Μια αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP) είναι γραπτή δήλωση ενός πελάτη που εκφράζει μια επιχειρησιακή ανάγκη και ρωτά με ποιον τρόπο προτείνετε να αντιμετωπίσετε αυτή την ανάγκη και πόσο θα κοστίσει η υπηρεσία ή το προϊόν σας. Η δημιουργία ενός περιγράμματος πριν από την εγγραφή της απάντησης στο RFP του πελάτη σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι όλες οι απαιτήσεις του έργου έχουν αντιμετωπιστεί και η πρότασή σας είναι σύμφωνη με τη μορφή εγγράφου που καθορίζεται από το RFP.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Έγγραφο αίτησης για υποβολή προτάσεων
-
Εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου
-
Εκτυπωτής
Διαβάστε προσεκτικά το RFP του πελάτη για να βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε πλήρως τις προσδοκίες. Αποσαφηνίστε τυχόν ερωτήσεις νωρίτερα και όχι αργότερα. Τα περισσότερα ΠΠ προσδιορίζουν μια περίοδο ερωτήσεων και απαντήσεων για τους ερωτώμενους.
Δημιουργήστε το περίγραμμα με τη μορφή και τη σειρά που καθορίζονται στο RFP για να δείξετε την ικανότητα να ακολουθήσετε τις οδηγίες. Μερικά RFP αφήνουν την οργάνωση της πρότασης μέχρι εσάς, ενώ άλλα έχουν πολύ λεπτομερείς διαρθρωτικές απαιτήσεις. Η παραβίαση ή η εσφαλμένη ερμηνεία τους είναι ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους με τους οποίους η πρόταση σας έπεσε από την εξέταση.
Χρησιμοποιήστε λατινικούς αριθμούς (όπως I, II, III) για κάθε μείζονα τμήμα. Τα υποτμήματα ορίζονται με κεφαλαία γράμματα (όπως A, B, C). Οι ενότητες κάτω από αυτές σημειώνονται με αριθμούς (όπως 1, 2, 3). Εάν απαιτείται άλλη υποενότητα, χρησιμοποιήστε μικρά γράμματα (όπως a, b, c).
Ο ρωμαϊκός αριθμός I μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως επισκόπηση ή περίληψη της απάντησης RFP. Εκφράστε το εύρος των υπηρεσιών και των απαιτήσεων του πελάτη σε αυτό το πρώτο τμήμα. Εξηγήστε πώς θα προσεγγιστεί το έργο και γιατί αυτή η προσέγγιση θα ανταποκριθεί καλύτερα στις ανάγκες του πελάτη. Συνεχίστε να γράφετε τις επικεφαλίδες και τις κατηγορίες του έργου όπως παρουσιάζονται από τον πελάτη χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό ρωμαϊκών αριθμών, γραμμάτων και αριθμών.
Αντιμετωπίστε τις απαντήσεις σε κάθε ενότητα και υποτμήματα γράφοντας απαντήσεις σε κάθε απαίτηση του πελάτη. Για το αρχικό σχέδιο, μπορούν να χρησιμοποιηθούν λέξεις και φράσεις. Επαναλάβετε αυτό το βήμα για όλες τις ενότητες.
Αναπτύξτε τις ιδέες σας και προσθέστε λεπτομερές περιεχόμενο σε κάθε μία από αυτές για να αντιμετωπίσετε πλήρως τις ανάγκες του πελάτη. Η πρότασή σας πιθανότατα θα περιλαμβάνει μερικές από τις "boilerplate" της εταιρείας σας, ή τυπικό, επαναχρησιμοποιήσιμο κείμενο. Αναφέρετε στο περιθώριο όπου θα χρησιμοποιηθεί το boilerplate και πόσο θα χρειαστεί να τροποποιηθεί για το συγκεκριμένο RFP. Μην καταχραστείτε το boilerplate ή χρησιμοποιήστε το για να παχύνετε την πρότασή σας. Οι δυνητικοί πελάτες εκτιμούν συνοπτικές, λεπτομερείς και προσβλητικές προτάσεις.
Συμβουλές
-
Μπορεί να χρειαστεί να αναπτυχθούν αρκετά σχέδια, πριν αναπτυχθεί το τελικό RFP. Σημειώστε κάθε πρόχειρο με διαφορετικό αριθμό έκδοσης στο όνομα του αρχείου.
