Οι περισσότερες επιχειρήσεις ενσωματώνουν προϋπολογισμό μετρητών στη συνολική διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού τους. Η αναθεώρηση των προϋπολογισμών μετρητών προβλέπει αναμενόμενες εισπράξεις μετρητών και εκταμιεύσεις μετρητών για την περίοδο προϋπολογισμού. Οι διευθυντές χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες για να καθορίσουν εάν η εταιρεία χρειάζεται πρόσθετη χρηματοδότηση για την περίοδο προϋπολογισμού. Όπως όλες οι διαδικασίες, οι προϋπολογισμοί μετρητών παρουσιάζουν πολλά μειονεκτήματα.
Χρήση των εκτιμήσεων
Η διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού βασίζεται σε εκτιμήσεις μελλοντικών γεγονότων. Οι διευθυντές προσπαθούν να προβλέψουν τις μελλοντικές δραστηριότητες της εταιρείας. Ο προϋπολογισμός μετρητών στηρίζεται σε εκτιμήσεις για τις μελλοντικές πωλήσεις και τις μελλοντικές εισπράξεις από τις πωλήσεις αυτές. Ο προϋπολογισμός μετρητών βασίζεται επίσης σε εκτιμήσεις μελλοντικών εξόδων που αναμένεται να αναλάβει η εταιρεία. Οι διαχειριστές βασίζουν εκτιμήσεις για το ένστικτό τους και όχι για τα γεγονότα. Οι εκτιμήσεις περιορίζουν την αποτελεσματικότητα του προϋπολογισμού μετρητών επειδή δεν υπάρχουν διαθέσιμες πραγματικές γνώσεις.
Έλλειψη ευελιξίας
Η διαδικασία προϋπολογισμού περιλαμβάνει τη δημιουργία αριθμών για την εγγραφή στον προϋπολογισμό, τη δημοσίευση των αριθμών προϋπολογισμού και τη διανομή αυτών των αναφορών στη διοίκηση. Μόλις δημοσιευθούν, αυτοί οι αριθμοί δεν αλλάζουν. Οι προϋπολογισμοί μετρητών περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με τις αναμενόμενες χρηματοδοτικές ανάγκες της εταιρείας. Μόλις η διεύθυνση αναθεωρήσει τον προϋπολογισμό μετρητών, λαμβάνει αποφάσεις βάσει των αναμενόμενων χρηματοδοτικών αναγκών. Εάν οι πραγματικές ανάγκες χρηματοδότησης είναι μικρότερες από τον προϋπολογισμό, η διοίκηση έχει ήδη δεσμευτεί για τη χρηματοδότηση της δημοσιονομικής περιόδου. Εάν οι πραγματικές ανάγκες χρηματοδότησης υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό, η διοίκηση δεν έχει δεσμευτεί για επαρκή χρηματοδότηση και θα έχει έλλειμμα σε μετρητά. Η διοίκηση θα πρέπει να δανειστεί χρήματα σε υψηλότερα από τα προβλεπόμενα επιτόκια για να καλύψει τις ανάγκες σε μετρητά.
Χειρισμός
Οι διευθυντές με μεταγενέστερα κίνητρα χειρίζονται αριθμούς προϋπολογισμού για να αντανακλούν καλά τον εαυτό τους. Ένας διευθυντής που λαμβάνει αποφάσεις που επηρεάζουν τον προϋπολογισμό μετρητών ενδέχεται να υποτιμήσει τα έξοδα της για την περίοδο προϋπολογισμού. Οι εκθέσεις αυτές αναφέρουν τις εγγραφές σε προϋπολογισμό που είναι πολύ χαμηλές. Ο διαχειριστής λαμβάνει επαίνους για την εργασία του σχετικά με τον προϋπολογισμό. Ωστόσο, όταν εμφανίζονται τα πραγματικά έξοδα και δεν πληρούν τους αριθμούς προϋπολογισμού, οι εκταμιεύσεις σε μετρητά θα επιφέρουν διακύμανση. Μέχρι τότε ο διευθυντής μπορεί να βρίσκεται σε διαφορετική θέση και να μην αισθάνεται τις επιπτώσεις των πράξεών του.
Έλλειψη μη χρηματοοικονομικών παραγόντων
Όταν χρησιμοποιείται προϋπολογισμός μετρητών για την ανάλυση των αναγκών χρηματοδότησης και των επιλογών χρηματοδότησης, παραλείπονται οι μη χρηματοοικονομικοί παράγοντες. Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να επιλέξει να δανειστεί κεφάλαια από μία από τις δύο τράπεζες. Μια τράπεζα μπορεί να προσφέρει ένα χαμηλότερο επιτόκιο, το οποίο μπορεί να ποσοτικοποιηθεί και να αναφερθεί στον προϋπολογισμό μετρητών. Η άλλη τράπεζα μπορεί να προσφέρει καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών και να προσφέρει μη χρηματοοικονομικά προνόμια για δανεισμό από αυτά. Οι μη χρηματοοικονομικοί παράγοντες δεν αντικατοπτρίζονται στον προϋπολογισμό μετρητών.
