Όταν ζητάτε την πληρωμή από έναν πελάτη, τα κατάλληλα μέτρα χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία αποτελεσματικών επιστολών για να τους στείλετε. Οι επιστολές για την αίτηση πληρωμής χρησιμοποιούνται όταν ο πελάτης δεν καταβάλλει λογαριασμό μέχρι την ημερομηνία λήξης. Όσο περισσότερο χρειάζεται ένας πελάτης να πληρώσει ένα λογαριασμό, τόσο περισσότερες επιστολές γράφει μια εταιρεία σε αυτό το άτομο. Μια επιστολή που ζητάει την πληρωμή πρέπει να είναι ευγενική, ξεκάθαρη και να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με τον εκκρεμή λογαριασμό.
Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας καθώς περιέχει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας του οργανισμού και συχνά φαίνεται πιο επίσημο.
Συστήνω την επιστολή. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία της επιστολής που ακολουθείται από το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη. Απευθυνθείτε στο άτομο αναφέροντας "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από το πλήρες όνομα του πελάτη.
Δηλώστε τον σκοπό της επιστολής. Μια επιστολή για αίτηση πληρωμής θα πρέπει να κοινοποιεί σαφώς αυτόν το σκοπό στην αρχή της επιστολής. Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό τόνο και κρατήστε τις λέξεις θετικές και ζεστές.
Περιλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με το χρέος. Δηλώστε την ημερομηνία παροχής των υπηρεσιών για το εν λόγω χρέος, την αρχική ημερομηνία λήξης και το οφειλόμενο ποσό συμπεριλαμβανομένων τυχόν καθυστερημένων τελών. Συμπεριλάβετε επίσης τον αριθμό τιμολογίου για να επιτρέψετε στον πελάτη να βρει ευκολότερο το πρωτότυπο έγγραφο. Πολλές εταιρείες θα περιλαμβάνουν επίσης αντίγραφο του αρχικού τιμολογίου σε αυτό το είδος επιστολής. Ενημερώστε τον πελάτη για το επιτόκιο για το οποίο υπολογίζονται τα τέλη καθυστερήσεων.
Ρωτήστε τον πελάτη για πληρωμή. Αφήστε τον πελάτη να γνωρίζει ότι μπορούν να αποφευχθούν επιπλέον καθυστερημένα τέλη καταβάλλοντας το πλήρες ποσό μέχρι μια καθορισμένη ημερομηνία. Ζητήστε από τον πελάτη να σας καλέσει να προβείτε σε διευθετήσεις εάν δεν είναι σε θέση να πραγματοποιήσει την πληρωμή στο ακέραιο μέχρι την ημερομηνία αυτή. Συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου σας και την άμεση επέκταση, εάν είναι απαραίτητο. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και προσφέρετε την αλληλογραφία του με τον τρόπο αυτό, εάν επιθυμεί ο πελάτης.
Ευχαριστώ τον πελάτη. Προσφέρετε την ευγνωμοσύνη σας στον πελάτη εάν έχει ήδη γίνει πληρωμή και ευχαριστήστε τον πελάτη εκ των προτέρων για την αποστολή άμεσης πληρωμής. Ενημερώστε τον πελάτη ότι εάν έχει οποιεσδήποτε ερωτήσεις, δεν θα πρέπει να διστάζει να σας καλέσει για το θέμα αυτό.
Υπογράψτε την επιστολή. Συμπληρώστε την επιστολή γράφοντας "Ειλικρινά", ακολουθούμενη από το όνομα και τον τίτλο σας.
