Οι έρευνες περιστατικών αφορούν μια ευρεία ποικιλία γεγονότων, από περιστατικά εγκληματικότητας μέχρι γεγονότα λογιστικής. Ενώ η εμβέλεια είναι ευρεία, οι διαδικασίες διερεύνησης συμβάντων ακολουθούν ένα κοινό θέμα. Σχεδόν όλα τα περιστατικά λειτουργούν ως έναυσμα για την κοινοποίηση. Δράση, από πειθαρχική έως διορθωτική, ακολουθεί.
Επίλυση ζητημάτων
Οι διαδικασίες συμβάντων ξεκινούν με ένα ζήτημα που πρέπει να επιλυθεί. Οι περισσότερες διαδικασίες ξεκινούν με τη συμπλήρωση μιας αναφοράς. Ένα αντίγραφο του προτύπου αναφοράς μπορεί να τηρείται σε ένα εγχειρίδιο. Οι διαδικασίες συμβάντων περιγράφουν τη φύση του συμβάντος το οποίο μπορεί να ανοίξει έρευνα. Το έντυπο ζητά πληροφορίες, όπως την ημερομηνία και ώρα του συμβάντος, καθώς και κάθε άλλη πληροφορία που μπορεί να είναι σχετική με την έρευνα. Όσο περισσότερες πληροφορίες ζητάει το έντυπο, τόσο ευκολότερο είναι να διερευνήσει το περιστατικό.
Μάρτυρες
Οι διαδικασίες συχνά απαιτούν πληροφορίες για μάρτυρες ή συνεργάτες. Ειδοποιήστε το καταχωρημένο πρόσωπο ή αντιγράψτε το στο έντυπο διαδικασίας έρευνας. Προσέξτε επίσης να τον ενημερώσετε σε περίπτωση που χρειάζεται επαφή κατά τη διάρκεια της έρευνας.
Ερευνα
Οι διαδικασίες συνήθως απαιτούν τον προσδιορισμό όλων των μελών της ομάδας που εργάζονται στην έρευνα. Η ομάδα, η οποία περιλαμβάνει τη διοίκηση και τους υπαλλήλους, προσδιορίζει τους παράγοντες που συμβάλλουν. Οι παράγοντες που συνεισφέρουν αποτελούν κοινούς λόγους για τα επεισόδια. Βοηθούν στη διευκόλυνση της διερεύνησης, δίνοντας προτεραιότητα στα επόμενα βήματα.
Αιτία ρίζας
Οι διαδικασίες περιλαμβάνουν έναν εξαντλητικό κατάλογο των παραγόντων που συμβάλλουν στην επιλογή. Ο καθένας πρέπει να οριστεί στο πλαίσιο της έρευνας. Μια ανάλυση βασικής αιτίας μπορεί να απαιτηθεί εάν οι παράγοντες που συμβάλλουν δεν είναι επιτακτικοί. Χρησιμοποιώντας όλες τις παρεχόμενες πληροφορίες, ο σκοπός μιας ανάλυσης ρίζας είναι να καθορίσετε το πρόβλημα.
Σχέδιο δράσης
Η διαδικασία διερεύνησης περιστατικών περιγράφει τα μέτρα που απαιτούνται για την τεκμηρίωση προληπτικών δράσεων, συστάσεων και σχεδίων δράσης με λογοδοσία. Ένα βασικό σχέδιο δράσης θα περιέχει συστάσεις από την ομάδα έρευνας, εκχωρούμενη ιδιοκτησία για τη διόρθωση του συμβάντος και ημερομηνία στόχου για ολοκλήρωση. Οι διαδικασίες στη συνέχεια ενημερώνονται, κοινοποιούνται και αποθηκεύονται σε ένα κεντρικό αρχείο.
