Μαζί με την πρόσληψη και τη διατήρηση, η κατάρτιση είναι μία από τις τρεις βασικές πτυχές της αποτελεσματικής διαχείρισης των εργαζομένων. Πριν να καθίσετε για να επεξεργαστείτε ακριβώς τι θα πρέπει να περιλαμβάνει το πρόγραμμα εκπαίδευσης των εργαζομένων σας, είναι χρήσιμο να εκτελέσετε μια SWOT ανάλυση των εργαζομένων και να εξετάσετε τα πλεονεκτήματα, τις αδυναμίες, τις ευκαιρίες και τις απειλές της επιχείρησης.
Αρχικά, συγκεντρώστε την ομάδα σας για να δημιουργήσετε την ανάλυση SWOT. Αυτή μπορεί να είναι μια διαλειτουργική ομάδα διαχειριστών από διαφορετικούς τομείς της εταιρείας, όλοι οι οποίοι έχουν κάποιο μερίδιο στην ανάπτυξη ενός μεγάλου προγράμματος κατάρτισης των εργαζομένων. Η ομάδα μπορεί να περιλαμβάνει υπαλλήλους που έχουν περάσει από την εκπαίδευση, επιτυχημένα μέλη της ομάδας που γνωρίζουν πού βρίσκονται οι ευκαιρίες ή οι ειδικοί της κατάρτισης της εταιρείας. Ή η ομάδα SWOT μπορεί να είναι μια μικρότερη ομάδα, ίσως ακόμη και μόνο ένα άτομο, που είναι εξοικειωμένο στενά τόσο με τους υπαλλήλους όσο και με τις εκπαιδευτικές ανάγκες της εταιρείας. Μια ευρύτερη ομάδα είναι γενικά καλύτερη (χωρίς να πάρει πάρα πολύ μεγάλη), καθώς περισσότερες ιδέες θα τεθούν στο τραπέζι.
Πριν ξεκινήσετε, είναι σημαντικό κάθε μέλος της ομάδας να καταλάβει τι κάνετε και γιατί το κάνετε. Όλα τα μέλη της ομάδας πρέπει να γνωρίζουν όχι μόνο τη διαδικασία SWOT, αλλά και το συγκεκριμένο επιθυμητό αποτέλεσμα της διαδικασίας και τη γενική πρωτοβουλία κατάρτισης των εργαζομένων. Δώστε σε όλους φόντο και ξεκινήστε.
Οι περισσότερες ομάδες SWOT θεωρούν ότι είναι απλούστερο να ξεκινούν με δυνατά σημεία. Αυτά είναι τα πλεονεκτήματα της τρέχουσας βάσης των εργαζομένων σας, τα πράγματα που, παρόλο που θα μπορούσαν πάντοτε να βελτιωθούν, οι υπάλληλοί σας κάνουν σήμερα πολύ καλά. Εάν οι υπάλληλοί σας είναι όλοι εξερχόμενοι και φιλικοί, αυτό είναι μια δύναμη. Αν υποβάλλουν εγκαίρως τις απαιτούμενες εκθέσεις εγκαίρως, αυτό είναι μια δύναμη. Τα πλεονεκτήματα είναι στοιχεία τα οποία ίσως δεν χρειάζεται να σας δώσουν υψηλή προτεραιότητα για την κατάρτιση στο νέο πρόγραμμα ανάπτυξης υπαλλήλων σας, πέρα από αυτό που γίνεται ήδη για την κατάρτιση αυτών των δεξιοτήτων. Κάντε μια περιεκτική λίστα με τα δυνατά σημεία των υπαλλήλων σας και βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας συμφωνούν ότι αυτά είναι πραγματικά ισχυρά σημεία.
Μετά από ισχυρές δυνάμεις, το λογικό μέρος για να μετακινηθείτε είναι αδυναμίες. Αυτές είναι οι περιοχές με τις μεγαλύτερες ανάγκες βελτίωσης των υπαλλήλων σας, πιθανώς οι τομείς που οδήγησαν την εταιρεία σας να αποφασίσει να εξετάσει πρώτα την εκπαίδευση και την ανάπτυξη των εργαζομένων. Εάν μια ομάδα εξυπηρέτησης πελατών αδυνατεί να προσελκύσει την ακύρωση των πελατών να παραμείνουν στην επιχείρησή σας, αυτό είναι μια αδυναμία. Εάν ένας διαχειριστής επιχειρήσεων δεν μπορεί να διαβάσει μια έκθεση κερδών και ζημιών, αυτό είναι μια αδυναμία. Οι αδυναμίες είναι στοιχεία που η ομάδα σας θα θέλει τελικά να θέσει ως υψηλές προτεραιότητες στη διαδικασία κατάρτισης των εργαζομένων. Και πάλι, να δημιουργήσετε έναν πλήρη κατάλογο των αδυναμιών των εργαζομένων και να είστε ειλικρινείς.
Στις αναλύσεις SWOT, όπου οι δυνάμεις και οι αδυναμίες είναι γενικά εσωτερικές, εντοπίζονται ευκαιρίες και απειλές αν κοιτάξουμε έξω από την ομάδα. Αν και οι δυνάμεις και οι αδυναμίες είναι αυτό που έχετε δει στο παρελθόν και βλέπετε τώρα, οι ευκαιρίες και οι απειλές είναι αυτό που αρχίζετε να βλέπετε τώρα, αλλά θα δείτε περισσότερα στο μέλλον. Μια ευκαιρία για μια ομάδα πωλήσεων, για παράδειγμα, μπορεί να είναι ένα νέο προϊόν, χαρακτηριστικό ή σημείο τιμής που θα μπορούν να πουλήσουν οι εκπρόσωποι (κάτι που προφανώς θα παρείχε ευκαιρίες κατάρτισης σε εργαζόμενους). Μια ευκαιρία για ένα τμήμα λογιστικής θα μπορούσε να είναι ένα νέο φορολογικό λογισμικό ή μια νέα διαθεσιμότητα online αρχειοθέτησης, η οποία θα δημιουργούσε και πάλι μια ευκαιρία κατάρτισης.
Τέλος, πρέπει να ληφθεί υπόψη μια ρεαλιστική και εμπεριστατωμένη εξέταση των εξωτερικών απειλών για την ολοκλήρωση του SWOT. Απειλές είναι εκείνα τα προγράμματα, ποιότητες ή γεγονότα που προσεγγίζουν τους υπαλλήλους σας που θα μπορούσαν να παρεμποδίσουν την αποτελεσματικότητα ή την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης. Αυτό το νέο φορολογικό λογισμικό, που ήταν μια ευκαιρία για πιο αποτελεσματική λογιστική, θα μπορούσε επίσης να αποτελέσει απειλή, για παράδειγμα. μετά από όλα, αν οι λογιστές δεν κατανοούν επαρκώς πώς να το χρησιμοποιήσουν, θα μπορούσε να τους επιβραδύνει. Ένας ανταγωνιστής που προσφέρει ένα νέο, χαμηλότερο σημείο τιμών μπορεί να δημιουργήσει απειλή για τους υπαλλήλους πωλήσεων, καθώς θα μπορούσαν να χάσουν τις πωλήσεις τους εάν δεν είναι επαρκώς εκπαιδευμένοι να πουλήσουν ενάντια σε αυτή τη χαμηλότερη τιμή.
Αφού ολοκληρώσετε τη συναρμολόγηση του SWOT και η ομάδα σας συμφωνεί, το πιο δύσκολο κομμάτι ξεκινάει: πρέπει να χρησιμοποιήσετε το έγγραφο για να επαναπροσδιορίσετε και να ξανακάνετε το εκπαιδευτικό σας πρόγραμμα. Το SWOT φαίνεται εξαιρετικό σε χαρτί, αλλά είναι άχρηστο αν δεν χρησιμοποιείται σωστά για να εναρμονίσει την εκπαίδευση των εργαζομένων με τις πιο πιεστικές ανάγκες της εταιρείας. Τα πλεονεκτήματα είναι τομείς που πρέπει να ενισχυθούν αλλά δεν έχουν εκπαιδευτεί ως προτεραιότητα, ενώ αδυναμίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία των σημαντικότερων θεμάτων κατάρτισης. Παρόλο που τα ισχυρά και τα αδύνατα σημεία δείχνουν τι κάνει η κατάρτιση των υπαλλήλων σας και δεν χρειάζονται τώρα, οι ευκαιρίες και οι απειλές θα πρέπει να υποδεικνύουν ποια εκπαίδευση θα πρέπει να εφαρμοστεί για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας σε έναν προληπτικό και όχι αντιδραστικό ρόλο.
Προειδοποίηση
Είναι πολύ εύκολο, ειδικά σε ομαδικές ρυθμίσεις, να υπερτονίζουμε τα δυνατά σημεία και να υπογραμμίζουμε τις αδυναμίες. Η σημασία της ειλικρινούς συζήτησης, μιας ρεαλιστικής εκτίμησης των χαρακτηριστικών και των στάσεων των εργαζομένων, δεν μπορεί να τονιστεί αρκετά.
