Η αρχειοθέτηση είναι ένα παλαιό σύστημα που διευκολύνει την εύρεση εγγράφων. Τα έγγραφα αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν επιστολές, σημειώματα, οικονομικά αρχεία, εκθέσεις και άλλες μορφές αλληλογραφίας. Για να επιτευχθεί ένα συνεκτικό και αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης, πρέπει να εφαρμόσετε κατάλληλες διαδικασίες. Ακόμη και στη σημερινή ηλεκτρονική εποχή, οι επιχειρήσεις και τα γραφεία του σπιτιού εξακολουθούν να χρειάζονται να διατηρούν αρχεία εγγράφων.
Κατηγορίες
Ομαδοποιήστε τα αρχεία σας σε κατηγορίες. Η κύρια κατηγορία θα είναι ο κύριος τίτλος, ο οποίος θα αντιπροσωπεύει όλα τα άλλα αρχεία που θα τοποθετηθούν κάτω από αυτό (υποκατηγορίες). Ανάλογα με το εύρος της κατηγορίας, μπορεί να συμπεριλάβει ολόκληρο το συρτάρι του κιβωτίου αρχειοθέτησης. Για παράδειγμα:
Κατηγορία: Μητρώα Μισθοδοσίας 2014 Υποκατηγορίες: Μητρώο Μισθοδοσίας Ιανουάριος 2014 Μητρώο Μισθοδοσίας Φεβρουάριος 2014 Μητρώο Μισθοδοσίας Μάρτιος 2014
Συνεχίστε τις υποκατηγορίες σας μέχρι το τέλος του έτους. Εάν η κατηγορία σας γεμίσει ολόκληρο συρτάρι, δημιουργήστε μια ετικέτα και τοποθετήστε την στο εξωτερικό του συρταριού. επισημάνετε τους φακέλους της υποκατηγορίας σας και τοποθετήστε τις μέσα στο συρτάρι. Χρησιμοποιήστε δεσμευμένους φακέλους για τις κατηγορίες σας όταν έχετε πολλές κατηγορίες για ένα συρτάρι και τοποθετήστε τους εσωτερικούς φακέλους αρχείων ετικετών υποκατηγορίας.
Κανόνες αρχειοθέτησης
Οι δύο βασικοί κανόνες αρχειοθέτησης είναι αλφαβητικοί και η κατάθεση ημερομηνιών. Κατά την εκτέλεση αλφαβητικής αρχειοθέτησης, αρχείο σύμφωνα με το γράμμα του αλφαβήτου. Για την κατάθεση ημερομηνιών, αρχειοθετήστε τα πιο πρόσφατα αρχεία σας στην κορυφή. Υπάρχουν διάφοροι κανόνες που ισχύουν για την αλφαβητική κατάθεση.
Κατά την κατάθεση με το όνομα, αρχειοθετήστε το πρώτο γράμμα (δηλ. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Όταν το πρώτο όνομα είναι πανομοιότυπο, αρχειοθετήστε το δεύτερο γράμμα (δηλ. Ace, Adele, Angie, August).
Αρχείο με επώνυμο (δηλ. Connor, Luke, Denver, Marion, Fullerton, JD, Schuster, ΑΡ).
Φάκελος αρχικά, όταν τα επώνυμα είναι πανομοιότυπα (δηλ., Garrison, DC, Garrison, EF, Garrison, GH, Garrison, ΥΒ).
Χρησιμοποιήστε το πρώτο γράμμα του προθέματος όταν το επώνυμο περιέχει ένα πρόθεμα (δηλ. De la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH, van Under, PE).
Αρχειοθετήστε το πρώτο επώνυμο όταν υπάρχουν δύο (δηλ., Anderson & Leiberman, Cypress & Florsheim).
Αρχεία Mac, Mc, M 'ως Mac. αρχείο Αγίου και Αγίου ως Αγίου (δηλ. MacIntyre, McKnight, M'Clever ή Αγίου Παύλου, Αγίου Μαρίας).
Συντήρηση αρχείου
Μόλις το σύστημα αρχειοθέτησής σας είναι σωστά τοποθετημένο, πρέπει να το διατηρήσετε. Έχετε ένα καθορισμένο δίσκο για όλα τα έγγραφα που πρέπει να κατατεθούν. μην τα κρατάτε να βρίσκονται γύρω σας. Μην συσκευάζετε τους φακέλους ή τα συρτάρια με αρχεία. αυτό καθιστά πιο δύσκολο να τα εξαγάγετε. Προσπαθήστε να κάνετε κάποια κατάθεση τουλάχιστον μία φορά την ημέρα. Εάν τρέχετε μια μικρή επιχείρηση, το κάνετε μία φορά την εβδομάδα. Αν έχετε αρχεία που φοριούνται από τη χρήση, δημιουργήστε νέα αρχεία για αυτά. Τοποθετήστε το ανεπιθύμητο χαρτί στον κάδο ανακύκλωσης ή στον τεμαχιστή. Εάν τα αρχεία σας είναι εμπιστευτικά, θυμηθείτε πάντα να κλειδώνετε τα συρτάρια.
