Το γενικό βιβλίο είναι η συλλογή του λογιστή (λογιστής) και η περίληψη των λογαριασμών μιας εταιρείας. Το γενικό περιοδικό είναι ένα χρονολογικό αρχείο των ημερήσιων οικονομικών συναλλαγών και το βιβλίο καταλογογραφείται από λογαριασμούς. Ο γενικός λογαριασμός λαμβάνει συχνά τη μορφή ενός απλού λογαριασμού T σε δύο στήλες. Οι επίσημες εγγραφές μπορούν να χρησιμοποιούν περισσότερες στήλες για να εμφανίσουν το υπόλοιπο του λογαριασμού μετά από κάθε χρέωση και πιστωτική αποστολή. Είναι μέρος ενός τρόπου για να παρακολουθείτε την οικονομική υγεία της επιχείρησής σας.
Στήνω
Εναπόκειται στον λογιστή ή στον λογιστή να ρυθμίσει και να ονομάσει τους λογαριασμούς του Ledger, αλλά ένας τυπικός και απλός τρόπος που γίνεται σε όλο το πλάτος είναι να χρησιμοποιήσει τη μέθοδο Τ από την οποία θα σχεδιαστούν οι πληροφορίες που εισήχθησαν η εφημερίδα. Στην περίπτωση του επίσημου ημερολογίου, ένα "τρέχον υπόλοιπο" των ημερήσιων συναλλαγών εμφανίζεται στο τέλος κάθε ημέρας σε ξεχωριστή στήλη.
Ονοματοδοσία ονομάτων και αριθμών
Ο λογαριασμός ονοματοδοσίας γίνεται για να αποσαφηνιστεί με σαφήνεια το είδος του λογαριασμού που είναι. Συνήθως τα μετρητά ονομάζονται Μετρητά, το Κεφάλαιο είναι το Κεφάλαιο, τα Έξοδα είναι τα Έξοδα - σαφώς επισημασμένα με το είδος του εξόδου (ενοίκιο, τηλέφωνο), Έσοδα και Λογαριασμοί Εισπρακτέα (οφειλόμενα χρήματα ή έσοδα) και Λογαριασμοί Πληρωτέοι (οφειλές). Αυτοί είναι μερικοί διαφορετικοί τύποι λογαριασμών που βρίσκονται σε ημερολόγιο, ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης. Οι περισσότεροι "κωδικοί" για τα μετρητά είναι οι 100 λογαριασμοί. που ακολουθούνται από τους λογαριασμούς 200, 300, 400 και ούτω καθεξής. Τα υπόλοιπα ανοίγματος δεν είναι πάντα μηδενικά και εξαρτώνται από το αν ανοίγετε την επιχείρησή σας με ενσώματα πάγια περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις που προσθέτουν ή αφαιρούν αξία από την επιχείρησή σας.
Ηλεκτρονικά Βιβλία
Τα ηλεκτρονικά ημερολόγια διαθέτουν λογιστικές μονάδες που παρέχουν προηγμένα εργαλεία σχεδιασμένα για να διαχειρίζονται τη συνεχή καταχώρηση και αναφορά λεπτομερών οικονομικών συναλλαγών. Ορισμένα διαθέτουν εργαλεία όπως η ολοκληρωμένη παρακολούθηση έργων. Αυτά τα ηλεκτρονικά συστήματα μπορούν να δημιουργήσουν πολλά διαφορετικά είδη αναφορών, όπως μια λίστα καταχωρήσεων, καταστάσεις αποτελεσμάτων, ισολογισμούς, ανάλυση αναλογίας και άλλα. Η ομορφιά τους είναι ότι κάνουν όλους τους υπολογισμούς για σας, εξαλείφοντας την ανάγκη για την προσθήκη μηχανών και αριθμομηχανών, εκτός από τις αυστηρότερες περιστάσεις. Τα ηλεκτρονικά ημερολόγια σας επιτρέπουν επίσης να εκτελείτε λεπτομερείς διαδρομές ελέγχου, καθώς και να κάνετε πολύπλοκες ή απλές προϋπολογισμούς και να εκτελείτε δηλώσεις κερδοφορίας και ζημιών (P & L). Η ηλεκτρονική λογιστική διευκολύνει τον εντοπισμό αποκλίσεων όπως διπλές καταχωρίσεις ή ελλείψεις πληρωμών και πιστώσεων που ενδέχεται να εμφανίζονται στη μηνιαία τραπεζική σας κατάσταση.
Μαγειρεύοντας τα βιβλία
Όταν μια εταιρεία αυξάνει τα οικονομικά στοιχεία για να αποφέρει ανύπαρκτα κέρδη, ονομάζεται "μαγείρεμα των βιβλίων". Τα βιβλία χρησιμοποιούνται κατά πάσα πιθανότητα για να αποφευχθούν τέτοιου είδους απάτες, επειδή το μαγείρεμα βιβλίων συνεπάγεται την επιτάχυνση των εσόδων και την καθυστέρηση των δαπανών, να πάρει πιο νόμιμη χρηματοδότηση καθώς και να βελτιώσει την οικονομική θέση της Wall Street. Αν και ο νόμος Sarbanes-Oxley (βλέπε Πόρων) δεν ισχύει για μια μικρή ή οικογενειακή επιχείρηση, δημιουργήθηκε, υπό το πρίσμα των σκανδάλων Enron και Worldcom, να κυβερνάται η «δημιουργική χρηματοδότηση» και να ελέγχει περιστατικά που μπορούν να οδηγήσουν σε απάτη, καθώς και τίμια λάθος.
Γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές
Οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP) επιτρέπουν στους επενδυτές ένα ελάχιστο επίπεδο συνέπειας κατά την ανάλυση των οικονομικών καταστάσεων για επενδυτικούς σκοπούς. Αυτές οι αρχές καλύπτουν θέματα όπως η αναγνώριση εσόδων, η ταξινόμηση στοιχείων του ισολογισμού και οι εκκρεμείς μετρήσεις μεριδίων. Ωστόσο, πρόκειται για ένα σύνολο γενικών προτύπων που μπορούν να διαστρεβλωθούν. Τα παραμορφωμένα λογιστικά πρότυπα μπορούν να οδηγήσουν σε αυτό που ονομάζεται "λογιστικός θόρυβος", ο θόρυβος που επιτρέπει σε ορισμένες εταιρείες να χρωματίζουν μια πιο ροζ εικόνα της οικονομικής τους κατώτατης γραμμής, που όντως υπάρχει. Σε όλες τις περιπτώσεις, οι επενδυτές θα πρέπει να είναι προσεκτικοί όταν εξετάζουν όχι μόνο τα βιβλία, αλλά και τα περιοδικά, τις αποδείξεις, τις χρεώσεις και τις τραπεζικές δηλώσεις, το κόστος απόσβεσης μηχανών και εξοπλισμού και οποιαδήποτε άλλα διαθέσιμα οικονομικά στοιχεία για να καθορίσουν την "αληθινή" πριν από την επένδυση.
