Ο στόχος του ελέγχου των αποθεμάτων είναι να διατηρηθεί ένα επίπεδο εισροών και τελικών προϊόντων με το χαμηλότερο δυνατό κόστος. Ο κατάλογος αναφέρεται τόσο στις πρώτες εισροές που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή αγαθών όσο και στα τελικά προϊόντα. Ενώ οι περισσότερες μέθοδοι ελέγχου απογραφής σχετίζονται με φυσικά αγαθά, πολλές από τις έννοιες ισχύουν και για επιχειρήσεις που προσανατολίζονται στις υπηρεσίες. Οι εταιρείες χρειάζονται ισχυρή διαχείριση όλων των αποθεμάτων για αποδοτικότητα, κέρδος και έλεγχο.
Είδη αποθεμάτων
Η απογραφή χωρίζεται γενικά σε τέσσερις "κάδους" που ονομάζονται πρώτες ύλες, αναλώσιμα, εργασίες σε εξέλιξη (WIP) και τελικά προϊόντα. Οι πρώτες ύλες είναι οι ουσίες που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία ενός προϊόντος όπως το μέταλλο, το ξύλο και οι βίδες που μπορούν ακόμα να εντοπιστούν στο τελικό προϊόν. Τα αναλώσιμα είναι στοιχεία που χρειάζονται για τη δημιουργία ενός προϊόντος, αλλά δεν μπορούν να προσδιοριστούν στα τελικά προϊόντα, όπως η βενζίνη, το πετρέλαιο και τα εξαρτήματα για μηχανήματα παραγωγής. Ο κατάλογος εργασιών σε εξέλιξη αποτελείται από στοιχεία που έχουν ξεκινήσει τη διαδικασία παραγωγής αλλά δεν έχουν ολοκληρωθεί, πωλούν αγαθά. Τα τελικά προϊόντα ή τα προϊόντα έχουν ολοκληρώσει τη διαδικασία παραγωγής και είναι έτοιμα προς πώληση σε καταναλωτή.
Επίπεδα αποθέματος
Το επίπεδο των αποθεμάτων που χρειάζονται σε μια επιχείρηση εξαρτάται από την ταχύτητα παραγωγής, τη διάρκεια ζωής των προϊόντων, τα επίπεδα δυσκολίας απόκτησης, το κόστος και το χώρο. Η διατήρηση του αποθέματος σε ένα ελάχιστο επίπεδο μειώνει τα γενικά έξοδα, τις ανησυχίες της διαχείρισης και τελικά συσχετίζεται με αυξημένα κέρδη. Τα επίπεδα αποθεμάτων που είναι πολύ χαμηλά μπορούν να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις στην παραγωγή και απώλεια πωλήσεων. Τα υψηλά επίπεδα αποθεμάτων μπορούν να παράγουν απόβλητα, αλλοίωση, αυξημένο κόστος ασφάλισης και μειωμένο κέρδος.
Πάνω στην ώρα
Το Just In Time (JIT) είναι μια μέθοδος ελέγχου απογραφής όπου τα μέρη ή οι προμήθειες παραδίδονται τη στιγμή που χρειάζονται. Το JIT αναφέρεται σε όλους τους τύπους απογραφής. Αυτή η μέθοδος απαιτεί υψηλό επίπεδο συντονισμού και εμπιστοσύνης με τους προμηθευτές και μια εξαιρετικά αποτελεσματική διαδικασία παραγωγής. Η μέθοδος just-in-time inventory δημιουργεί πολύ χαμηλό κόστος αποθεμάτων και κόστος. Δεν υπάρχει αρκετός χώρος για σφάλματα ή καθυστερήσεις με αυτήν τη μέθοδο. Οποιαδήποτε προβλήματα με τη μεταφορά, παραγωγή ή προμήθεια θα μπορούσαν να προκαλέσουν εκτεταμένες διακοπές αποθεμάτων.
Πρώτα στην πρώτη έξοδο
Το First In First Out (FIFO) είναι μια μέθοδος ελέγχου απογραφής όπου χρησιμοποιείται όλο το απόθεμα με βάση την ώρα ή την ημερομηνία απόκτησής του. Αυτή η μέθοδος απλά μειώνει τα απόβλητα και την αλλοίωση και απαιτεί αυστηρό έλεγχο του αποθέματος με βάση την ημερομηνία.
Άλλες μέθοδοι ελέγχου αποθέματος
Η σταθερή σειρά είναι ο πιο βασικός τύπος ελέγχου απογραφής, στον οποίο παραγγέλλονται παραγγελίες σε καθορισμένο επίπεδο σε καθορισμένο χρονικό πλαίσιο, όπως εβδομαδιαίο ή μηνιαίο. Η ποσότητα των οικονομικών παραγγελιών είναι μια μαθηματική προσέγγιση που βασίζεται σε φόρμουλες για τον έλεγχο των αποθεμάτων, στην οποία χρησιμοποιούνται πολλαπλές εισροές, όπως η ετήσια χρήση, το κόστος παραγγελίας και το κόστος μεταφοράς για τον προσδιορισμό των επιπέδων αποθέματος.
Αναγνώριση ραδιοσυχνότητας
Η αναγνώριση ραδιοσυχνοτήτων (RFID) είναι ένα σχετικά νέο εργαλείο ελέγχου απογραφής το οποίο χρησιμοποιεί ένα μικροτσίπ με έναν ενσωματωμένο πομπό για τη φυσική παρακολούθηση αγαθών. Οι συσκευές χειρός σε κάθε σημείο σαρώνουν τα μικροτσίπ σε έναν κύκλο ζωής ενός προϊόντος. Αυτή η μέθοδος είναι εξαιρετικά αποδοτική και ασφαλής, αλλά τα γενικά έξοδα είναι υψηλότερα από άλλα συστήματα απογραφής.
