Η επαγγελματική αλληλογραφία δεν σταματάει μόλις υπογραφεί η σύμβαση. μπορεί να έχετε αρκετές επιπλέον περιπτώσεις για να συζητήσετε το θέμα μέσω επιστολών. Για παράδειγμα, αν έχετε συμβόλαιο με ένα πανεπιστήμιο ως καθηγητής κομμάτι, τότε θα λάβετε αρκετά συμπληρωματικά κομμάτια αλληλογραφίας που αναφέρονται στη σύμβασή σας, όπως όταν αρχίζουν τα οφέλη σας και πολλά άλλα θέματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε όταν ξεκινήσετε εργασία. Ως επιβλέπων, ίσως πρέπει συχνά να γράφετε επιστολές που αναφέρουν την αρχική σύμβαση με τρόπο που θα υπενθυμίσει στον υπάλληλο ή τον πελάτη από πού μπορεί να βρει τις πληροφορίες.
Ενημερώστε στον παραλήπτη τι πρέπει να γνωρίζει και, στη συνέχεια, εφιστούμε την προσοχή της στη σύμβαση ή στην περιοχή της σύμβασης που περιέχει τις βασικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, "Τα οφέλη σας θα αρχίσουν δύο εβδομάδες μετά την ημερομηνία έναρξης, όπως αναφέρεται στη γραμμή 5α στη σελίδα 2 της σύμβασής σας". Δεν χρειάζεστε ένα τυπικό στυλ παραπομπής, όπως το στυλ American Psychological Association (APA), για να αναφέρετε τη σύμβαση. ανατρέξτε στη σχετική σύμβαση και τον αριθμό της σελίδας.
Εξετάστε αν πρέπει να αναφέρετε τμήματα της σύμβασης αντί να το αναφέρετε απλά. Αν η σύμβαση είναι μακρά ή πολύ περίπλοκη, θα πρέπει να παραθέσετε το σχετικό τμήμα και στη συνέχεια να εξηγήσετε σε ποιο αριθμό σελίδας και τον αριθμό του τμήματος βρίσκονται οι πληροφορίες.
Ενημερώστε τον αποδέκτη ότι θα χαρεί να παράσχει ένα άλλο αντίγραφο της σύμβασης για παραπομπή του εάν έχει χάσει το αντίγραφό του. Δώστε του τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ο αριθμός τηλεφώνου σας, εάν έχει ερωτήσεις ή επιθυμεί να ζητήσει ένα επιπλέον αντίγραφο της σύμβασης.
