Η σωστή διαχείριση του έργου σημαίνει να τεκμηριώνετε τι θα κάνετε καθώς και τι έχει γίνει.Τόσο η χάρτα του έργου όσο και το πεδίο εφαρμογής του έργου δημιουργούνται νωρίς στη φάση έναρξης ενός έργου και βοηθούν το καθένα να κατευθύνει το έργο προς τη σωστή κατεύθυνση. Παρόλο που και τα δύο αυτά έγγραφα είναι ζωτικής σημασίας για την απόκτηση ενός έργου, έχουν διαφορετικούς σκοπούς, κοινό και περιεχόμενο.
Εξουσιοδότηση
Ο χάρτης έχει έναν πρωταρχικό σκοπό: να εξουσιοδοτήσει έναν διαχειριστή έργου να χρησιμοποιεί καθορισμένους πόρους για την ολοκλήρωση ενός έργου. Δεύτερον, ο Χάρτης πρέπει να αναθέτει έναν ανάδοχο του έργου. Αυτοί οι δύο άνθρωποι θα διαχειριστούν και θα υποστηρίξουν το έργο σε πολλαπλές ομάδες και σε διάφορες φάσεις. Ο χάρτης θα πρέπει να είναι ένα συνοπτικό έγγραφο που ξεκινάει με μια σύντομη εισαγωγή στο έργο που περιλαμβάνει τους στόχους, το σκοπό και την ημερομηνία λήξης του στόχου. να περιλαμβάνει έναν πίνακα με τον υπεύθυνο του έργου, τον χορηγό και όλους τους άλλους εκτελεστικούς φορείς. και κλείστε με υπογραφές με τους συμμετέχοντες. Ο χάρτης θα πρέπει σπανίως να είναι μεγαλύτερος από δύο σελίδες.
Εγκριση
Δεδομένου ότι ο χάρτης έχει υπογραφεί από τουλάχιστον ένα ανώτερο μέλος του προσωπικού, τον ανάδοχο, παρέχει την τεκμηριωμένη εγκυρότητα του έργου. Ο χάρτης παραδίδεται συχνά σε στελέχη ή άλλα υψηλόβαθμα μέλη της ομάδας και επισημαίνει ότι το έργο έχει εγκριθεί. Δεδομένου ότι πολλά έργα διαχειρίζονται τα διάφορα τμήματα, η έγκριση αυτή εξυπηρετεί επίσης την ειδοποίηση σε άλλες ομάδες ότι θα χρειαστεί η συνεργασία τους. Συχνά, ο χάρτης παρουσιάζεται μαζί με μια επιχειρηματική περίπτωση, και αυτά τα δύο έγγραφα καταγράφουν το λόγο για το έργο.
Στόχοι
Το πεδίο εφαρμογής του έργου ορίζει τις παραμέτρους του έργου. Αρχικά, προετοιμάζεται ένα προκαταρκτικό έγγραφο (μαζί με το χάρτη και άλλα έγγραφα έναρξης) για να καταγράψει τους στόχους. Αυτό το έγγραφο παρουσιάζεται συνήθως στους υπεύθυνους της ομάδας που θα συνεισφέρουν μέλη στην ομάδα του έργου, αν και δεν περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο θα ολοκληρωθούν οι εργασίες. Για παράδειγμα, σε ένα έργο κατασκευής, το προκαταρκτικό πεδίο θα περιγράψει τη δομή που πρόκειται να κατασκευαστεί, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού των δωματίων, του τετραγώνου και του αριθμού των εισόδων.
Ευθύνη
Το έγγραφο εμβέλειας θα βοηθήσει τους ενδιαφερόμενους να προσδιορίσουν εάν ένα έργο είναι πλήρες. Δεδομένου ότι το έγγραφο πεδίου καθορίζει ποιο έργο θα παραδώσει, είναι χρήσιμο καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου για να διαπιστωθεί εάν το έργο είναι προγραμματισμένο να ολοκληρωθεί με επιτυχία. Εάν το σχέδιό σας πρόκειται να υλοποιήσει μια σουίτα λογισμικού που περιλαμβάνει τρεις εφαρμογές και έχετε ολοκληρώσει δύο, δεν έχετε παραδώσει το υποσχεμένο πεδίο εφαρμογής σας. Τα έγγραφα της έκτασης συχνά αλλάζουν κατά τη διάρκεια ενός έργου για το λόγο αυτό. Σε αντίθεση με μια χάρτα, τα έγγραφα πεδίου θεωρούνται "ζωντανά" έγγραφα και, καθώς ανακαλύπτονται νέες πληροφορίες, οι στόχοι μπορούν να τροποποιηθούν.
