Στις περισσότερες περιπτώσεις, η οργανωτική δομή μιας επιχείρησης γίνεται πιο ιεραρχική με την πάροδο του χρόνου. Η ιεραρχική δομή όχι μόνο δημιουργεί έναν πιο επίσημο οργανωτικό σχεδιασμό, αλλά διευκρινίζει επίσης τους ρόλους και τις ευθύνες των εργαζομένων σε όλα τα επίπεδα. Όπως σημειώνει το MindTools.com, οι σαφείς ρόλοι και ευθύνες παρέχουν ζωτικά πλεονεκτήματα απαραίτητα για τη συνεχή ανάπτυξη. Μεταξύ των πιο σημαντικών είναι ο αυξημένος εσωτερικός έλεγχος, οι ευκαιρίες για εξειδίκευση στην εργασία, η βελτιωμένη διαχείριση της διαδικασίας και η βελτιωμένη επιχειρησιακή απόδοση.
Εσωτερικός έλεγχος
Οι ισχυροί εσωτερικοί έλεγχοι, όπως ο διαχωρισμός των καθηκόντων, τα διαφορετικά επίπεδα εξουσίας και οι περιοδικές αναθεωρήσεις, είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική διαχείριση των εσωτερικών κινδύνων, τη δημιουργία λογοδοσίας και τη διατήρηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Σύμφωνα με τη Διεθνή Ομοσπονδία Λογιστών, σαφείς ρόλοι και ευθύνες είναι ζωτικής σημασίας για τη δημιουργία της ιεραρχίας λήψης αποφάσεων που απαιτεί ένα ισχυρό σύστημα εσωτερικού ελέγχου. Για παράδειγμα, διαιρούν μια επιχείρηση σε επίπεδα που καθορίζουν ποιος θα δημιουργήσει τη στρατηγική διαχείρισης κινδύνου, ποιος θα παρέχει εποπτεία και ποιος θα εφαρμόσει τους ελέγχους σε επιχειρησιακό επίπεδο.
Εξειδίκευση Εργασίας
Η ικανότητα προσαρμογής των δεξιοτήτων, των προσόντων και της εμπειρίας του σωστού ατόμου στη σωστή δουλειά είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική διοίκηση και την επίτευξη μακροπρόθεσμων στόχων. Με τη διευκρίνιση των ρόλων και των ευθυνών, μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση είναι πιο ικανή να καθορίσει θέσεις εργασίας, γεγονός που επιτρέπει τη μεγαλύτερη εξειδίκευση της εργασίας. Οι σωστές περιγραφές των θέσεων εργασίας παρέχουν επίσης μια αντικειμενική βάση για την αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων, τον εντοπισμό των αναγκών κατάρτισης και την προώθηση των εργαζομένων. Όλα αυτά τελικά βοηθούν μια επιχείρηση να γίνει πιο αποτελεσματική.
Διαχείριση της διαδικασίας
Απαιτούνται σαφείς ρόλοι και ευθύνες για τη δημιουργία αυτού που η EMC, μια παγκόσμια εταιρεία τεχνολογίας πληροφοριών, αναφέρεται ως πλαίσιο συνεργασίας. Όσο μεγαλύτερη είναι η επιχείρηση, τόσο πιο δύσκολο γίνεται για έναν ιδιοκτήτη να το διαχειριστεί μόνο του. Ωστόσο, χωρίς να οριοθετούν ρόλους και ευθύνες, το περιβάλλον διαχείρισης μπορεί γρήγορα να καταλήξει σε μια μάχη των ανταγωνιστικών egos. Από την άλλη πλευρά, οι σαφώς καθορισμένοι ρόλοι και ευθύνες μαζί με ένα πλαίσιο λήψης αποφάσεων βοηθούν να διασφαλιστεί ότι τόσο οι διαδικασίες όσο και οι άνθρωποι συνδέονται μεταξύ τους χωρίς προβλήματα.
Λειτουργική απόδοση
Ίσως το μεγαλύτερο πλεονέκτημα όλων είναι ότι σαφείς ρόλοι και ευθύνες συμβάλλουν στη βελτίωση της επιχειρησιακής απόδοσης. Αν και οι εξαιρετικές επιδόσεις βασίζονται σε διάφορους παράγοντες, πολλά εξαρτώνται από τον σαφή καθορισμό των ρόλων και των ευθυνών κάθε εργαζομένου. Αυτό είναι κρίσιμο όχι μόνο για να βοηθήσουμε μια επιχείρηση να εντοπίσει και να αποφασίσει πότε πρέπει να επωφεληθεί από τις νέες ευκαιρίες, αλλά και για να διασφαλίσει ότι η εργασία δεν παραβλέπεται, δεν αναπαράγεται ούτε ολοκληρώνεται αναποτελεσματικά.
