Εάν εργάζεστε ποτέ σε μια διοικητική θέση, μπορεί να είναι η δουλειά σας να μεταγράψετε λεπτά. Μπορεί να είναι πιο δύσκολο από ό, τι νομίζετε να μεταγράψετε λεπτά. Η μετάφραση των λεπτών σημαίνει ότι επιτυγχάνετε τη σωστή ισορροπία ανάμεσα στην αναπαραγωγή πολύ μικρών και πάρα πολλών σημειώσεων που έχετε πάρει στη συνάντησή σας. Επιπλέον, πρέπει να ασκείτε όχι μόνο έντονες δεξιότητες ακρόασης αλλά καλή λογική σύνταξης. Ακολουθώντας τον παρακάτω οδηγό, μπορείτε να δημιουργήσετε μια επαγγελματική μεταγραφή λεπτών.
Κάνετε τη μεταγραφή σας το συντομότερο μετά τη συνάντησή σας. Θα είστε σε θέση να θυμάστε εύκολα τι συνέβη στη συνεδρίαση.
Σωστή εξουσιοδότηση του εγγράφου των λεπτών. Καταγράψτε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, τους στόχους της σύσκεψης και την ημερομηνία / διάρκεια της συνάντησης. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε ένα κλειδί που αναφέρει τα αρχικά των συμμετεχόντων παράλληλα με τα πλήρη ονόματά τους, επειδή κάθε φορά που ο συμμετέχων μιλάει, μπορείτε να προφέρετε τις δηλώσεις τους με τα αρχικά τους.
Μεταγράψτε τη συνάντηση με τη χρονολογική σειρά της. Διαχωρίστε συζητήσεις / συνομιλίες ανά θέμα, εάν συζητήθηκαν περισσότερα από ένα θέματα στη συνεδρίαση. Για παράδειγμα, εάν η συζήτηση μεταβληθεί από τις ανησυχίες για τον προϋπολογισμό στους ανθρώπινους πόρους, προφέρετε την επόμενη συζήτηση ως εξής: "Η συζήτηση αλλάζει σε σκέψεις του τμήματος ανθρωπίνων πόρων …"
Διαχωρίστε μεταξύ των σημαντικών και ασήμαντων συζητήσεων κατά τη συνεδρίασή σας. Για παράδειγμα, σίγουρα δεν θέλετε να μεταγράψετε τις στιγμές που κάποιος πήγε εκτός θέματος και μίλησε για προσωπικά θέματα. Αντί να αναφέρουμε ότι η συζήτηση έπεσε εκτός πορείας, γράψτε είτε ελλείψεις "…" ή κάτι σαν "Μετά από περίπου μια ώρα μη συσχετιζόμενης συνομιλίας …"
Αποθηκεύστε το έγγραφό σας στη μονάδα σκληρού δίσκου (ή στη μονάδα flash) προτού την εκτυπώσετε. Μια μεταγραφή λεπτών καταγράφει τις περισσότερες σημαντικές αποφάσεις μιας επιχείρησης, οπότε είναι σημαντικό οι αποφάσεις αυτές να αποθηκευτούν για μελλοντική αναφορά.
Συμβουλές
-
Πάντα να ελέγχετε την ορθογραφία και το grammer πριν υποβάλλετε τις μεταγραφές των λεπτών στο αφεντικό σας. Ρωτήστε το αφεντικό σας εάν υπάρχει ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μεταγράψετε τα λεπτά. Εάν όχι, ρωτήστε εάν υπάρχουν προηγούμενες μεταγραφές που μπορείτε να αναφέρετε ενώ γράφετε τη δική σας.
Προειδοποίηση
Να είστε εξαιρετικά προσεκτικοί για την καταγραφή τυχόν εκρήξεων σε μια συνάντηση. Μην αναφέρετε το πρόσωπο πίσω από την εκρήγνυση, αλλά δηλώστε κάτι σαν: "Ενθαρρύνθηκε έντονα ότι …" Εάν αισθάνεστε ποτέ αβέβαιοι να συσχετίσετε ένα όνομα με μια συζήτηση, συμβουλευτείτε τον πρόεδρο της συνάντησης.
