Επειδή το απόθεμα αποτελείται από φυσικές μονάδες προϊόντων που καταλαμβάνουν είτε χώρο στο ράφι είτε χώρο αποθήκευσης, μπορεί να φαίνεται αδύνατο να υπάρχει αρνητικό υπόλοιπο απογραφής. Ωστόσο, στη διαχείριση αποθεμάτων, όπου το απόθεμα παρακολουθείται στενά χρησιμοποιώντας συστήματα πληροφορικής και λογιστικές μεθόδους, τα λάθη στη διαδικασία μπορούν στην πραγματικότητα να προκαλέσουν αρνητικό υπόλοιπο αποθεμάτων. Αυτά τα ζητήματα πρέπει να διορθωθούν ώστε η διαχείριση αποθεμάτων να λειτουργήσει σωστά, πράγμα που σημαίνει μείωση του αρνητικού ισοζυγίου σε μία μόνο αιτία.
Θέματα θέσης
Ένα αρνητικό υπόλοιπο που προκύπτει από μια διαφορά θέσης προκαλείται όταν μια εταιρεία κατά λάθος πλοίο ή καταγράφει το προϊόν σε λάθος αποθήκη ή κατάστημα. Αυτό οδηγεί σε προϊόντα που παραμένουν σε ένα χώρο αποθήκευσης ενώ αποστέλλονται από άλλο αποθηκευτικό χώρο, όταν στην πραγματικότητα συνέβη το αντίστροφο - αλλά τα εταιρικά αρχεία δείχνουν διαφορετικά. Αυτό οδηγεί σε ένα πλεόνασμα των εγγεγραμμένων προϊόντων σε ένα μέρος και ένα αρνητικό υπόλοιπο σε μια άλλη περιοχή. Αυτό μπορεί επίσης να συμβεί όταν καταγράφονται λάθος αριθμοί για μεταφερόμενο απόθεμα.
Θέματα Παραγωγής
Η διαδικασία παραγωγής μπορεί να είναι πολύ περίπλοκη όταν πρόκειται για την καταγραφή. Τα υποπροϊόντα, τα ποσά απορριμμάτων, οι αριθμοί παρτίδων και οι στατιστικές παραγωγής πρέπει επίσης να είναι σωστά καταγεγραμμένες. Ένα λάθος, η αλληλεπικάλυψη ή η παρεξήγηση ενός τιμολογίου μπορεί να δείξει ότι θα έπρεπε να έχει παραχθεί περισσότερο αποθέμα παρά στην πραγματικότητα, δημιουργώντας ένα αποθετήριο φαντασμάτων και ένα αρνητικό υπόλοιπο που επιλύεται όταν εντοπιστεί το λάθος.
Ζητήματα χρονισμού
Ο χρονισμός είναι ένας από τους πιο απλούς τύπους αρνητικών υπολοίπων αποθέματος. Όταν παραγγέλλεται νέο απόθεμα, η αποστολή του αποθέματος μπορεί να καταγραφεί ως πλήρης πριν από την απογραφή του αποθέματος, με αποτέλεσμα να υπάρξει αρνητικό υπόλοιπο. Αυτό είναι το αποτέλεσμα μιας καθυστέρησης στην επεξεργασία, όχι ενός σφάλματος, και πρέπει να διορθωθεί με το χρόνο.
Σκέψεις για προσαρμογές
Η προσαρμογή του αποθέματος για την αντιμετώπιση των αρνητικών ισορροπιών μπορεί να είναι δύσκολη. Όταν πρόκειται για θέματα χρονισμού, η προσαρμογή του αποθέματος θα δημιουργήσει πραγματικά ένα νέο πρόβλημα όταν ολοκληρωθούν οι συναλλαγές και οι αριθμοί αποθέματος ξαφνικά είναι πολύ υψηλοί. Η προσαρμογή για μια διαφορά που βασίζεται σε τοποθεσία μπορεί να λύσει το πρόβλημα του βιβλίου, αλλά η επιχείρηση πρέπει να ελέγξει δύο φορές για να διαπιστώσει εάν τα προϊόντα έχουν μεταφερθεί φυσικά στις σωστές θέσεις. Στην παραγωγή, μια προσαρμογή δεν θα λύσει τα οργανωτικά σφάλματα που δημιούργησαν τον εσφαλμένο υπολογισμό.
