Εάν θέλετε κάτι να γίνει σωστά, γράψτε μια καλή τυποποιημένη διαδικασία λειτουργίας ή SOP. Ένα καλά γραμμένο πρότυπο εγχειρίδιο διαδικασιών λειτουργίας βοηθά τις εταιρείες να λειτουργούν αποτελεσματικά και με συνέπεια λέγοντας στους υπαλλήλους πόσο σημαντικές διαδικασίες πρέπει να γίνουν σωστά. Η διατήρηση της ποιότητας και της συνέπειας μέσω εύχρηστων οδηγιών βήμα προς βήμα μπορεί επίσης να προσφέρει οφέλη όπως η αύξηση της παραγωγικότητας, η εξάλειψη των αποβλήτων και η μείωση των τραυματισμών στο χώρο εργασίας. Ένα εγχειρίδιο SOP μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να συμμορφωθούν με τους κανονισμούς και να βελτιώσουν την κατάρτιση των εργαζομένων.
Βήμα 1: Επιλέξτε τα SOP σας
Προσδιορίστε τις διαδικασίες που πρέπει να τυποποιηθούν, όπως η συναρμολόγηση εξαρτημάτων για ένα προϊόν ή ο χειρισμός των καταγγελιών ενός πελάτη. Εστίαση κάθε SOP σε μια ενιαία δραστηριότητα. Γράψτε μόνο για τις διαδικασίες που ξέρετε πώς να κάνετε σωστά. Ή βρείτε κάποιον που είναι κατάλληλος για να σας δείξει πώς να κάνετε τις διαδικασίες. Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστείτε.
Βήμα 2: Προετοιμασία για εγγραφή
Δώστε σε κάθε SOP έναν ουσιαστικό τίτλο, όπως "Πώς να συναρμολογήσετε το προϊόν σας" ή "Πώς να χειριστείτε μια παραγγελία πελάτη." Συμπεριλάβετε SOP αριθμούς ή κατηγορίες, αν χρειαστεί, όπως "SOP - Production - Assembly" ή "SOP -. "Αυτό θα σας επιτρέψει να ομαδοποιήσετε σχετικές διαδικασίες για τους υπαλλήλους. Σχεδιάστε ακατέργαστα διαγράμματα ροής για διαδικασίες για να επιβεβαιώσετε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες και ότι είναι στη σωστή σειρά. Επικεντρωθείτε στον υπάλληλο που θα εκτελέσει τη διαδικασία κατά την προετοιμασία της προσέγγισής σας.
Βήμα 3: Τυποποιήστε τις ενότητες
Περιγράψτε τα SOP σας. Κάθε SOP θα πρέπει να έχει τις ακόλουθες ενότητες:
- Επί κεφαλής
- Σκοπός
- Πεδίο εφαρμογής
- βιβλιογραφικές αναφορές
- Ορισμοί
- Ευθύνες
- Διαδικασία
- Προσαρτήματα
- Ιστορικό αναθεωρήσεων
- Υπογραφές έγκρισης
Βήμα 4: Λεπτομερείς διαδικασίες βήμα-βήμα
Διαχωρίστε κάθε διαδικασία βήμα προς βήμα με τη σειρά που πρέπει να γίνει. Ξεκινήστε με τα μεγάλα βήματα, όπως "Αποκτήστε τα εξαρτήματα για το προϊόν" ή "Απαντήστε στο τηλέφωνο". Στη συνέχεια, σπάστε τα σε μικρότερα βήματα, όπως "Επιβεβαιώστε ότι κάθε στοιχείο είναι σωστό" ή "Εισαγάγετε τον εαυτό σας και ευχαριστήστε τον πελάτη για κλήση."
Βήμα 5: Γράψτε κάθε SOP
Γράψτε απλά. Χρησιμοποιήστε μικρά λόγια και σύντομες προτάσεις. Βάλτε πρώτα την κύρια ιδέα. Παρακολουθήστε με λεπτομέρειες. Χρησιμοποιήστε ρήματα δράσης και ενεργή φωνή. Αποφύγετε αμφισημία και σύγχυση. Μη χρησιμοποιείτε συντομογραφίες, ακρωνύμια ή ορολογία.
Βήμα 6: Διαμορφώστε SOPs Συνεχώς
Κάθε SOP πρέπει να είναι γραμμένο με την ίδια γραμματοσειρά και μέγεθος γραμματοσειράς. Διαχωρίστε τις μακρές παραγράφους σε σύντομες. Χρησιμοποιήστε τα σημεία των κουκίδων αντί για τις μεγάλες προτάσεις. Προσθέστε οπτικά βοηθήματα όπως τα διαγράμματα ροής. Επισημάνετε σημαντικές πληροφορίες, όπως τη χρήση ενδείξεων με έντονους χαρακτήρες ή πλάγιους χαρακτήρες.
Βήμα 7: Αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας κάθε SOP
Ελέγξτε τα SOP για ευανάγνωστο, ευανάγνωστο και κατανοητό.
- Ευανάγνωστο: Είναι ο τύπος αρκετά μεγάλος και εύκολος να διαβάσει;
- Αναγνωσιμότητα: Είναι οι οδηγίες απλές; Ή μήπως τα πρωτόκολλα έχουν μια πλειοψηφία σύνθετων εννοιών και αστεριών λέξεων;
- Κατανοητότητα: Μήπως ένας αναγνώστης μάθει τι χρειάζεται να γνωρίζει για να κάνει τη διαδικασία σωστά;
Βήμα 8: Επανεξέταση, επανεξέταση και έγκριση
Έχουν οι εργαζόμενοι που εκτελούν τις διαδικασίες να αναθεωρήσουν τις SOP για να επιβεβαιώσουν ότι κατανοούν τα πάντα. Ζητήστε από τους εργαζόμενους που δεν είναι εξοικειωμένοι με τις διαδικασίες να διαβάσουν και τα SOP. Ένας αναγνώστης δεν πρέπει να κάνει τη διαδικασία για να μάθει πώς γίνεται. Έχετε επανεξετάσει κάθε σειρά αλλαγών από τους ίδιους αναγνώστες μέχρι να γίνουν αποδεκτές. Οι διευθυντές που θα είναι υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της τήρησης των SOPs θα πρέπει να υπογράψουν την άδεια πριν από την απελευθέρωσή τους.
Στην επιχείρηση, λειτουργούν ομοιόμορφα συστήματα. Η δημιουργία ενός εγχειριδίου για την Τυπική Λειτουργική Διαδικασία διασφαλίζει ότι κάθε εργαζόμενος ακολουθεί κάθε βήμα σε ένα σύστημα με τον ίδιο τρόπο, κάθε φορά.
