Οι συναντήσεις μπορούν να είναι το πιο παραγωγικό μέρος της ημέρας σας, ή ένα πλήρες χάσιμο χρόνου. Όλα εξαρτώνται από τη δομή της συνάντησης και από την ικανότητα του ηγέτη που πραγματοποιεί τη συνάντηση. Αν είναι η δουλειά σας να οργανώσετε μια συνάντηση, ένας από τους πιο σημαντικούς στόχους σας είναι να δημιουργήσετε την ατζέντα. Η σωστή επισήμανση των σημείων της ημερήσιας διάταξης για τη συνάντηση είναι απαραίτητη, καθώς τα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης θέτουν τον τόνο της συνάντησης και συμβάλλουν στη διατήρηση της συζήτησης.
Να επισημανθεί ένα στοιχείο της ημερήσιας διάταξης ως "ενημερωτικό" εάν σκοπός του είναι να παρέχει ένα υπόβαθρο για τους άλλους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση. Για παράδειγμα, ένα μέλος της ομάδας του έργου μπορεί να χρειαστεί να εξηγήσει το εύρος των προτεινόμενων αλλαγών λογισμικού κατά την αρχική συνάντηση έναρξης. Αυτός ο τύπος θέματος της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων είναι ενημερωτικός Οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να συμφωνούν ή να διαφωνούν σχετικά με αυτό το θέμα. Απλά πρέπει να απορροφήσουν τις πληροφορίες.
Δημιουργήστε ημερήσιες συνεδριάσεις συμβουλευτικών συνεδριάσεων για θέματα που απαιτούν συζήτηση αλλά δεν αναμένεται να επιλυθούν στη συνεδρίαση. Τα θέματα της συμβουλευτικής ατζέντας δίνουν στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να μοιραστούν τις ανησυχίες τους και να δώσουν τις απόψεις τους για τα θέματα που συζητούνται. Για παράδειγμα, μια συνάντηση σχετικά με μια προτεινόμενη αναβάθμιση του υλικού του υπολογιστή μπορεί να περιλαμβάνει διάφορα θέματα συμβουλευτικής ατζέντας, συμπεριλαμβανομένης της συζήτησης των υπό εξέταση λύσεων υλικού. Ο επικεφαλής του έργου θα μπορούσε να δώσει μια σύντομη επισκόπηση κάθε προτεινόμενης λύσης, ακολουθούμενη από μια γενική συζήτηση από τους υπόλοιπους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση.
Επισήμανση ενός σημείου της ημερήσιας διάταξης ως "επίλυση προβλημάτων" εάν ο σκοπός του είναι να καταλήξει πραγματικά σε ψήφισμα κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αυτή η ετικέτα βασίζεται στον στόχο για τη συγκεκριμένη συνάντηση που σχεδιάζετε. Ένα θέμα της ημερήσιας διάταξης θα μπορούσε να επισημανθεί ως συμβουλευτική σε μια συνάντηση και την επίλυση προβλημάτων στο επόμενο, καθώς το σχέδιο κινείται από την αρχή μέχρι την επίλυση. Για παράδειγμα, το συμβουλευτικό στοιχείο της ημερήσιας διάταξης σχετικά με τις επιλογές υλικού θα μπορούσε να οδηγήσει στην επίλυση προβλημάτων κατά την επόμενη σύσκεψη, όταν οι συμμετέχοντες καλούνται να επιλέξουν πραγματικά μια λύση υλικού.
Δημιουργήστε ένα στοιχείο της ημερήσιας διάταξης της σύσκεψης με την ένδειξη "αίτημα για βοήθεια", εάν σκοπός της είναι να ζητήσετε βοήθεια από τους άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Αυτά τα στοιχεία μπορούν να λειτουργήσουν ως επακόλουθα για την επόμενη συνάντηση, με κάθε μέλος της ομάδας του έργου να ενημερώνει και να δίνει στην υπόλοιπη ομάδα πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση του έργου.
