Ένας αποτελεσματικός έλεγχος επιτρέπει σε μια εταιρεία να εντοπίζει και να διορθώνει διαδικαστικές αδυναμίες. Μια αποτελεσματική έκθεση ελέγχου αντικειμενικά σημειώνει τα ευρήματα και προσφέρει προτάσεις για βελτίωση. Ο ελεγκτής αναφέρει λεπτομερώς το μέγεθος της ομάδας δοκιμών, τα κριτήρια δοκιμών και τα ευρήματα. Τα ευρήματα που αναφέρθηκαν πρέπει να είναι νόμιμα και να υποστηρίζονται από αποδεικτικά στοιχεία. Όταν η διοίκηση εξετάζει τα ευρήματα για την προετοιμασία μιας απάντησης, η πρόθεση του ορκωτού ελεγκτή κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας πρέπει να είναι εμφανής σε όλο το έγγραφο. Αυτό επιτρέπει την ανοικτή επικοινωνία και την ευκαιρία να διορθώσει τυχόν διαδικαστικές αδυναμίες.
Δημιουργήστε μια συνοδευτική σελίδα. Συμπεριλάβετε το όνομα της εταιρείας και το τμήμα που ελέγχετε. Τοποθετήστε το μήνα και το έτος που συνέβη ο έλεγχος - όχι την ημερομηνία στην οποία γράφετε πραγματικά την αναφορά. Για παράδειγμα, εάν ολοκληρώσετε τον έλεγχο τον Απρίλιο του 2011, αλλά δεν εκδίδετε την έκθεση μέχρι τον Ιούλιο, πληκτρολογήστε τον Απρίλιο του 2011 στο εξώφυλλο.
Αντιμετώπιση της έκθεσης ελέγχου στον επικεφαλής του τμήματος που εξετάζεται. Αντιγράψτε οποιαδήποτε ισχύουσα διαχείριση χαμηλότερου επιπέδου.
Γράψτε μια εισαγωγή στον έλεγχο. Δώστε υπόβαθρο στο τμήμα που ελέγχεται, συμπεριλαμβανομένης της λειτουργίας, του μεγέθους και των στόχων του.
Περιγράψτε τους στόχους του ελέγχου. Συμπεριλάβετε αυτό που αναζητούσατε γενικά και συγκεκριμένα. Για παράδειγμα, ο γενικός στόχος σας είναι να διασφαλίσετε την ύπαρξη αποτελεσματικών διαδικασιών και ελέγχων. Συγκεκριμένα, ίσως αναζητάτε ολοκληρωμένες πολιτικές, κατάλληλα επίπεδα έγκρισης και ακριβή τεκμηρίωση.
Αναφέρατε λεπτομερώς τα συμπεράσματα που εξήγατε από την έκθεση. Αναφέρετε λεπτομερώς τα συγκεκριμένα σας ευρήματα. Εάν παρατηρήσετε ελλείψεις στην τεκμηρίωση, επισημάνετε το ακριβές έγγραφο και τη ρήτρα που λείπει. Εάν μια συγκεκριμένη διαδικασία είναι αναποτελεσματική, σημειώστε ότι ενώ παράσχετε αποδείξεις για το γιατί δεν λειτουργεί.
Κάνετε συστάσεις σχετικά με τα μέτρα που μπορεί να λάβει η διοίκηση για να διορθώσει τυχόν ελλείψεις που σημειώθηκαν.
Παρέχετε στη διοίκηση την ευκαιρία να ανταποκριθεί στα ευρήματα του ελέγχου. Όταν λάβετε την απάντηση του διαχειριστή, ενσωματώστε την στην αναφορά σας.
Αναγνωρίστε οποιοδήποτε προσωπικό της υπηρεσίας που σας βοήθησε να ολοκληρώσετε τον έλεγχο.
Ολοκληρώστε συμπεριλαμβάνοντας τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Συμπεριλάβετε το όνομά σας, τον τίτλο, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
