Η οργανωτική δομή ορίζεται από το Πανεπιστήμιο Lamar ως το "επίσημο σύστημα σχέσεων εργασίας και αναφοράς που ελέγχει, συντονίζει και παρακινεί τους υπαλλήλους να συνεργαστούν για να επιτύχουν τους στόχους ενός οργανισμού." Η διοίκηση ενός γραφείου μπορεί να χρησιμοποιεί διαφορετικές οργανωτικές δομές με βάση τον τύπο της επιχείρησης Κάθε δομή που χρησιμοποιείται στη διοίκηση γραφείων έχει οφέλη και μειονεκτήματα Αξιολογεί το γραφείο σας και καθορίζει ποια δομή ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Λειτουργική δομή
Μια λειτουργική δομή τοποθετεί ανθρώπους με παρόμοιες θέσεις, σύνολα δεξιοτήτων και καθήκοντα σε διάφορες ομάδες. Μια κοινή λειτουργική δομή είναι ένα τηλεφωνικό κέντρο εξυπηρέτησης πελατών. Κάθε άτομο εκτελεί το ίδιο έργο, χρησιμοποιώντας τον ίδιο εξοπλισμό και έχει κοινό στόχο να χειριστεί τα ζητήματα των πελατών. Τα πλεονεκτήματα σε αυτή τη δομή είναι ότι είναι εύκολο να επικοινωνήσετε με μια συγκεκριμένη ομάδα, οι αποφάσεις γίνονται γρήγορα και η εκπαίδευση και η ανάπτυξη είναι πιο αποτελεσματικές επειδή όλοι μαθαίνουν το ίδιο πράγμα ταυτόχρονα. Τα μειονεκτήματα αυτής της δομής είναι ότι περιορίζει την πολυμορφία μεταξύ του προσωπικού και είναι πιο δύσκολο να αντιμετωπιστούν οι μεταβαλλόμενες ανάγκες.
Διάρθρωση διάρθρωσης
Οι διαρθρωτικές δομές είναι ευρύτερες σε σχέση με τις λειτουργικές δομές. Μια λειτουργική δομή βασίζεται σε μια ομάδα ατόμων με το ίδιο καθήκον, ενώ οι διαιρετικές δομές είναι υποτομές μιας μεγαλύτερης εταιρείας. Για παράδειγμα, αν μια εταιρία διαθέτει διαφορετικά εμπορικά σήματα, ένα εμπορικό σήμα μπορεί να θεωρηθεί δικό του τμήμα και να διαθέτει δική του ομάδα HR, ομάδα μάρκετινγκ, δημόσιες σχέσεις και εκτελεστική ομάδα για το τμήμα. Αυτό επιτρέπει βελτιωμένη ποιότητα προϊόντων και υπηρεσιών, προσαρμοσμένη διαχείριση, αυξημένη ομαδική εργασία και γρήγορη λήψη αποφάσεων. Ωστόσο, η δομή αυτή απαιτεί υψηλά λειτουργικά κόστη, δεν προωθεί την επικοινωνία μεταξύ των διαιρέσεων και αυξάνει τις συγκρούσεις.
Επίπεδη δομή
Μια επίπεδη δομή στη διοίκηση γραφείων ενσωματώνει τη διοίκηση και τα μέλη της ομάδας στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων, brainstorming και ανατροφοδότησης. Μια επίπεδη οργάνωση έχει περιορισμένα επίπεδα ιεραρχίας όταν πρόκειται για διοικητικά επίπεδα. Αυτή η δομή ενθαρρύνει την ανοικτή επικοινωνία και ενσωματώνει δημοκρατικούς και εκλεκτικούς διοικητικούς τύπους.
Ψηλή δομή
Μια ψηλή οργανωτική δομή έχει πολλαπλά επίπεδα διοικητικής ηγεσίας. Μια ψηλή οργάνωση εμποδίζει τα μέλη του γραφείου να αλληλεπιδρούν με τη διοίκηση. Η ανάδραση δεν ενθαρρύνεται και οι υπάλληλοι αναμένεται να ακολουθήσουν τις εντολές της διοίκησης χωρίς αμφιβολία. Ένα έγκυρο διοικητικό στυλ χρησιμοποιείται συνήθως στις ψηλές οργανωτικές δομές των γραφείων και παρατηρείται συνήθως στην επιβολή του νόμου και στον στρατό.
