Υπάρχουν πολλές διαδικασίες και διαδικασίες ανάθεσης συμβάσεων, αλλά υπάρχουν ορισμένες διαδικασίες που πρέπει να είναι κοινές σε όλα τα τμήματα προμηθειών. Αυτά περιλαμβάνουν την επιλογή προμηθευτή, την υποβολή αιτήσεων για πληροφορίες, την υποβολή προσφορών, την αξιολόγηση προσφορών, τη σύναψη συμβάσεων και την επιθεώρηση..
Επιλογή προμηθευτή
Οι οργανισμοί έχουν κατά κανόνα έναν προτιμώμενο κατάλογο εγκεκριμένων προμηθευτών που τηρεί το τμήμα προμηθειών. Πρόκειται για εταιρείες που έχουν πραγματοποιήσει μια διαδικασία επιλογής και έχουν βρεθεί ότι ικανοποιούν καλύτερα τις ανάγκες μιας επιχείρησης.
Αίτηση πληροφοριών
Όταν υπάρχει απαίτηση αγοράς αντικειμένων που οι σημερινοί προτιμώμενοι προμηθευτές δεν είναι σε θέση να αντλήσουν, μια επιχείρηση συνήθως θα ερευνήσει την αγορά. Η απαίτηση θα αποσταλεί στους επιλεγμένους προμηθευτές, οι οποίοι θα κληθούν να υποβάλουν προσφορά. Για αιτήσεις χαμηλής αξίας, αποστέλλεται ανεπίσημη αίτηση παροχής πληροφοριών ή αίτημα υποβολής προσφοράς στους προσδιορισμένους προμηθευτές. Για τα αντικείμενα υψηλότερης αξίας, θα ακολουθηθεί πλήρης διαδικασία υποβολής προσφορών. Αυτό μπορεί συχνά να διαρκέσει έως έξι μήνες από την αναγνώριση της ανάγκης για την τελική ανάθεση της σύμβασης.
Προσφορές προσφορών
Συνήθως οι προμηθευτές καλούνται να επιστρέψουν τις προσφορές τους σε έναν ορισμένο αξιωματικό μέχρι μια συγκεκριμένη ώρα και ημερομηνία. Οι προσφορές μπορούν να περιλαμβάνουν περιγραφή της υπηρεσίας ή των αγαθών που προσφέρει ο προμηθευτής, το προτεινόμενο κόστος για την εκτέλεση της απαιτούμενης εργασίας ή την παροχή των αναγκαίων προμηθειών, των οικονομικών πληροφοριών της εταιρείας και τυχόν ερωτήσεις που ο αιτούμενος οργανισμός ζήτησε από τον δυνητικό προμηθευτή.
Αξιολόγηση προσφορών
Μόλις επιστραφούν οι προσφορές / προσφορές, ένας οργανισμός αγοράς συνήθως έχει καθορισμένο χρόνο για να αξιολογήσει τις αποδόσεις, να πάρει μια σύμβαση και να ενημερώσει τόσο τους επιτυχείς όσο και τους ανεπιτυχείς προμηθευτές. Πριν από την αποστολή των εγγράφων διαγωνισμού, ένας οργανισμός αγορών θα αναπτύξει ένα κριτήριο βαθμολόγησης βάσει του οποίου οι υποψήφιοι θα επισημανθούν και θα βαθμολογηθούν. Ζητήματα όπως η τιμή και η ποιότητα είναι τα συνήθη κριτήρια βαθμολόγησης.
Βραβείο σύμβασης
Μόλις αξιολογηθούν και βαθμολογηθούν οι προσφορές, οι προμηθευτές θα ενημερωθούν με έγκριση ή απόρριψη. Οι επιτυχείς προμηθευτές ενημερώνονται γραπτώς. Είναι η βέλτιστη πρακτική των δημόσιων συμβάσεων να προσφέρουν στους ανεπιτυχείς προμηθευτές την ευκαιρία να ενημερωθούν. Αυτό τους επιτρέπει να μάθουν γιατί η προσφορά τους δεν έχει επιλεγεί και να κατανοήσουν καλύτερα τους μελλοντικούς διαγωνισμούς.
Συμπέρασμα σύμβασης
Μόλις παραδοθεί η υπηρεσία / προμήθεια, ο οργανισμός αγορών θα ελέγξει ότι έχει τηρηθεί η ποιότητα, η ποσότητα και οι προδιαγραφές. Σε αυτό το σημείο, ο οργανισμός θα εκδώσει πληρωμή. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι συνηθισμένη η πρακτική να υπάρχει συνάντηση μετά την σύμβαση μεταξύ του οργανισμού αγοράς και της προμηθεύτριας επιχείρησης. Παρέχει την ευκαιρία σε κάθε πλευρά να προσφέρει ανατροφοδότηση και να αναπτύξει ένα μεταθανάτιο έγγραφο για μελλοντικές αναθέτουσες δραστηριότητες.
