Όταν ένας πελάτης πληρώνει ολόκληρο το λογαριασμό, μπορεί να ζητήσει από την επιχείρηση να λάβει απόδειξη για να αποδείξει ότι ο λογαριασμός έχει εξοφληθεί. Οι εταιρείες μπορούν να επιτρέψουν σε έναν πελάτη να πληρώσει λιγότερο από το πλήρες οφειλόμενο ποσό και παρ 'όλα αυτά να εξετάσει το λογαριασμό που έχει καταβληθεί εξ ολοκλήρου. Εάν είστε ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης, για να συντάξετε μια δεσμευτική απόδειξη για πληρωμή εξ ολοκλήρου από έναν πελάτη, πρέπει να δηλώσετε με σαφήνεια τις λέξεις "πλήρωσε πλήρως" στην απόδειξη που δώσατε στον πελάτη.
Εξετάστε το λογαριασμό. Εάν είστε κάτοχος μιας επιχείρησης και ένας πελάτης ζητά από εσάς μια απόδειξη που καταθέτει μια πληρωμή στο ακέραιο, πρέπει να συγκεντρώσετε τις πληροφορίες από τον λογαριασμό του πελάτη και να αποφασίσετε εάν συμφωνείτε ότι η πληρωμή έγινε πλήρως. Μπορεί να συμφωνήσετε να διευθετήσετε ένα λογαριασμό για ένα ποσό μικρότερο από αυτό που αρχικά οφείλεται, εάν το ζητήσει ο πελάτης ή πιστεύετε ότι λαμβάνετε ένα μέρος του οφειλόμενου ποσού είναι καλύτερο από το να μην λαμβάνετε τίποτα.
Εκτυπώστε μια απόδειξη. Πολλές εταιρείες εκτυπώνουν αποδείξεις ή τιμολόγια χρησιμοποιώντας ένα λογιστικό πρόγραμμα. Μια παραλαβή παράγεται αυτόματα μέσω του συστήματος όταν σας ζητηθεί. Το ποσό που οφείλεται στο τιμολόγιο μπορεί να μην συσχετίζεται με το ποσό που πληρώνει ο πελάτης, και αυτό συμβαίνει συνήθως όταν ένας πελάτης ζητήσει μια απόδειξη "πληρωμής στο ακέραιο". Αυτή η απόδειξη χρησιμεύει ως τεκμηρίωση και απόδειξη του διακανονισμού του λογαριασμού. Ένας πελάτης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτήν την απόδειξη στο δικαστήριο εάν η επιχείρηση αποφασίσει να μηνύσει τον πελάτη για πληρωμή.
Δηλώστε χέρι μια απόδειξη. Εάν η επιχείρησή σας δεν έχει τη δυνατότητα να εκτυπώσει μια απόδειξη, μια χειρόγραφη απόδειξη θα λειτουργήσει επίσης. Πρέπει να είναι γραμμένο σε επιστολόχαρτο της εταιρείας, να δηλώνει το όνομα του πελάτη και το ποσό πληρωμής.
Γράψτε ότι πληρώνεται. Στην έντυπη ή χειρόγραφη απόδειξη, γράψτε τις λέξεις "Πληρωμένο σε πλήρες" με μεγάλα γράμματα που καλύπτουν ένα μεγάλο μέρος της απόδειξης. Υπογράψτε το όνομά σας και στην απόδειξη για να κάνετε την απόδειξη παραλαβής ως δεσμευτική απόδειξη.
Φωτοτυπήστε την απόδειξη. Αφού κάνετε ένα αντίγραφο της απόδειξης, δώστε το αντίγραφο στον πελάτη και διατηρήστε το πρωτότυπο για τα δικά σας αρχεία. Τοποθετήστε την απόδειξη στο αρχείο του πελάτη.
