Όταν λήξει μια σύμβαση, το χρηματικό ποσό που έχει εγγραφεί στον προϋπολογισμό για τη σύμβαση πρέπει να ταιριάζει με το ποσό που καταβλήθηκε. Στην πράξη, μπορεί να υπάρχουν λάθη, μπόνους που δεν κερδίστηκαν, παρακρατήθηκαν αμοιβές και άλλα μέρη στον προϋπολογισμό της σύμβασης, όπου τα βιβλία δεν εξισορροπούνται. Η συμφιλίωση συμβολαίων είναι η διαδικασία εξήγησης και επίλυσης οποιωνδήποτε οικονομικών χαλαρών τελών: τα καθήκοντα περιλαμβάνουν την εύρεση σφαλμάτων, την εξεύρεση αιτίας, τον υπολογισμό του μεγέθους και την εξεύρεση τρόπων επίλυσής τους.
Γραφική εργασία
Το πρώτο καθήκον στο συμβιβασμό μιας σύμβασης είναι να προχωρήσει η γραφειοκρατία, σύμφωνα με το Τμήμα Άμυνας. Τα καθήκοντα των στελεχών που εργάζονται για τη συμφιλίωση περιλαμβάνουν τη σύγκριση της βασικής σύμβασης, μαζί με τις εντολές αλλαγής, με τα αρχεία χρεώσεων, τα δελτία πληρωμής, τα επίσημα λογιστικά συστήματα και τις συναλλαγές που έχουν ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία. Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση έχει αναπτύξει συστήματα πληροφορικής συμφιλίωσης που επιτρέπουν στο προσωπικό συμφιλίωσης να ταιριάζει με την τεκμηρίωση που κατατίθεται ηλεκτρονικά σε διαφορετικά τμήματα.
Απόδειξη με έγγραφα
Μπορεί να αποδειχθεί ότι υπάρχουν έγγραφα που λείπουν που καθιστούν αδύνατη τη συμφιλίωση της σύμβασης σωστά. Σε αυτή την περίπτωση, η δουλειά του προσωπικού είναι να διερευνήσει εξαντλητικά τα αρχεία, ηλεκτρονικά και έντυπα, για να βρει την τεκμηρίωση. Εάν κάποιο υλικό δεν μπορεί να βρεθεί, τότε το προσωπικό πρέπει να κάνει ό, τι μπορούν με τις πληροφορίες που έχουν.
Διαφορές
Το επόμενο καθήκον του προσωπικού είναι να εντοπίσει τους λόγους των αποκλίσεων. Οι πιθανοί λόγοι περιλαμβάνουν την απάτη, τα λογιστικά σφάλματα, την πτώση του κόστους των προμηθειών ή έναν εργολάβο ο οποίος δεν έχει επιστρέψει ακόμα μια υπερπληρωμή.
Ρύθμιση των Βιβλίων
Μόλις εντοπιστούν σφάλματα, το τελικό καθήκον μιας εργασίας συμβιβασμού είναι η ενημέρωση των λογαριασμών - η προσαρμογή τους κατά την επιστροφή των αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών ή η κατάργηση των σφαλμάτων ή η τελική παράδοση των δελτίων καθυστερημένης πληρωμής.
