Η χαρτογράφηση πληροφοριών είναι μια σαφής και αποτελεσματική μέθοδος τεκμηρίωσης για τις εταιρείες που έχουν ήδη αναπτύξει τις διαδικασίες, τις πολιτικές και τα δικαιολογητικά της. Οι επιχειρήσεις που μόλις αρχίζουν να επισημοποιούν τις διαδικασίες τους μπορούν επίσης να επωφεληθούν από τη μέθοδο τεκμηρίωσης της πληροφόρησης. Η χαρτογράφηση πληροφοριών εξορθολογίζει την τεκμηρίωση, εμποδίζοντας την επικάλυψη οδηγιών ή πληροφοριών σε όλες τις διαδικασίες. Παρέχει επίσης μια μορφή για την οργάνωση πληροφοριών μέσα σε ένα έγγραφο έτσι ώστε να κατανοηθεί ευκολότερα. Η μετατροπή της τεκμηρίωσης της εταιρείας σας σε μια μορφή χάρτη πληροφοριών μπορεί να γίνει με μερικά απλά, αν και χρονοβόρα βήματα.
Ελέγξτε όλη την τεκμηρίωση της εταιρείας και οργανώστε συστηματικά το περιεχόμενο σε κατηγορίες που περιέχουν παρόμοιες οδηγίες. Περιορίστε το περιεχόμενο της κατηγορίας, αφαιρώντας τις συγκρούσεις και τις επαναλήψεις.
Για παράδειγμα, πολλές διαδικασίες έχουν ένα τμήμα για ευθύνες. Για αυτόν τον τύπο περιεχομένου θα συγκεντρώσετε όλες τις "ευθύνες" - πληροφορίες τύπου σε όλη την τεκμηρίωση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε συγκρούσεις στις ευθύνες ή στους τομείς όπου μια ευθύνη επικαλύπτεται μια άλλη. Από εδώ, εξορθολογίστε το περιεχόμενο για να καταργήσετε τις διπλές αντιπαραθέσεις ή τις διενέξεις. Ένα άλλο τέτοιο περιεχόμενο που πρέπει να ληφθεί υπόψη περιλαμβάνει ορισμούς και προφυλάξεις ασφαλείας.
Δημιουργήστε κεντρικά έγγραφα ή άλλα αρχεία καταγραφής πληροφοριών που ελέγχονται από αναθεώρηση για κάθε τύπο περιεχομένου.
Επιστρέψτε στο παράδειγμα ευθυνών μας, δημιουργήστε ένα έγγραφο που αναφέρει το περιεχόμενο των ευθυνών που εξευρίσατε στο τελευταίο βήμα. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε τις διαδικασίες στις οποίες εκτελούνται οι ευθύνες. Αυτό εξασφαλίζει ότι η τεκμηρίωση είναι σωστά αλληλοσυνδεδεμένη.
Τώρα που το παρόμοιο περιεχόμενο μεταφέρεται σε κεντρικό έγγραφο, παλιό περιεχόμενο μπορεί να αφαιρεθεί από τις αρχικές διαδικασίες. Καταργήστε το παλιό περιεχόμενο από τις αρχικές διαδικασίες, αναφέροντας το νέο κεντρικό έγγραφο αναφοράς.
Ενημερώστε το υπόλοιπο περιεχόμενο τεκμηρίωσης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αναθεώρησης σε μια μορφή χαρτογράφησης πληροφοριών. Οργανώστε το περιεχόμενο του εγγράφου συγκεντρώνοντας τις σχετικές πληροφορίες. Συμπεριλάβετε υποκεφαλίδες. Χρησιμοποιήστε πίνακες όπου είναι δυνατόν, ώστε το περιεχόμενο να είναι καλύτερα ορατό. Καθορίστε βέλτιστες πρακτικές συμπεριλαμβάνοντας τυχόν φυλετικές γνώσεις ή βήματα που συνήθως εκτελούν οι εργαζόμενοι αλλά δεν έχουν τεκμηριωθεί στη διαδικασία.
Συμβουλές
-
Η χαρτογράφηση πληροφοριών κυμαίνεται από απλή σε περίπλοκη και μπορεί να ενισχυθεί περαιτέρω με τη συμπερίληψη μετρήσιμων ανατροφοδοτήσεων για τη διαχείριση. Για πιο περίπλοκη εφαρμογή, οι επαγγελματικές υπηρεσίες από ιδρύματα όπως η ιδρυτική εταιρία Information Mapping, Inc. μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών σας με χαρτογράφηση ή χωρίς χαρτογράφηση. (Δείτε τους πόρους)
