βεβαιωθείτε ότι κάθε αρχείο ενός συγκεκριμένου έργου έχει κάτι μοναδικό στο έργο στον τίτλο του. Δημιουργήστε ένα κύριο φάκελο έργου με ένα εύκολα αναγνωρίσιμο όνομα. Διαχωρίστε αυτό το φάκελο σε υποφακέλους με σαφείς τίτλους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να απαριθμήσετε τα ονόματα εκείνων που εργάζονται σε αυτό ή άλλα απαραίτητα πράγματα.
Οικονομία
Αποθηκεύστε παρόμοια έγγραφα μαζί. Εάν εργάζεστε σε ένα συγκεκριμένο έργο, αποθηκεύστε όλα τα έγγραφα στον ίδιο κύριο φάκελο στον υπολογιστή σας. Αυτό είναι πιο αποδοτικό και λογικό από την αποθήκευση όλων των υπολογιστικών φύλλων ή όλων των γραφικών σε διάφορα μέρη. Όταν ανακατεύετε με λεπτομέρειες, ένα κλικ θα σας μεταφέρει στο έργο.
Περιεχόμενο
Πριν ξεκινήσετε την κατάθεση εγγράφων, αφιερώστε λίγο χρόνο για να ελέγξετε το περιεχόμενο. Μην αποθηκεύετε όλες τις πληροφορίες που σας αποστέλλονται. Αυτό θα σημαίνει περισσότερος χρόνος να αναζητάτε περιττά πράγματα αργότερα. Εάν το έγγραφο σχετίζεται με το συγκεκριμένο έργο σας, αποθηκεύστε το. Εάν όχι, αφαιρέστε το από τον υπολογιστή σας.
Κατάσταση
Ξεχωριστά έγγραφα που αποτελούν μέρος των συνεχιζόμενων εργασιών από έγγραφα που είναι για ολοκληρωμένη εργασία και αποθηκεύονται μόνο για σκοπούς αναφοράς και εγγραφής. Χρησιμοποιήστε το σύστημα φακέλων σας. Αποθηκεύστε τα τρέχοντα έγγραφα σε ένα εύκολα προσβάσιμο μέρος, όπως η επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας. Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, μετακινήστε το στο φάκελο του έργου στο οποίο αποθηκεύετε την ολοκληρωμένη εργασία. Προσαρμόστε αυτή τη μέθοδο για να ταιριάζει στην επιχείρησή σας.
