Ένα βιογραφικό σημείωμα για έναν διοικητικό βοηθό πρέπει να αντικατοπτρίζει ένα συνδυασμό εκπαίδευσης και εμπειρίας. Ένας σύγχρονος βοηθός διοίκησης είναι υπεύθυνος για κάτι παραπάνω από απλά να πληκτρολογείτε σημειώσεις και να απαντάτε σε τηλεφωνήματα. Πρέπει να είναι άριστα οργανωμένη, κατανοητή από τον υπολογιστή και ικανή να ασχολείται με τους πελάτες και τους συναδέλφους με φιλικό και αποτελεσματικό τρόπο.
Εμπειρία
Η πιο σημαντική πτυχή οποιουδήποτε βιογραφικού είναι η εμπειρία. Ενώ ένας διοικητικός βοηθός θεωρείται συχνά ως θέση εισόδου, κάποιος με εμπειρία είναι πιο επιθυμητός από έναν νεόφυτο, ειδικά σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Μια υψηλού επιπέδου συναντήσεις για διευθυντικά στελέχη, ραντεβού, τηλεφωνήματα και επίβλεψη πολλών υπαλλήλων θα θέλουν κάποιον που ξέρει να εργάζεται σε περιβάλλον υψηλής πίεσης και υψηλού όγκου. Συμπεριλάβετε κάθε εργοδότη, την τοποθεσία και τις ημερομηνίες που εργάσατε για αυτούς. Κάτω από κάθε εργοδότη προσθέστε τρία ή τέσσερα σημεία. Περιγράψτε τις ευθύνες και τα επιτεύγματά σας για κάθε εργοδότη. Για παράδειγμα, μπορείτε να περιγράψετε πώς δημιουργήσατε ένα διαδραστικό ημερολόγιο, το οποίο απελευθέρωσε χρόνο για τον εργοδότη σας να αφιερώσει σε άλλες ευθύνες.
Εκπαίδευση
Ενώ είναι δυνατόν να αποκτήσετε μια θέση διοικητικής βοηθού χωρίς πτυχίο κολλεγίου, σίγουρα δεν βλάπτει να έχετε ένα. Είναι ακόμα καλύτερο αν έχετε πτυχίο στον τομέα της εταιρείας για την οποία εργάζεστε. Ένα παράδειγμα είναι ένας διοικητικός βοηθός σε μια τράπεζα με πτυχίο στη χρηματοοικονομική ή τη λογιστική. Καταγράψτε κάθε επίπεδο σχολικής φοίτησης πάνω από το γυμνάσιο. Συμπεριλάβετε τους βαθμούς που έχετε αποκτήσει και τυχόν επιπλέον σπουδές ή δραστηριότητες στις οποίες συμμετείχατε.
Ικανότητες οργάνωσης
Μία από τις βασικές πτυχές της δουλειάς ενός διοικητικού βοηθού είναι η διατήρηση της οργάνωσης. Όχι μόνο θα χρειαστεί να εξισορροπήσετε το πλήθος των ευθυνών που πρέπει να εκτελέσετε, η μεγαλύτερη ευθύνη σας θα είναι η εξισορρόπηση του εργοδότη σας. Εάν το βιογραφικό σας δεν δείχνει ότι είστε ιδιαίτερα οργανωμένοι, θα έχετε έναν σκληρό χρόνο να μισθώσετε. Στην ενότητα "Δεξιότητες" του βιογραφικού σας, συμπεριλάβετε "Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες". Χωρίς αυτό το στοιχείο, ο βοηθός διοικητικού βοηθού σας θα είναι αναποτελεσματικός.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Η πλειοψηφία των σύγχρονων γραφείων κάνουν χρήση του τρέχοντος υλικού και λογισμικού ηλεκτρονικών υπολογιστών. Το βιογραφικό σημείωμα ενός διοικητικού βοηθού πρέπει να αντικατοπτρίζει μια γνώση και εμπειρία με υπολογιστές, ειδικά το Microsoft Office. Τα κύρια προγράμματα που πρέπει να γνωρίζετε είναι το Outlook, το Word και το Excel. Ένα βιογραφικό σημείωμα χωρίς αναφορά στα συγκεκριμένα προγράμματα ή σε γενικές δεξιότητες πληροφορικής γενικά θα θεωρείται ότι λείπει. Ένας εξειδικευμένος διοικητικός βοηθός θα είναι επίσης ένας αποτελεσματικός δακτυλογράφος, ικανός να δημιουργεί γρήγορα και με ακρίβεια σημειώσεις και αλληλογραφία. Εάν το βιογραφικό σας δεν υποδεικνύει ότι μπορείτε να πληκτρολογήσετε καλά, θα είναι δύσκολο να πάρετε μια θέση διοικητικής βοηθού.
