Έγγραφο προσφοράς είναι μια προσφορά για την προμήθεια προϊόντων ή υπηρεσιών ή την εκτέλεση εργασιών σε καθορισμένες τιμές και υπό καθορισμένες προϋποθέσεις. Εάν παρέχετε προϊόντα σε άλλες επιχειρήσεις ή στον δημόσιο τομέα, η διαδικασία υποβολής προσφορών σε ανταγωνισμό με άλλες επιχειρήσεις είναι κοινή. Στην ουσία, ένα έγγραφο διαγωνισμού είναι μια επιστολή που εξηγεί πώς θα ικανοποιούσατε τις προσδοκίες του πελάτη σας και γιατί είστε ο καλύτερος για να το κάνετε. Γράφοντας μια προσφορά, μπορείτε να ακονίσετε τους στόχους, τις δυνάμεις και τις αδυναμίες σας και να αυξήσετε το προφίλ σας με τον πελάτη σας.
Οι πληροφορίες που ζητήθηκαν
Ένα έγγραφο προσφορών απευθύνεται σε αρκετές προσδοκίες από έναν δυνητικό πελάτη, ξεκινώντας από τον σκοπό της προσφοράς σας. Θα πρέπει να διευκρινίσετε τα διαπιστευτήριά σας, περιγράφοντας την εμπειρία του παρελθόντος. Μια μελέτη περίπτωσης της επιτυχούς εργασίας που εκτελείται για έναν άλλο πελάτη τείνει να είναι πειστική. Εξηγήστε πώς θα παρέχετε την υπηρεσία ή το προϊόν, διατυπώνοντας τις διαδικασίες της επιχείρησής σας καθώς και τους ανθρώπινους και τεχνικούς πόρους που απαιτούνται για την εκτέλεση. Παρέχετε ένα χρονοδιάγραμμα των παραδοτέων και περιγράψτε τον τρόπο διαχείρισης του έργου. Προσδιορίστε τους κινδύνους ή τα πιθανά ζητήματα που ενδέχεται να καθυστερήσουν ή να παρεμποδίσουν την εφαρμογή. Αναφέρετε λεπτομερώς τη διάρθρωση των τιμών σας, καθώς και τις εκτιμήσεις της μετεκπαίδευσης. Οι δυνητικοί πελάτες επιθυμούν επίσης να γνωρίζουν τις ικανότητες και την εμπειρία της ομάδας σας. Τέλος, συνθέστε μια συνοδευτική επιστολή που συνοψίζει το σημείο του διαγωνισμού καθώς και τη δομή του.
Ομαδική απόκριση
Μόλις μάθετε τι αναμένεται σε μια προσφορά, οργανώστε μια ομάδα για να απευθυνθείτε στα διάφορα τμήματα της και να διαχειριστείτε τη διαδικασία γραφής. Κατά μία έννοια, γράφετε ένα συνοπτικό επιχειρηματικό σχέδιο για ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία. Καταλάβετε ποιος είναι υπεύθυνος για την έρευνα και τη συλλογή των απαιτούμενων πληροφοριών. Κάποιος μπορεί να χρειαστεί να συντονίσει τα διάφορα υλικά που θα σας βοηθήσουν ή ένας συγγραφέας να συνθέσει το έγγραφο προσφορών. Αν κάτι δεν είναι σαφές σχετικά με το διαγωνισμό, επικοινωνήστε με τον πελάτη και θέστε ερωτήσεις. Σε γενικές γραμμές, οι πελάτες δεν θα ήθελαν τίποτα περισσότερο από το να συνεισφέρουν ιδέες στη διαδικασία ανταπόκρισης στις ανάγκες τους.
Σχεδιάστε και γράψτε για να κερδίσετε
Η γνώση των τρόπων που μπορείτε να διαφοροποιήσετε τον εαυτό σας από τους ανταγωνιστές σας μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε ένα νικητήριο έγγραφο προσφορών. Εμπιστευθείτε νέες ιδέες για να αντιμετωπίσετε τις ανησυχίες ενός δυνητικού πελάτη σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχετε. Εάν ανησυχεί για τη συντήρηση ενός προϊόντος, βρείτε μια λύση που να καλύπτει αυτή την ανησυχία. Γενικά, οι πελάτες θέλουν αξία για τα χρήματά τους, οπότε η τιμολόγηση δεν είναι ο μοναδικός καθοριστικός παράγοντας για το ποιος απομακρύνεται από την επιχείρηση. Σκεφθείτε τι μπορείτε να προσφέρετε ότι οι ανταγωνιστές σας δεν μπορούν, όπως βελτίωση των υπηρεσιών, μειωμένοι κίνδυνοι, μεγαλύτερη αξιοπιστία ή καλύτερη ποιότητα. Εκτός από την αντιμετώπιση του τι θέλει ο πελάτης, συμβάλλει μια χρήσιμη ιδέα.
Σύνθεση Συμβουλές
Ένα κακώς γραπτό και υποβληθέν έγγραφο μπορεί να αποτρέψει ακόμα και τις καλύτερες προσφορές. Διατηρήστε το έγγραφο σαν επιχειρηματική δραστηριότητα, χρησιμοποιώντας σύντομες προτάσεις και παραγράφους. Τα σημεία και οι κεφαλίδες κουκκίδων μπορούν να βοηθήσουν στην κατάτμηση του εγγράφου. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα στοιχεία του εγγράφου, όπως τα βιογραφικά των μελών της ομάδας, έχουν τυποποιηθεί. Η γραμματοσειρά θα πρέπει να είναι ομοιόμορφη σε όλη την προσφορά. Έχετε έναν συντάκτη αναθεώρηση και την αναθεώρηση του εγγράφου, και στη συνέχεια να φέρει σε έναν διορθωτή για χτένα για τυπογραφικά λάθη και παραλείψεις. Συμπεριλάβετε έναν πίνακα περιεχομένων, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να περικλείσει το έγγραφο και να εντοπίσει εύκολα συγκεκριμένα τμήματα.
