Οι λογιστικές συναλλαγές δεν καταγράφονται σε ταμειακή βάση, αλλά σε βάση δεδουλευμένων εσόδων. Αυτό σημαίνει ότι η συναλλαγή πραγματοποιείται όταν πραγματοποιείται, όχι απαραίτητα όταν έχουν ανταλλαγεί μετρητά. Η παραλαβή ή πληρωμή μετρητών μπορεί να είναι ξεχωριστή συναλλαγή από την ημερομηνία πώλησης, απόκτησης ή μισθοδοσίας ενός μισθωτού. Κάθε συναλλαγή καταγράφεται σε ένα περιοδικό ή βιβλίο και περιοδικά μια επιχείρηση θα θέλει να κλείσει αυτά τα βιβλία για να δει πώς εκτελεί.
Λογιστική σε δεδουλευμένη βάση
Μια λογιστική περίοδος είναι συνήθως ένα μήνα, ένα τρίμηνο ή ένα έτος. Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση αναγνωρίζει συναλλαγές κατά την περίοδο για την οποία επηρεάζουν τα έσοδα ή τα έξοδα. Για παράδειγμα, τα υλικά μπορούν να αγοραστούν σε ένα μήνα αλλά δεν πληρώνονται μέχρι τον επόμενο μήνα. Ωστόσο, πρέπει να αναγνωριστούν τους πρώτους μήνες, καθώς θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία αγαθών που θα πωληθούν για έσοδα. Όταν πληρώνονται, θα πραγματοποιηθεί ξεχωριστή συναλλαγή.
Τι είναι μια συναλλαγή;
Μια συναλλαγή είναι κάθε γεγονός που λαμβάνει χώρα σε μια επιχείρηση και έχει αντίκτυπο στα χρήματα. Η αγορά προμηθειών, η πώληση αγαθών και ο εργαζόμενος που εργάζεται και κερδίζει μισθό είναι όλα παραδείγματα επιχειρηματικών συναλλαγών. Κάθε ένα από αυτά πρέπει να καταγράφεται σε ένα κατάλληλο περιοδικό με χρεωστική και πιστωτική εγγραφή για το ίδιο ποσό. Για να χρεώσετε ένα λογαριασμό πρέπει γενικά να το προσθέσετε. Για να πιστώσετε είναι να αφαιρέσετε το ποσό από αυτό.
Η Γενική Λογιστική
Μόλις οι συναλλαγές καταγραφούν στα κατάλληλα περιοδικά τους, καταχωρούνται στο γενικό βιβλίο. Είναι ευκολότερο να σκεφτόμαστε το γενικό βιβλίο ως μια λεπτομερή αναφορά των καθημερινών συναλλαγών. Οι συναλλαγές αυτές καταγράφονται σε χρονολογική σειρά.
Κλείνοντας τα Βιβλία
Στο τέλος ενός κύκλου λογιστικής, τα βιβλία θα πρέπει να κλείσουν για να ξεκινήσει ένας νέος κύκλος. Η προσαρμογή των καταχωρήσεων σε ημερολόγια θα πρέπει να γίνει για να καταγράψει τυχόν ποσά που έχουν συγκεντρωθεί για την περίοδο που δεν έχουν ακόμη καταχωρηθεί και για να αφαιρέσετε τυχόν στοιχεία που έχουν αναβληθεί. Οι κλειστές εγγραφές θα πρέπει να γίνουν για να απαλειφθούν οι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων, καταλογίζοντας τα ποσά στα έσοδα και τα κέρδη εις νέον.
Άλλοι λόγοι για να κλείσετε τα βιβλία
Όταν πραγματοποιούνται οι καταχωρίσεις κλεισίματος, τα ποσά καταγράφονται στα έσοδα και στα κέρδη εις νέον. Αυτό βοηθά στη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων για να εκτιμήσει η επιχείρηση τη γενική της απόδοση. Υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι οικονομικών καταστάσεων: ο ισολογισμός, η κατάσταση αποτελεσμάτων και η κατάσταση των ταμειακών ροών. Ένας άλλος λόγος για να κλείσετε τα βιβλία είναι να ανιχνεύσετε σφάλματα. Προσθέτοντας μαζί τις χρεώσεις και τις πιστώσεις θα εμφανίσετε τυχόν σημαντικά λάθη, επειδή τα σύνολα πρέπει πάντα να ταιριάζουν.
