Το απόθεμα παρακολούθησης αποτελεί αναπόσπαστο μέρος κάθε επιχείρησης παραγωγής, χονδρικής ή λιανικής. Δεν είναι μόνο επιτακτικό να γνωρίζουμε τι υπάρχει στο απόθεμα και τι πρέπει να αντικατασταθεί, αλλά χρησιμοποιείται επίσης για τον καθορισμό των φόρων απογραφής και των μεριδίων της αξίας της επιχείρησης. Παρακολούθηση απογραφής σημαίνει την καταλογογράφηση όλων των παραδόσεων και των παραλαβών του υλικού, όπου βρίσκεται σε αποθήκες, στο πάτωμα ή σε διαμετακόμιση μεταξύ τοποθεσιών και όταν πωλείται ή αποστέλλεται. Υπάρχουν πολλά διαφορετικά εργαλεία για την παρακολούθηση απογραφής και τη διατήρηση ακριβών αρχείων. Ορισμένοι είναι πολύ υψηλής τεχνολογίας, ενώ άλλοι είναι τόσο απλοί όσο ρίχνουν μια ματιά και κάνουν σημειώσεις σε ένα βιβλίο.
Bar code
Η τεχνολογία bar-code επιτρέπει σε μια επιχείρηση να παρακολουθεί άμεσα όλα τα υλικά που παραλαμβάνονται, αποθηκεύονται και αποστέλλονται. Μια γρήγορη σάρωση με μια συσκευή ανάγνωσης λέιζερ διευκρινίζει όλες τις πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο στοιχείο. Ένα προϊόν τόσο μικρό όσο ένα ενιαίο μολύβι σε κάτι τόσο μεγάλο όσο τα βιομηχανικά μηχανήματα, οι μηχανές, τα αεροπλάνα ή τα ποντοπόρα πλοία μπορεί να είναι γραμμωτά κωδικοποιημένα και να παρακολουθούνται με μια γρήγορη σάρωση.
Ο έλεγχος απογραφής γραμμικού κώδικα μπορεί να είναι αυτοματοποιημένος ή χειροκίνητος όπως είναι απαραίτητο. Τα καταστήματα τροφίμων διατηρούν ακριβείς μετρήσεις χιλιάδων κονσερβοποιημένων προϊόντων, προϊόντων και άλλων αντικειμένων, καθώς κάθε στοιχείο σαρώνεται χειροκίνητα στο μητρώο αναχώρησης. Οι διανομείς και οι εταιρείες χονδρικής πώλησης έχουν σαρωτές γραμμωτού κώδικα προσαρτημένους σε μηχανοκίνητο εξοπλισμό χειρισμού. Όλα τα αντικείμενα στους μεταφορείς και τα καροτσάκια μεταφοράς σαρώνονται, καταχωρούνται και συντηρούνται αυτόματα με ψηφιακή ακρίβεια.
SKU
Μια μονάδα SKU ή αποθεματοποίησης επισυνάπτεται σε αποθέματα και οποιοδήποτε άλλο χρεώσιμο στοιχείο που μπορεί να διαθέσει η επιχείρηση. Οι αριθμοί SKU επιτρέπουν τόσο την παρακολούθηση του αποθέματος όσο και κάθε συνημμένης εργασίας, αποστολής και συναφών χρεώσεων με την πώληση του προϊόντος.
Οι SKU επιτρέπουν επίσης τη γρήγορη απογραφή μονάδων που περιέχουν πολλαπλά προϊόντα με μεμονωμένους γραμμικούς κώδικες, όπως ένα κιβώτιο 100 κουτιών σούπας σε ένα κατάστημα παντοπωλείων. Κάθε κουτί έχει έναν γραμμωτό κώδικα, αλλά η πρόσβαση στο SKU μπορεί να καθορίσει ένα απόθεμα 100 κονσερβών χωρίς να υπολογίζεται κάθε μεμονωμένο στοιχείο. Οι αριθμοί SKU χρησιμοποιούνται συνήθως με τους χονδρεμπόρους και τους διανομείς που ασχολούνται με μεγάλες ποσότητες προϊόντων.
Μη αυτόματη απογραφή
Παρόλο που η τεχνολογία συμβάλλει στη διατήρηση ακριβών αρχείων απογραφής, απαιτείται περιστασιακά ακόμη χειροκίνητο απόθεμα. Αυτό περιλαμβάνει την καταμέτρηση, τη διαλογή, τον εντοπισμό και τον εντοπισμό υλικών στο ράφι, στην αποθήκη και στη διαμετακόμιση.
Ο λόγος για τα μη αυτόματα αποθέματα καθορίζει το ποσό της κλοπής που υπέστη η επιχείρηση, καταγράφοντας τα κατεστραμμένα αγαθά και εξασφαλίζοντας ότι όλες οι προσπάθειες εντοπισμού γραμμωτού κώδικα και SKU είναι ακριβείς. Αν κάποιο αντικείμενο κλαπεί, σαρώθηκε αλλά δεν σαρώθηκε. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σφάλμα στον αριθμό απογραφής. Το κατεστραμμένο υλικό μπορεί να απορριφθεί χωρίς να σημειωθεί με ακρίβεια η προσαρμογή του αποθέματος. Οι σαρωτές γραμμωτού κώδικα ενδέχεται κατά λάθος να μην επιτύχουν ένα γραμμικό κώδικα κατά τη σάρωση μέσω ανθρώπινων σφαλμάτων ή προβλημάτων υλικού.
