Σε σύγκριση με την αποστολή φαξ, η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια πιο βολική μέθοδος για τη λήψη πληροφοριών από το ένα σημείο στο άλλο.Ωστόσο, δεν πρέπει να καταργήσετε τη λειτουργία της συσκευής φαξ ως βασικό εργαλείο γραφείου. Σίγουρα, υπάρχει το περιστασιακό μπλοκαρισμένο μηχάνημα, το απασχολημένο σήμα και η σελίδα που λείπει, αλλά οι μηχανές φαξ αξίζουν χρήση και έχουν πλεονεκτήματα: μπορούν να αποσταλούν μεγαλύτερα έγγραφα, μερικοί τους βλέπουν ως πιο επαγγελματική μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας και οι υπογεγραμμένες υπογραφές σε φαξ είναι νόμιμες.
Γράψτε το όνομα του παραλήπτη και του αποστολέα του φαξ στα τμήματα Προς και Από του φύλλου εξώφυλλου φαξ.
Γράψτε τους αριθμούς τηλεφώνου και φαξ στον κατάλληλο αριθμό φαξ και τηλεφώνου. πεδία. Αυτό είναι χρήσιμο σε περίπτωση που ο παραλήπτης πρέπει να καλέσει ή να στείλει φαξ πίσω.
Εισαγάγετε τον συνολικό αριθμό σελίδων που περιλαμβάνονται στο φαξ, συμπεριλαμβανομένου του φύλλου εξωφύλλου στο Σύνολο αριθ. των σελίδων ή του τμήματος αριθ. του φύλλου καλύμματος. Αυτό δείχνει στον παραλήπτη πόσες σελίδες θα πρέπει να αναμένουν να λάβουν στο φαξ.
Γράψτε μία έως τρεις λέξεις που περιγράφουν το σκοπό του φαξ στο τμήμα RE του φύλλου εργασίας. Συμπεριλάβετε έναν αριθμό αναφοράς, εάν ισχύει.
Συμπληρώστε το κατάλληλο πλαίσιο ή κύκλο με την κατάλληλη περιγραφή λέξης που υποδεικνύει τον επείγοντα χαρακτήρα του φαξ ή τις επιθυμίες απάντησης από τον παραλήπτη.
Τα περισσότερα φαξ περιλαμβάνουν περιγραφικούς δείκτες απόκρισης, όπως: Για έλεγχο (δεν απαιτείται ενέργεια), Παρακαλώ σχολιάστε (απαιτείται απάντηση), Επείγουσα (χειριστείτε αμέσως), Εμπιστευτική (μόνο για ορισμένα μάτια) ή Παρακαλώ απαντήστε.
Γράψτε τυχόν πρόσθετες σημειώσεις ή οδηγίες που θα θέλατε να διαβάσει ο παραλήπτης ή να το γνωρίσετε στο κενό τμήμα (Σχόλια) του φύλλου εξώφυλλου φαξ.
Εισαγάγετε την ημερομηνία που στέλνετε το φαξ στο επάνω μέρος του φύλλου, αφού ελέγξετε το φαξ και βεβαιωθείτε ότι όλες οι σχετικές ενότητες του φύλλου καλύμματος είναι πλήρεις.
Συμβουλές
-
Εκτυπώστε με ευκρίνεια και ευκρίνεια για να βεβαιωθείτε ότι το φύλλο καλύμματος είναι αναγνώσιμο.
Χρησιμοποιήστε μπλε ή μαύρο μελάνι σε περίπτωση σάρωσης ή φωτοτυπίας.
Προειδοποίηση
Αποφύγετε την αποστολή εμπιστευτικών πληροφοριών μέσω φαξ. Δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζουμε ποιος είναι στο άλλο άκρο.
