Πώς να γράψετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιχείρησης. Δεδομένου ότι όλο και περισσότερες εταιρείες έχουν πάει σε απευθείας σύνδεση, είναι πολύ πιο κοινό για να λάβετε μια επιχειρησιακή επιστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά μέσω καλής ντεμοντέ ταχυδρομείου σαλιγκαριών. Συμβουλευτείτε την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες τεχνικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Χρησιμοποιήστε μια λεπτομερή γραμμή θέματος. Τα στελέχη επιχειρήσεων συχνά διαμαρτύρονται για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με υποκείμενες γραμμές που είναι ασαφείς ή άδειες γης στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας τους. Αποφύγετε να αγνοήσετε συμπεριλαμβάνοντας ένα απλό αλλά λεπτομερές θέμα.
Πες γεια. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για επιχειρήσεις έχει γίνει τόσο ανεπίσημο, ώστε μερικοί άνθρωποι δεν ξεκινούν με χαιρετισμό. Αποφύγετε αυτή τη συνήθεια. Προσδιορίστε σωστά το άτομο που γράφετε και χρησιμοποιήστε ένα παχύ έντερο αντί για κόμμα. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κύριε Σμιθ:" είναι ένα σωστό άνοιγμα των επιχειρήσεων. Μπορείτε να μεταβείτε σε ένα κόμμα όταν δημιουργηθεί μια αλληλογραφία.
Συνοψίζω. Περάστε την ιστορία της ζωής και φτάστε στο σημείο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιχείρησης πρέπει να είναι σύντομο και συνοπτικό. Μπορείτε να ενημερώσετε τον συνεργάτη σας για το πάρτι γενεθλίων του γιου σας στην αίθουσα διάλειμμα και όχι στην αναφορά που σας στέλνει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Επιλέξτε μια γραμμή κλεισίματος και κολλήστε με αυτήν. Αν προτιμάτε να τερματίσετε την ηλεκτρονική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την υπηρεσία "Thank You", τελειώστε με αυτό πάντα. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν "Ειλικρινά" ή "Καλύτερο" ή "Πολύ αληθινά δικοί σας". Αν είστε συνεπείς με το κλείσιμο, οι άνθρωποι θα συνδέσουν αυτή τη γραμμή με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα αισθανθούν σαν να σας γνωρίζουν καλύτερα ως επιχειρηματικό εταίρο.
Δημιουργήστε μια καλά ενημερωμένη αλλά ελεγχόμενη υπογραφή. Οι υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις πρέπει να περιλαμβάνουν το πλήρες όνομά σας (όχι μόνο τα αρχικά σας), τον τίτλο σας, την εταιρεία σας και κάθε χρήσιμη πληροφορία που μπορεί να χρειαστεί κάποιος συνεργάτης για να έρθει σε επαφή μαζί σας. Αντισταθείτε στην ανάγκη να κάνετε υπογραφή 10 γραμμών. Οι εξαιρετικά μακρές υπογραφές θεωρούνται επιεικείς στον επιχειρηματικό κόσμο.
Συμβουλές
-
Πάντα να ελέγχετε ορθογραφικά και να διορθώνετε ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ανεπιτυχία δεν είναι αποδεκτή απλώς και μόνο επειδή είστε αντίστοιχοι σε απευθείας σύνδεση. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε τα θαυμαστικά. Ο τόνος είναι δύσκολο να ερμηνευτεί στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Διατηρήστε ουδέτερο τόνο χρησιμοποιώντας περιόδους αντί για θαυμαστικά. Οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν τα αντίγραφα να αποστέλλονται ως συνημμένα αντί να αντιγράφονται και να επικολλούνται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προειδοποίηση
Θυμηθείτε τη δύναμη του "CC" και του "BCC" κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις. Το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο θα μπορούσε να διαβαστεί από κάποιον που έχει «αντιγραφεί τυφλός άνθρακας» οποιαδήποτε στιγμή, οπότε είναι σημαντικό να παραμείνετε επαγγελματίες.
