Η απογραφή για θρησκευτικές οργανώσεις μπορεί να είναι τόσο φυσικά στοιχεία όσο και σύνολα δεξιοτήτων των μελών του συνωστισμού που επιθυμούν να δώσουν το χρόνο τους. Όσοι επιθυμούν να δώσουν τον χρόνο και την εμπειρογνωμοσύνη τους θα πρέπει να λογοδοτούν ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν σωστά προς όφελος της εκκλησίας. Τα φυσικά εκκλησιαστικά περιουσιακά στοιχεία θα πρέπει να τεκμηριώνονται εγγράφως με έγγραφα που αποθηκεύονται με ασφάλεια σε πολλαπλές τοποθεσίες. Πολλοί άνθρωποι μπορούν να βοηθήσουν στην προετοιμασία ενός αρχικού αποθέματος εκκλησίας, αλλά η συντήρηση και η ασφαλής αποθήκευση του θα πρέπει να ανατεθεί σε έναν αποστολέα. Η συλλογή του αρχικού αποθέματος θα μπορούσε να διαρκέσει όσο μια εβδομάδα και η ετήσια συμφωνία του αποθέματος δεν θα πρέπει να υπερβαίνει την ημέρα ή δύο. Αυτό το έργο απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό υπολογιστικού φύλλου
-
Διαδίκτυο
-
Εκτυπωτής / φωτοαντιγραφικό
-
Πρόχειρο
-
Μολύβι
-
Ετικέτες
Απογραφή φυσικών αντικειμένων
Αποκτήστε μια έτοιμη φόρμα απογραφής εκκλησίας από το Internet ή δημιουργήστε τη δική σας χρησιμοποιώντας λογισμικό υπολογιστικών φύλλων. Στο επάνω μέρος της φόρμας, συμπεριλάβετε το όνομα και τα διαστήματα του οργανισμού σας για τον αριθμό φύλλου και το όνομα της τοποθεσίας. Κάτω από αυτό, δημιουργήστε στήλες με τίτλο "Σειριακός αριθμός", "Περιγραφή στοιχείου", "Ημερομηνία απόκτησης", "Αρχική τιμή" και "Διατήρηση / απόρριψη". Εκτυπώστε αρκετά αντίγραφα της φόρμας για χρήση σε κάθε δωμάτιο εκκλησίας και τοποθετήστε σε ένα πρόχειρο.
Διαχωρίστε μεταξύ των προμηθειών και του εξοπλισμού, σημειώνοντας ένα ποσό δολαρίου που ποσοτικοποιεί τη διάκριση. Για παράδειγμα, τα αντικείμενα που κοστίζουν κάτω από 500 δολάρια το καθένα θεωρούνται προμήθειες, ενώ τα αντικείμενα με κόστος άνω των $ 500 έκαστη θεωρούνται εξοπλισμός. Λόγω της αξίας του, ο εξοπλισμός πρέπει να αποτιμάται ενώ δεν είναι απαραίτητο να υπάρχουν αποθέματα αποθεμάτων.
Δημιουργήστε μια διαδοχική λίστα σειριακών αριθμών χρησιμοποιώντας το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων και εκτυπώστε τους αριθμούς, το καθένα, σε ετικέτες 1 ίντσας. Το πρώτο απόθεμα φορά που λαμβάνονται ποτέ σειριακούς αριθμούς θα πρέπει να είναι σε έτος-μήνας-μοναδική μορφή αριθμού. Ο μοναδικός αριθμός είναι εκείνος που θα αλλάξει διαδοχικά, για παράδειγμα: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Αρχίστε σε ένα δωμάτιο και προσδιορίστε όλα τα στοιχεία που θεωρούνται ως εξοπλισμός. Μόλις εντοπιστεί, επισυνάψτε μια ετικέτα σειριακού αριθμού στο κάτω μέρος κάθε στοιχείου, έτσι ώστε να μπορούν να εντοπιστούν τα στοιχεία.
Σημειώστε τον αριθμό του φύλλου και το όνομα του δωματίου χρησιμοποιώντας τις φόρμες αποθέματος σε ένα πρόχειρο. Για κάθε στοιχείο που έχει σειριακό αριθμό, καταγράψτε τα δεδομένα σε όλα τα πεδία που υπάρχουν στη φόρμα απογραφής.
Το πεδίο περιγραφής πρέπει να έχει μια επισκόπηση του στοιχείου. Το σειριακό πεδίο πρέπει να περιέχει τον αριθμό που έχετε τοποθετήσει στο κάτω μέρος του στοιχείου. Κατά τη λήψη των αρχικών πληροφοριών απογραφής, η ημερομηνία και η αρχική τιμή ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες. Αν είναι, συμπληρώστε τη φόρμα ανάλογα. Εάν δεν είναι, γράψτε την τρέχουσα ημερομηνία στο πεδίο που έχει αποκτηθεί από την ημερομηνία και εκτιμήστε την τιμή. Αν διατηρείται ένα στοιχείο, απλώς τοποθετήστε έναν έλεγχο στο πεδίο. Εάν διατίθεται, σημειώστε την ημερομηνία διάθεσης.
Μετακινήστε από δωμάτιο σε δωμάτιο επαναλαμβάνοντας τα βήματα 4 και 5. Θυμηθείτε να συνεχίσετε να σημειώνετε τον αριθμό φύλλου και το όνομα του δωματίου στην κορυφή κάθε φύλλου καθώς αλλάζετε θέσεις.
Δημιουργήστε ενιαία αντίγραφα των συμπληρωμένων εντύπων αποθέματος. Τοποθετήστε ένα αντίγραφο το καθένα, σε διαδοχική σειρά με τον αριθμό φύλλου, σε ένα συνδετικό τριών δακτυλίων. Τοποθετήστε ένα συνδετικό υλικό σε μια ασφαλή τοποθεσία εκτός του χώρου και το άλλο σε ένα διοικητικό γραφείο. Ακολουθήστε τις διαδικασίες απογραφής τουλάχιστον μια φορά το χρόνο.
Απογραφή ομάδων δεξιοτήτων
Αποκτήστε μια έτοιμη μορφή εθελοντισμού εκκλησίας από το Διαδίκτυο ή δημιουργήστε το δικό σας λογισμικό υπολογιστικού φύλλου. Συμπεριλάβετε πεδία για "Όνομα", "Διεύθυνση", "Αριθμός τηλεφώνου", "Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", "Διαθέσιμες ημέρες" και "Διαθέσιμες ώρες ανά εβδομάδα". Σε μια στήλη προς τα κάτω στη σελίδα, απαριθμήστε τα απαιτούμενα σύνολα δεξιοτήτων ή ρόλων και τις οδηγίες για τους εθελοντές σε τομείς ενδιαφέροντος στον κύκλο, όπως οδηγός λεωφορείου, εθελοντής υπηρεσίας τροφίμων, συντονισμός δραστηριοτήτων και υπάλληλος αιμοδοσίας τροφίμων.
Διανείμετε τη φόρμα κατά τη διάρκεια της σχολής της Κυριακής ή της εκκλησιαστικής υπηρεσίας ή την στείλετε μέσω ταχυδρομείου με αίτημα επιστροφής σε συγκεκριμένη τοποθεσία την ή πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.
Εισάγετε τις φόρμες σε συνδετικό υλικό τριών δακτυλίων ή για ευκολία στη χρήση, δημιουργήστε μια ψηφιακή βάση δεδομένων με προσωπικές πληροφορίες και ενδιαφέροντα των εθελοντών. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να γίνει άμεση επαφή με τα ενδιαφερόμενα μέλη της εκκλησίας και το διοικητικό προσωπικό να μπορεί να δει με ακρίβεια τους πόρους που είναι διαθέσιμοι στην εκκλησία.
Διανείμετε νέες μορφές εθελοντισμού το αργότερο μία φορά ετησίως. Εάν τα ενημερωμένα έντυπα δεν επιστραφούν για το πρόσωπο που τα συμπλήρωσε προηγουμένως το προηγούμενο έτος, τότε επικοινωνήστε τηλεφωνικά για να διαπιστώσετε εάν επιθυμούν να δωρίσουν το χρόνο τους στις περιοχές που είχαν σημειώσει προηγουμένως και να πραγματοποιήσουν αντίστοιχες αλλαγές.
Συμβουλές
-
Η μετάφραση των δεδομένων φύλλου φυσικού αποθέματος σε ένα ψηφιακό υπολογιστικό φύλλο παρέχει ένα τρίτο σημείο φύλαξης.
Η προσθήκη νέων στοιχείων στο απόθεμα καθώς αυτά εισέρχονται διασφαλίζει ότι η ημερομηνία απόκτησης και η αρχική τους αξία καταγράφονται σωστά.
Αναθεωρήστε το έντυπο εθελοντή ετησίως για να συμπεριλάβετε νέα σύνολα δεξιοτήτων ή θέσεις.
Προειδοποίηση
Το να επιτρέπεται σε περισσότερα από ένα άτομα να είναι υπεύθυνα για την απογραφή μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και να οδηγήσει σε διπλή είσοδο ή αποδιοργάνωση.
