Εάν υπάρχει ένα πράγμα που οι εργαζόμενοι τείνουν να προτιμούν λιγότερο από τις συναντήσεις, είναι όταν αλλάξει η ώρα της συνάντησης, αναγκάζοντάς τους να τροποποιήσουν ανάλογα τα πρόγραμμά τους. Ακόμα, είναι πολύ χειρότερο για τους υπαλλήλους σας να μην ενημερωθούν. Κρατήστε τους υπαλλήλους σας στον βρόχο γράφοντας ένα σημείωμα που τους ειδοποιεί για την αλλαγή. Μπορεί να μην αρέσει το μήνυμα, αλλά θα εκτιμήσουν ότι το σημείωμά σας - όπως όλες οι καλύτερες μορφές εσωτερικής επικοινωνίας - είναι σύντομο και σε σημείο.
Γράψτε την ενημερωτική επικεφαλίδα του σημειώματος σας. Ξεπλύνετε αριστερά και σε τέσσερις ξεχωριστές γραμμές με ενιαία διαστήματα, γράψτε "Η ημερομηνία", "Προς", "Από" και "Θέμα". Καθένας θα πρέπει να ακολουθείται από ένα παχύ έντερο. Μετά το "Από:" γράψτε το όνομά σας και τον τίτλο σας.
Να γράφετε όχι περισσότερες από τρεις παραγράφους με ενιαία απόσταση σχετικά με την αλλαγή του χρόνου συνάντησης, διπλασιασμό μεταξύ των παραγράφων. Στην πρώτη παράγραφο, επισημάνετε την προηγούμενη φορά και τον αναπρογραμματισμένο χρόνο της συνάντησης. Υποδείξτε εάν η τοποθεσία της συνάντησης έχει αλλάξει ή έχει παραμείνει η ίδια.
Εξηγήστε τον λόγο της αλλαγής του χρόνου με θετικό τρόπο. Οι εργαζόμενοι μπορούν να αναρωτηθούν γιατί η ώρα της συνάντησης έχει αλλάξει, αλλά υπάρχει το ενδεχόμενο να τεθούν σε κίνδυνο οι εμπιστευτικές οργανωτικές πληροφορίες. Αντιμετωπίστε θετικά το ζήτημα λέγοντας: "Η ώρα των συναντήσεων έχει αλλάξει για να εξυπηρετήσει καλύτερα τις ανάγκες και τα χρονοδιαγράμματα όλων των οποίων η παρουσία απαιτείται από τη συνάντηση".
Γράψτε μια θετική τρίτη παράγραφο. Για παράδειγμα, "Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για τη συνεργασία σας για την προσαρμογή αυτής της αλλαγής χρονοδιαγράμματος. Ανυπομονώ να σας δω σε (χρόνο και τόπο της συνάντησης)."
Γράψτε τα αρχικά σας μετά το όνομά σας για μια πρόσθετη παρουσία και αξιοπιστία. Δεν χρειάζεται να υπογράφετε το κάτω μέρος του σημειώματος επειδή το όνομά σας τυπώνεται στην κορυφή, στην επικεφαλίδα.
Επαλείψτε και επεξεργαστείτε το σημείωμά σας προτού το διαδώσετε. Μην αφήνετε ποτέ έναν υπάλληλο να πιάσει λάθη σε οποιοδήποτε από τα υλικά επικοινωνίας σας.
Διαδώστε το σημείωμα σωστά και για καλύτερη έκθεση. Θυμηθείτε ότι δεν θέλετε οι υπάλληλοι να παραμείνουν πίσω στη θρυλική γραμματεία γραφείων, "υποθέτω ότι δεν έχω πάρει το σημείωμα." Τα σημειώματα της εταιρείας δημοσιεύονται συχνά σε μεσημεριανά δωμάτια και σαλόνια. Για πρόσθετη "ασφάλιση", κάντε ένα αντίγραφο του σημειώματος για κάθε εργαζόμενο και τοποθετήστε το στο γραμματοκιβώτιό του ή στο γραφείο του.
