Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν επιστολές προθέσεων και επιστολές δέσμευσης σε πολλές διαφορετικές καταστάσεις για να δείξουν το επίπεδο υποστήριξής τους για έναν εργοδότη ή ένα έργο. Αυτοί οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά στο πλαίσιο των φοιτητών που υπογράφουν επιστολές προθέσεων ή δέσμευση να παίζουν κολέγιο ή επαγγελματικό αθλητισμό. Ακούγονται επίσης στο πλαίσιο ατόμων που δεσμεύονται να εργάζονται για μεγάλες επιχειρήσεις. Οι δύο τύποι επιστολών διαφέρουν ως προς το επίπεδο δέσμευσης, τη μορφή, το σκοπό και το χρονικό πλαίσιο.
Σκοπός
Οι επιστολές προθέσεων και οι επιστολές δέσμευσης χρησιμοποιούνται για δύο διαφορετικούς σκοπούς. Οι επιστολές προθέσεων χρησιμοποιούνται ως διαπραγματευτικά μέσα μεταξύ ενός ατόμου και ενός άλλου οργανισμού. Για παράδειγμα, ένας μαθητής γυμνασίου μπορεί να κληθεί να υπογράψει μια επιστολή προθέσεων για να διαπραγματευτεί χρήματα και άλλα προνόμια για παίζοντας κολέγιο ή επαγγελματικό αθλητισμό. Αντίθετα, οι επιστολές δέσμευσης αντιπροσωπεύουν το τελικό έγγραφο μεταξύ δύο συμβαλλόμενων μερών που τείνουν τα συμφωνημένα αντικείμενα για τη σχέση.
Μορφή
Μια άλλη διαφορά μεταξύ των επιστολών προθέσεων και των επιστολών δέσμευσης εμφανίζεται με τη μορφή των γραμμάτων.Οι επιστολές προθέσεων περιέχουν γενικότερες συζητήσεις σχετικά με τους όρους και τις προϋποθέσεις, όπως είναι οι όροι εμπιστευτικότητας, οι ευθύνες, οι αμοιβές και η χρονική περίοδος κατά την οποία το άτομο δεν μπορεί να διαπραγματευτεί με άλλο μέρος. Αντιθέτως, οι επιστολές δέσμευσης περιέχουν λεπτομερώς τους συμφωνηθέντες όρους και προϋποθέσεις, τις ευθύνες των μερών και τους νόμους που διέπουν τυχόν παραβίαση αυτών των όρων. Η τελική επιστολή δέσμευσης φέρει επίσης τις υπογραφές αμφοτέρων των μερών με την ημερομηνία και ενδεχομένως συμβολαιογραφική υπογραφή.
Επίπεδα δέσμευσης
Η μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ μιας επιστολής προθέσεων και μιας επιστολής δέσμευσης είναι το επίπεδο συμμετοχής που εκφράζει κάθε έγγραφο. Μια επιστολή προθέσεων δεν είναι ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο, ενώ μια επιστολή δέσμευσης είναι έγγραφο με διαπραγμάτευση που δεσμεύει ένα άτομο και έναν εργοδότη ή άλλη οντότητα. Υπάρχουν νομικές συνέπειες για την παραβίαση της επιστολής δέσμευσης, αλλά δεν υπάρχει καμία επιστολή προθέσεων. Μια επιστολή προθέσεων ξεκινά τη διαδικασία των διαπραγματεύσεων, αλλά δεν καθορίζει συμφωνημένες προϋποθέσεις για τη σχέση.
Χρονικό πλαίσιο
Μια επιστολή προθέσεων συνήθως ισχύει μεταξύ δύο μερών για σχετικά μικρό χρονικό διάστημα, ίσως 30 έως 45 ημέρες. Μετά την περίοδο αυτή, τα μέρη θα πρέπει να επαναδιαπραγματευτούν νέους όρους που θα εξεταστούν σε μια πιθανή σύμβαση. Αντιθέτως, μια επιστολή δέσμευσης είναι μια νομικά δεσμευτική σύμβαση που διαρκεί για το χρονικό διάστημα που ορίζεται στο έγγραφο. Αυτό είναι συνήθως ένα σύνολο ετών ή μέχρι να ολοκληρωθεί ένα συγκεκριμένο έργο.
