Ένα έγγραφο εμβέλειας του έργου είναι απαραίτητο για τη διευκρίνιση των παραδοτέων ενός έργου, είτε το έργο αναπτύσσει λογισμικό είτε εξωραΐζει ένα ναυπηγείο. Το έγγραφο κάλυψης του έργου δημιουργείται συχνά από έναν υπεύθυνο έργου ή από έναν αναλυτή που συνεργάζεται στενά με τον πελάτη και άλλα μέλη της ομάδας έργου. Μόλις ολοκληρωθεί το πεδίο εφαρμογής, θα πρέπει να επανεξεταστεί με τον πελάτη, την ομάδα και τη διοίκηση για να εξακριβωθεί ότι είναι ακριβές, όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη συμφωνούν με αυτό και τα αποτελέσματα του έργου θα καλύψουν τις ανάγκες των πελατών. Το εύρος πρέπει να εγκριθεί από τον πελάτη και τα μέλη του οργανισμού σας σύμφωνα με την αναπτυξιακή σας διαδικασία.
Προετοιμαστείτε για την επισκόπηση του πεδίου εφαρμογής του έργου
Δημιουργήστε μια λίστα με όλους τους πελάτες και τα μέλη της ομάδας που πρέπει να αναθεωρήσουν το έγγραφο εφαρμογής. Ελέγξτε τα έγγραφα έναρξης έργου ή συμβουλευτείτε τον υπεύθυνο του έργου για να συγκεντρώσετε αυτές τις πληροφορίες.
Δημιουργήστε μια συνάντηση και προσκαλέστε όλα τα μέλη της ομάδας. Η συνάντηση μπορεί να είναι προσωπική ή μπορεί να είναι εικονική, ανάλογα με τη δομή και την τεχνολογία του οργανισμού σας.
Στείλτε το ολοκληρωμένο έγγραφο πεδίου στη λίστα. Στείλτε τις αρκετές ημέρες πριν τη σύσκεψη για να δώσετε στους συμμετέχοντες αρκετό χρόνο για να το αναθεωρήσουν.
Δημιουργήστε αντίγραφα του εγγράφου για να πραγματοποιήσετε μια φυσική συνάντηση. Ακόμα κι αν σχεδιάζετε να εμφανίσετε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο σε έναν προβολέα ή σε παρόμοια συσκευή, κάποιοι από τους συμμετέχοντες μπορεί να είναι πιο άνετοι που εργάζονται από ένα έντυπο αντίγραφο.
Διεξαγωγή αναθεώρησης πεδίου εφαρμογής με πελάτες και μέλη της ομάδας
Γνωρίστε με τους πελάτες και την ομάδα. Διαβάστε το έγγραφο, ιδιαίτερα εκείνες τις περιοχές που είναι πιο σύνθετες ή περισσότερο αντικείμενο ερμηνείας. Παρόλο που έχετε στείλει το έγγραφο εκ των προτέρων, αναμένετε ότι οι περισσότεροι συμμετέχοντες δεν το έχουν γράψει.
Καταγράψτε τυχόν εκκρεμείς ερωτήσεις ή αλλαγές στο πεδίο του εγγράφου.
Ενημερώστε το πεδίο με τις απαντήσεις σε ερωτήσεις και άλλες αλλαγές και στείλτε το στους πελάτες και τα μέλη της ομάδας έργου ζητώντας υπογραφή και έγκριση του εγγράφου.
Συμβουλές
-
Σε ορισμένους οργανισμούς, μπορεί να είναι δύσκολο να προγραμματίσετε συναντήσεις που όλοι μπορούν να παρακολουθήσουν. Ανακαλύψτε τους ανθρώπους που πρέπει απολύτως να παρακολουθήσουν αυτοπροσώπως και να προγραμματίσουν τα ημερολόγιά τους. Παρακολουθήστε με άλλους που δεν μπορούν να παρευρεθούν είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνικών κλήσεων για να δουν αν έχουν σχόλια σχετικά με το έγγραφο εμβέλειας.
