Η διαχείριση της αλλαγής επικεντρώνεται στις αλλαγές που αντιμετωπίζουν τα μέλη ενός οργανισμού κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής μετάβασης. Για να ολοκληρωθεί ομαλά η διαχείριση των αλλαγών, πρέπει να υπάρχουν εργαλεία, διαδικασίες και σχέδια για τον μετριασμό πιθανών ανησυχιών και αναμενόμενων προβλημάτων. Ένα σχέδιο διαχείρισης της αλλαγής είναι απαραίτητο. Χωρίς ένα σχέδιο για να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να μεταβαίνουν στους νέους ρόλους τους, οι εργαζόμενοι θα αισθάνονται σύγχυση και απροετοίμαστος και η γενική επιχειρηματική δραστηριότητα θα μπορούσε ενδεχομένως να επηρεαστεί.
Διορίστε μια ομάδα διαχείρισης αλλαγών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μέλη του οργανισμού σας ή εξωτερικούς συμβούλους που είναι εξοικειωμένοι με τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών. Τουλάχιστον, αυτή η ομάδα θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα πρόσωπο εξοικειωμένο με όλες τις περιοχές του οργανισμού σας, καθώς και έναν εμπειρογνώμονα διαχείρισης αλλαγών. Αυτή η ομάδα πρέπει να είναι έτοιμη να εξηγήσει τις αλλαγές που επιδιώκει η οργάνωση, να μετριάσει τα ζητήματα που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της μετάβασης και να καθορίσει την επιτυχία της μετάβασης όταν ολοκληρωθεί η αλλαγή.
Αναλύστε το σχέδιο που έχει ορίσει η εταιρεία σας για να μεταβείτε από την τρέχουσα οργανωτική δομή στην προγραμματισμένη οργανωτική δομή. Αποφασίστε πόσες ενέργειες απαιτούνται. Συχνά, μια εταιρεία δεν μπορεί να πάει απευθείας από μια οργανωτική δομή στην άλλη. το σχέδιο πρέπει να εφαρμοστεί βήμα προς βήμα.
Για παράδειγμα, η επιχείρησή σας θέλει να μεταβεί από έναν οργανισμό που διαιρείται ανά περιοχή σε έναν οργανισμό που χωρίζεται από το τμήμα.Αυτή τη στιγμή, κάθε τοπικό γραφείο διαχειρίζεται το δικό του μάρκετινγκ, τις πωλήσεις και την κατασκευή του. Στόχος της εταιρείας είναι να διαιρέσει την εταιρεία σε τρία ολοκληρωμένα τμήματα: το μάρκετινγκ, τις πωλήσεις και την κατασκευή. Η εταιρεία μπορεί να ξεκινήσει με την ενσωμάτωση του μάρκετινγκ, ακολουθούμενη από τις πωλήσεις και την κατασκευή. Αυτή η σταδιακή μετάβαση είναι λιγότερο επικίνδυνη, και λιγότερο συντριπτική, από τη μετάβαση και των τριών τμημάτων ταυτόχρονα.
Δημιουργήστε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο επικοινωνίας. Προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να ειδοποιηθούν όλοι οι υπάλληλοι της εταιρείας για τις επερχόμενες αλλαγές. Χωρίς σωστή επικοινωνία, οι εργαζόμενοι μπορεί να μην γνωρίζουν την αλλαγή και ίσως να μην μεταβαίνουν σωστά όπως είναι απαραίτητο.
Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα των βασικών αλλαγών που θα προκύψουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών. Αυτό πρέπει να είναι λεπτομερές και να περιλαμβάνει μεγάλες και μικρές λεπτομέρειες. Η χρονολογική σειρά πρέπει να περιλαμβάνει στοιχεία όπως:
- Επικοινωνήστε με την οργάνωση για τις προβλεπόμενες αλλαγές
- Συναντήστε με μέλη της ομάδας μάρκετινγκ για να εξηγήσετε πώς θα αλλάξουν οι ευθύνες τους
- Σχεδιάστε και εγκαταστήστε τη νέα διάταξη γραφείου για τους υπαλλήλους μάρκετινγκ
- Μεταβατικοί υπάλληλοι μάρκετινγκ στις νέες θέσεις εργασίας τους (περίοδος 3 ημερών)
- Γνωρίστε με τους υπαλλήλους μάρκετινγκ για να απαντήσετε σε οποιαδήποτε ερώτηση
- Κρατήστε εβδομαδιαίες τηλεδιασκέψεις για να συζητήσετε τυχόν ανησυχίες που προκύπτουν
Καταγράψτε πιθανές ανησυχίες και προβλήματα που ενδέχεται να προκύψουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αλλαγής. Αυτό περιλαμβάνει τη δυσαρέσκεια των εργαζομένων, τη σύγχυση των εργαζομένων και την διακοπή των καθημερινών διαδικασιών εργασίας. Δημιουργήστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για κάθε πιθανή αποτυχία.
Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες διαχείρισης αλλαγών σε μια αναφορά που θα παρουσιαστεί στην ανώτερη διοικητική ομάδα της εταιρείας σας. Προετοιμαστείτε για ερωτήσεις ή προτεινόμενες αλλαγές από την ομάδα διαχείρισης. Είστε έτοιμοι να υπερασπιστείτε τις προτάσεις σας και αποδέχεστε το γεγονός ότι όλα τα σχέδια διαχείρισης αλλαγών σας ενδέχεται να μην γίνουν δεκτά από τα ανώτερα στελέχη. Όταν απαιτούνται αλλαγές, επεξεργαστείτε το σχέδιο έργου διαχείρισης αλλαγών για να ενσωματώσετε όλες τις αναθεωρήσεις.
Συζητήστε τις επερχόμενες αλλαγές με κάθε τοπική ομάδα διαχείρισης εντός του οργανισμού μετά την απόκτηση της έγκρισης της ανώτερης διοίκησης, αλλά πριν από την επίσημη εφαρμογή των αλλαγών. Παρουσιάστε σε κάθε διευθυντή μια αναφορά αλλαγών που θα επηρεάσουν το τμήμα του, ώστε να μπορέσει να εξηγήσει τις αλλαγές στην ομάδα του. Ζητήστε από κάθε διαχειριστή να αναφέρει τυχόν δυνητικές ανησυχίες που μπορεί να έχουν παραβλεφθεί, ώστε να μπορούν να αντιμετωπιστούν και το σχέδιο διαχείρισης της αλλαγής μπορεί να προσαρμοστεί ή να αλλάξει όπως είναι απαραίτητο.
Συμβουλές
-
Να είστε έτοιμοι να κάνετε αλλαγές στο σχέδιο διαχείρισης αλλαγών σας. Ειδικά όταν κάνετε μια σημαντική οργανωτική αλλαγή, είναι πιθανό να προκύψουν προβλήματα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για όλες τις αλλαγές υψηλού κινδύνου.
Προειδοποίηση
Μην βιάζετε μια αλλαγή. Ενώ η αλλαγή μπορεί να ωφελήσει πολύ τον οργανισμό, αλλάζοντας πολύ γρήγορα, μπορεί να εκφοβίσει και να συγχέει τους υπαλλήλους και τους άλλους ενδιαφερόμενους.
