Η εμπιστοσύνη των καταναλωτών κουνιέται κάθε φορά που υπάρχει εταιρικό σκάνδαλο. Λόγω γεγονότων που κυμαίνονται από τα μέτρα διάσωσης της τράπεζας του 2008 μέχρι την πιο πρόσφατη απάτη λογαριασμού Wells Fargo, οι καταναλωτές χρειάζονται διαβεβαίωση ότι οι εταιρείες με τις οποίες συνεργάζονται είναι ειλικρινείς και υπεράριθμες. Ο έλεγχος είναι ένα ισχυρό εργαλείο για να καθησυχάσετε τους ενδιαφερόμενους της εταιρείας σας. Τους ενημερώνει ότι η επιχείρησή σας ακολουθεί τα κατάλληλα πρότυπα λογιστικής.
Αν και είναι φυσικό να ανησυχείτε αν η επιχείρησή σας ελέγχεται ή διεξάγει έλεγχο, είναι μια ευκαιρία να αναθεωρήσετε τις λογιστικές πρακτικές σας και να βρείτε περιοχές για βελτίωση. Μόλις ολοκληρωθεί ο έλεγχός σας, ο ελεγκτής σας θα εξετάσει τα πορίσματά του. Εάν διεξάγετε εσωτερικό έλεγχο, θα πρέπει να αναφέρετε τα ευρήματά σας με παρόμοιο τρόπο. Συνήθως, οι ελεγκτές μοιράζονται τα ευρήματά τους ελέγχου σε τυποποιημένη γραπτή μορφή την οποία μπορείτε να ελέγξετε και να εφαρμόσετε.
Τι είναι ο έλεγχος;
Ένας έλεγχος είναι μια αντικειμενική ανασκόπηση των οικονομικών πρακτικών της εταιρείας σας. Συνήθως, θα περιλαμβάνει ανασκόπηση των οικονομικών σας καταστάσεων και άλλων οικονομικών καταστάσεων από έναν εγκεκριμένο λογιστή. Ο λογιστής θα συγκρίνει τις οικονομικές καταστάσεις της επιχείρησής σας με τα λογιστικά βιβλία σας και θα διασφαλίσει ότι όλα είναι ακριβή. Ορισμένοι τύποι οργανισμών, όπως οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και οι εταιρείες που διαπραγματεύονται δημόσια, υποχρεούνται να διενεργούν περιοδικά ελέγχους από τρίτους για να διασφαλίσουν ότι χρησιμοποιούν τα χρήματα που τους έχουν ανατεθεί υπεύθυνα από τους καταναλωτές.
Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι ελέγχων;
Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι ελέγχων: εσωτερικοί και εξωτερικοί. Ένας εσωτερικός έλεγχος είναι ένας έλεγχος που διεξάγετε για τη δική σας επιχείρηση. Εσείς ή η εταιρεία σας ορίζετε ένα άτομο που έχει πείρα και εμπειρία στη λογιστική πρακτική για να εξετάσει τα βιβλία και τις οικονομικές καταστάσεις σας και να διασφαλίσει ότι όλα είναι σύμφωνα. Τα ευρήματα εσωτερικού ελέγχου υποβάλλονται στη συνέχεια στους υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων της εταιρείας σας, στους οποίους περιλαμβάνονται διευθυντικά στελέχη, διοικητικό συμβούλιο ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.
Ένας εσωτερικός έλεγχος σας δίνει την ευκαιρία να εντοπίσετε και να διαχειριστείτε τους κινδύνους και να διασφαλίσετε ότι ακολουθείτε τις πολιτικές της εταιρείας σας. Μπορείτε να διεξάγετε εσωτερικούς ελέγχους σε τακτά χρονικά διαστήματα ή σε συνεχή βάση. Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι πιο ευέλικτοι από τους εξωτερικούς ελέγχους και μπορούν να ενσωματώσουν συγκεκριμένα τμήματα και τους μεγαλύτερους στόχους της εταιρείας σας.
Οι εξωτερικοί έλεγχοι διενεργούνται από τρίτο μέρος που δεν σχετίζεται με την επιχείρησή σας. Μπορούν να διεξάγονται ή να εποπτεύονται από ρυθμιστικούς οργανισμούς όπως το Συμβούλιο Λογιστικής Εποπτείας της Δημόσιας Εταιρείας. Το PCAOB ορίζει τα πρότυπα ελέγχου για εταιρείες και μεσίτες που διαπραγματεύονται δημόσια. Αυτοί οι εξωτερικοί έλεγχοι αναφέρουν δημόσια τα πορίσματά τους.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι εξωτερικών ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων συμμόρφωσης, των επιχειρησιακών ελέγχων και των ελέγχων των δημοσιονομικών καταστάσεων. Οι έλεγχοι συμμόρφωσης διασφαλίζουν ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τυχόν κανονιστικές απαιτήσεις. Οι επιχειρησιακοί έλεγχοι εξετάζουν την απόδοση του οργανισμού σας και παρέχουν συστάσεις για βελτίωση. Οι έλεγχοι των δημοσιονομικών καταστάσεων αναφέρονται επίσης ως έλεγχοι πιστοποίησης και σε αυτόν τον τύπο ελέγχου ο ελεγκτής ελέγχει τις οικονομικές καταστάσεις της επιχείρησής σας και τις λογιστικές πράξεις.
Ποια είναι τα στάδια του ελέγχου;
Εάν εξετάζετε έναν εσωτερικό ή εξωτερικό έλεγχο για την επιχείρησή σας, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα σχετικά βήματα. Ένας εμπεριστατωμένος έλεγχος είναι χρονοβόρος, αλλά η συνακόλουθη ειρήνη του μυαλού αξίζει τη δέσμευση του χρόνου. Ποια είναι τα βήματα του ελέγχου; Γενικά, ο έλεγχος περιλαμβάνει τον προγραμματισμό, τη συγκέντρωση αποδεικτικών στοιχείων και την έκδοση μιας έκθεσης με τα πορίσματα του ελέγχου.
Στο στάδιο του σχεδιασμού, διευκρινίζετε το πεδίο του ελέγχου και πόσο θα διαρκέσει ο έλεγχος. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε τις απαραίτητες συναντήσεις ή επιτόπιες επισκέψεις ώστε ο ελεγκτής να μπορεί να ελέγξει τις διαδικασίες σας. Το επόμενο βήμα είναι η συγκέντρωση αποδεικτικών στοιχείων. Η συγκέντρωση αποδεικτικών στοιχείων περιλαμβάνει την τήρηση των λογιστικών σας πρακτικών και διαδικασιών, τη δοκιμή των διαδικασιών ελέγχου της εταιρείας σας και την απόκτηση και αναθεώρηση των οικονομικών καταστάσεων και δηλώσεων. Ο ελεγκτής αναλύει και επιθεωρεί τα αποδεικτικά στοιχεία που προετοιμάζονται για το επόμενο βήμα.
Στο τελευταίο βήμα, ο ελεγκτής σας προετοιμάζει μια έκθεση με τα ευρήματα ελέγχου, η οποία μερικές φορές αποκαλείται γνώμη ελέγχου. Ο ελεγκτής θα παρουσιάσει την έκθεση στους απαιτούμενους ενδιαφερόμενους και μπορεί επίσης να δημοσιοποιήσει τα αποτελέσματα δημοσίως ανάλογα με τον τύπο και το εύρος του ελέγχου.
Πώς να αναφέρετε τα ευρήματα ελέγχου
Εάν διεξάγετε εσωτερικό έλεγχο, μπορείτε να αναρωτηθείτε πώς να αναφέρετε τα ευρήματα ελέγχου. Συνήθως, τα ευρήματα εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου αναγγέλλονται γραπτώς και παραδίδονται προφορικά στους ενδιαφερόμενους.
Για τους εξωτερικούς και εσωτερικούς ελέγχους, υπάρχει μια γενική δομή που ακολουθούν οι περισσότερες γραπτές εκθέσεις. Για τους ελέγχους συμμόρφωσης, ο φορέας εποπτείας μπορεί να έχει συγκεκριμένες απαιτήσεις για το τι πρέπει να συμπεριληφθεί στη γραπτή έκθεση. Μια γραπτή έκθεση ελέγχου θα πρέπει να είναι σύντομη και με τρόπο που να είναι εύκολα κατανοητός από τον αναγνώστη. Πρέπει επίσης να περιλαμβάνει αποδεικτικά στοιχεία για τυχόν ευρήματα ελέγχου.
Γενικά, μια έκθεση ελέγχου έχει τρία τμήματα: μια εισαγωγή, ένα τμήμα που περιγράφει το πεδίο του ελέγχου και τη γνώμη του ελεγκτή, η οποία περιγράφει τα πορίσματα του ελέγχου. Η εισαγωγή αναφέρει τις ευθύνες του ελεγκτή και τις ευθύνες της επιχείρησής σας σχετικά με τον έλεγχο. Συνήθως θα περιλάμβανε και τα ονόματα του ελεγκτή ή των ελεγκτών και τις ημερομηνίες του ελέγχου.
Η ενότητα πεδίο εφαρμογής περιγράφει τη διαδικασία ελέγχου. Αναφέρει τις περιοχές που ελέγχθηκαν, οι οποίες ολοκλήρωσαν τον έλεγχο και πότε και ποια κριτήρια χρησιμοποιήθηκαν για την εκτέλεση του ελέγχου. Αν πρόκειται για εξωτερικό έλεγχο, για παράδειγμα, θα μπορούσε να αναφέρει ποια πρότυπα του φορέα διαχείρισης χρησιμοποιήθηκαν για τη μέτρηση των αποτελεσμάτων του ελέγχου. Για εσωτερικό έλεγχο, θα αναφέρεται στα πρότυπα και τις πολιτικές της εταιρείας που χρησιμοποιούνται. Η ενότητα του πεδίου εφαρμογής περιγράφει επίσης ακριβώς τι έκανε ο ελεγκτής. Ο ελεγκτής θα συμπεριλάβει τις οικονομικές καταστάσεις που εξέτασε και τις δοκιμές που εκτέλεσε.
Η γνώμη του ελεγκτή είναι το τελευταίο τμήμα της έκθεσης. Αυτό είναι όπου ο ελεγκτής δηλώνει τι ανακάλυψε και κατά πόσον η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τα κριτήρια του ελέγχου. Ανάλογα με τον τύπο του ελέγχου, ο ελεγκτής μπορεί επίσης να περιλαμβάνει συστάσεις για τη βελτίωση ή την επίλυση ζητημάτων που βρέθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου.
Αφού καταρτίσει την έκθεσή της, ο ελεγκτής θα παρουσιάσει τα ευρήματά της στα ενδιαφερόμενα μέρη της εταιρείας. Σε μια μεγάλη μη κερδοσκοπική οργάνωση, για παράδειγμα, θα παρουσιάσει τα ευρήματά της σε μια ελεγκτική επιτροπή, η οποία επιβλέπει τη διαδικασία ελέγχου. Η επιτροπή θα συζητήσει τις διαπιστώσεις του ελέγχου με τον ελεγκτή και θα ζητήσει διευκρινιστικές ερωτήσεις πριν υποβάλουν την έκθεση ελέγχου στο διοικητικό τους συμβούλιο.
Εάν διεξάγετε εσωτερικό έλεγχο, η καλύτερη προσέγγιση για τον τρόπο σύνταξης των συμπερασμάτων και των συστάσεων ελέγχου είναι να δηλώσετε σαφώς τι κάνατε, όταν το κάνατε και τι βρήκατε. Η αναφορά σας δεν χρειάζεται να είναι μακρά. Πρέπει να είναι σαφής και επιτακτική, ώστε οι διευθυντές και τα στελέχη της επιχείρησής σας να αναλάβουν δράση με βάση τα αποτελέσματά σας, ειδικά αν βρείτε τομείς που χρειάζονται βελτίωση.
Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι διαπιστώσεων ελέγχου;
Ένας ενδελεχής έλεγχος μπορεί να αποκαλύψει περιοχές αδυναμίας που πρέπει να βελτιωθούν. Στο χειρότερο σενάριο, ενδέχεται να αποκαλυφθεί η απάτη ή η κακή διαχείριση που πρέπει να αναφέρετε κατάλληλα στις αρχές και τη διεύθυνση. Οι εξωτερικοί έλεγχοι συνήθως αναφέρουν τα πορίσματα του ελέγχου ως ένα από τα ακόλουθα: μια μη εξουσιοδοτημένη ή καθαρή γνώμη, ειδική γνώμη, αρνητική γνώμη ή αποποίηση απόψεων.
Μια ανεπιφύλακτη γνώμη είναι το βέλτιστο σενάριο εάν η επιχείρησή σας διενεργεί εξωτερικό έλεγχο. Αυτό σημαίνει ότι ο ελεγκτής ήταν σε θέση να ολοκληρώσει τον έλεγχο και ότι η επιχείρησή σας ήταν σύμφωνη με τα κριτήρια του ελέγχου. Για παράδειγμα, σε έναν έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων, μια μη εξουσιοδοτημένη γνώμη θα σήμαινε ότι οι δηλώσεις συμμορφώνονται με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές.
Μια ειδική γνώμη σημαίνει ότι υπήρξε ένα ζήτημα με τον έλεγχο. Ο ελεγκτής μπορεί να μην έχει λάβει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες και τα έγγραφα που χρειάζεται, για παράδειγμα, ή μπορεί να μην έχει συμμορφωθεί με τα αποδεκτά πρότυπα για τον τομέα που ελέγχεται. Σε έναν έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ο ελεγκτής βρήκε έναν ή περισσότερους τομείς όπου δεν τηρήθηκαν γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές. Αν και αυτό δεν είναι το ιδανικό αποτέλεσμα για την επιχείρησή σας, μπορεί να αντιμετωπιστεί γρήγορα και εύκολα.
Μια αρνητική γνώμη είναι πολύ πιο σοβαρή. Υποδεικνύει ότι ο ελεγκτής βρήκε ψευδή δήλωση ή ανακρίβεια στην ελεγχόμενη περιοχή. Σε περίπτωση ελέγχου των οικονομικών καταστάσεων, μια αρνητική γνώμη σημαίνει ότι ο ελεγκτής διαπίστωσε ότι οι οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας σας δεν ευθυγραμμίζονται με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές πρακτικές. Το αποτέλεσμα αυτό είναι σχετικά σπάνιο και μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στις εταιρείες που διαπραγματεύονται δημόσια. Ορισμένες εταιρείες έχουν δει μια πτώση των τιμών των μετοχών τους, για παράδειγμα, μετά από μια αρνητική γνώμη έχει εκδοθεί.
Η αποποίηση της γνώμης σημαίνει ότι ο ελεγκτής δεν ήταν σε θέση να ολοκληρώσει τον έλεγχο. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι οι οικονομικές καταστάσεις δεν ήταν διαθέσιμες ή ότι ο ελεγκτής δεν είχε πλήρη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειαζόταν. Μπορεί επίσης να σημαίνει ότι η διοίκηση της εταιρείας σας δεν συνεργάστηκε με τον ελεγκτή. Μερικές φορές δηλώνει επίσης ότι υπήρξε σύγκρουση συμφερόντων εκ μέρους του ελεγκτή. Για παράδειγμα, μπορεί να έχει οικονομικό συμφέρον στην εταιρεία που ελέγχεται.
Αν και η αποποίηση της άποψης δεν είναι το καλύτερο σενάριο για εσάς ή την επιχείρησή σας, δεν είναι και το χειρότερο. Αυτό ουσιαστικά σημαίνει ότι δεν υπάρχει γνώμη και ότι ο έλεγχος πρέπει να ολοκληρωθεί σε μια μελλοντική εποχή.
Πώς να απαντήσετε στα ευρήματα ελέγχου
Εάν η επιχείρησή σας έχει ολοκληρώσει πρόσφατα έναν εσωτερικό ή εξωτερικό έλεγχο, είναι σημαντικό να απαντήσετε στα ευρήματα του ελέγχου. Το πρώτο βήμα είναι να επανεξετάσει προσεκτικά την έκθεση ελέγχου με τους ελεγκτές. Ζητήστε από τους ελεγκτές ερωτήσεις για να διευκρινίσετε τα ευρήματα και την εμπειρία τους όταν εργάζεστε με την εταιρεία σας. Μπορείτε να ρωτήσετε για το πώς συνεργάστηκαν τα μέλη του προσωπικού σας με τους ελεγκτές, για παράδειγμα. Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε αν υπήρξαν αλλαγές στο αρχικό σχέδιο ελέγχου ή εάν ο ελεγκτής αντιμετώπισε δυσκολίες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου.
Αν ο ελεγκτής βρήκε περιοχές που χρειάζονται βελτίωση, ρωτήστε για τις λεπτομέρειες. Βεβαιωθείτε ότι εξηγήσατε ποιο είναι το ζήτημα και ποιο έγγραφο ή τεστ αποκάλυψε το ζήτημα. Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε αν ο ελεγκτής έχει συγκεκριμένες συστάσεις για την επίλυση της περιοχής.
Ακόμη και αν δεν βρεθούν ζητήματα, μπορείτε ακόμα να επωφεληθείτε από τις γνώσεις και την εμπειρία του ελεγκτή σας. Μπορείτε να ρωτήσετε πώς συγκρίνεται ο οργανισμός σας με άλλους παρόμοιους οργανισμούς, για παράδειγμα. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε γενικές συστάσεις για τη βελτίωση των λογιστικών διαδικασιών ή των πρακτικών υποβολής εκθέσεων.
Σε περίπτωση αρνητικής ή ειδικής γνώμης, θα πρέπει να εξετάσετε την επίσημη γραπτή απάντηση. Ενδέχεται να σας ζητηθεί να απαντήσετε γραπτώς, ανάλογα με τις πολιτικές της εταιρείας σας ή του διοικητικού οργάνου που επιβλέπει τον έλεγχό σας. Η απάντησή σας θα πρέπει να απευθύνεται άμεσα σε κάθε ζήτημα που τίθεται στην έκθεση και να συζητά το σχέδιό σας για την επίλυση των προβλημάτων που ανακύπτουν στα πορίσματα του ελέγχου. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε συγκεκριμένα, μετρήσιμα βήματα βελτίωσης και ένα χρονοδιάγραμμα για το πότε θα ολοκληρωθούν αυτά τα βήματα. Σε περίπτωση αρνητικής γνώμης, μπορεί να θέλετε να συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο πριν ολοκληρώσετε ή δημοσιοποιήσετε την απάντησή σας.
Η πιο σημαντική πτυχή της απάντησης στα ευρήματα ελέγχου - και ίσως ολόκληρη η διαδικασία ελέγχου - είναι να θυμόμαστε ότι ο ελεγκτής δεν είναι εχθρός. Ο ελεγκτής είναι εκεί για να σας βοηθήσει να βελτιώσετε και να διασφαλίσετε ότι διατηρείτε την εμπιστοσύνη του κοινού. Αν και ο έλεγχος μπορεί να είναι μια αγχωτική και τρομακτική διαδικασία, μπορεί να σας δώσει και την επιχείρησή σας την ευκαιρία να βελτιωθεί. Μπορεί να είστε σε θέση να βρείτε τρόπους για να βελτιώσετε τη λογιστική σας διαδικασία, για παράδειγμα, που μπορεί τελικά να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα.
