Εάν πληρώσατε μισθούς σε εργαζόμενους και παρακρατούσατε φόρους, πρέπει να καταθέσετε W-2s στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης. Εάν έχετε μέχρι 50 υπαλλήλους, μπορείτε να καταθέσετε ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος Business Services Online της SSA. Η υπηρεσία είναι ασφαλής και σας παρέχει άμεση απόδειξη ότι έχετε καταθέσει. Έχετε μέχρι 31 Μαρτίου να καταθέσετε ηλεκτρονικά? οι αρχειοθετητές χαρτιού έχουν μέχρι την τελευταία ημέρα του Φεβρουαρίου. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε W-2s και να τα διανείμετε στους υπαλλήλους σας.
Εγγραφή ηλεκτρονικών υπηρεσιών στις επιχειρήσεις
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο BSO, πρέπει πρώτα να εγγραφείτε. Μεταβείτε στην ιστοσελίδα της Υπηρεσίας Κοινωνικής Ασφάλισης, στο Business Services Online και επιλέξτε το κουμπί "Εγγραφή". Θα χρειαστεί να δώσετε συγκεκριμένες πληροφορίες, όπως το όνομά σας, την ημερομηνία γέννησης, τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αφού επιβεβαιωθεί η εγγραφή σας, θα έχετε το αναγνωριστικό χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας.
Έντυπα W-2 / W-3 Online
Για να δημιουργήσετε το W-2, θα χρειαστεί να έχετε πρόσβαση στα έντυπα W-2 / W-3 Online της BSO. Πρέπει επίσης να εκτελέσετε ορισμένα προκαταρκτικά βήματα, όπως η επιλογή φορολογικού έτους, η εισαγωγή του αναγνωριστικού αριθμού του εργοδότη σας και η διασφάλιση ότι δεν ισχύουν εξαιρέσεις ή περιορισμοί. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα W-2 / W-3 Online εάν υποβάλλετε φορολογικό έτος πριν από το 2011 ή διορθώνετε ένα αρχείο W-2 που είχε κατατεθεί προηγουμένως. Για να συνθέσετε W-2s, ακολουθήστε τις οδηγίες στη σελίδα αναφοράς μισθών του BSO. Συμπληρώστε κάθε W-2 όπως θα κάνατε για την έκδοση χαρτιού. Καταγράψτε τους μισθούς των εργαζομένων, τους παρακρατούμενους φόρους και τα σχετικά οφέλη στα κατάλληλα πλαίσια.
Εκτύπωση W-2
Τα έντυπα W-2 / W-3 Online σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε, να αποθηκεύετε, να εκτυπώνετε ή να υποβάλλετε W-2s. Μπορείτε να εκτυπώσετε και να αναθεωρήσετε W-2s πριν τα υποβάλετε. Αν έχετε ήδη υποβάλει τα W-2 σας, έχετε έως και 30 ημέρες μετά την ημερομηνία υποβολής για να λάβετε τα W-2 σας, τα οποία είναι διαθέσιμα σε μορφή PDF. Αν έχετε προ-γεμάτο, μη ολοκληρωμένο W-2, το σύστημα θα σας ενημερώσει ότι οι φόρμες είναι ελλιπείς. Το BSO στέλνει τα W-2 μόνο στο SSA. Δεν τις αποστέλλει στα αρμόδια κρατικά και τοπικά γραφεία εσόδων. Πρέπει να τα προωθήσετε μόνοι σας.
Έντυπα W-2c / W-3c Online
Για να διορθώσετε ένα υποβληθέν W-2, αρχειοθετήστε ένα W-2c χρησιμοποιώντας τα έντυπα W-2c / W-3c Online. Αυτό το σύστημα σάς επιτρέπει να αρχειοθετήσετε και να εκτυπώσετε ένα διορθωμένο W-2 ανεξάρτητα από την αρχική μορφή υποβολής. Μπορείτε να διορθώσετε τα υποβληθέντα W-2 μόνο για τους μισθούς που έχετε κερδίσει τα τρία προηγούμενα, τρία και 15 μέρα. Μπορείτε να ολοκληρώσετε και να εκτυπώσετε έως 25 W-2cs.
W-3 και W-3c
Το W-3 είναι μια φόρμα διαβίβασης που δείχνει τους συνολικούς μισθούς και την παρακράτηση για όλους τους υπαλλήλους για το έτος. Πρέπει να συμπεριλάβετε ένα W-3 όταν στέλνετε τα W-2 των υπαλλήλων σας στο SSA. Για να αρχειοθετήσετε και να εκτυπώσετε ένα W-3, αποκτήστε πρόσβαση στα έντυπα W-2 / W-3 Online. Για να καταγράψετε και να εκτυπώσετε ένα διορθωμένο W-3, χρησιμοποιήστε τα έντυπα W-2c / W-3c Online.
Υποβολή και εκτύπωση για περισσότερους από 50 υπαλλήλους
Αν έχετε περισσότερους από 50 υπαλλήλους, ίσως μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε το σύστημα "upload file" της BSO για να αρχειοθετήσετε και να εκτυπώσετε W-2s. Για τις προδιαγραφές μορφής αρχείου, επισκεφθείτε την ιστοσελίδα της Υπηρεσίας Κοινωνικής Ασφάλισης, Εργαλείο W-2 και Πληροφορίες. Επιλέξτε "Δημοσιεύσεις και έντυπα" και στη συνέχεια "Προδιαγραφές για την υποβολή αιτήσεων ηλεκτρονικού τύπου W-2 και W-2c". Επιλέξτε τον σύνδεσμο των κατάλληλων προδιαγραφών.
