Η εξορθολογισμός πολιτικών και διαδικασιών σε μια εταιρική ρύθμιση μπορεί να είναι μια δύσκολη διαδικασία. Είτε πρόκειται για μια μονάδα παραγωγής είτε για ένα μικρό γραφείο, θα ωφεληθεί σε μεγάλο βαθμό από τον εξορθολογισμό όλων των πολιτικών και διαδικασιών που εφαρμόζει η εταιρεία. Το έργο αυτό είναι δύσκολο για ένα άτομο να διαχειριστεί σε μεγάλη κλίμακα. Καθώς η διαδικασία αυτή απαιτεί τη μελέτη όλων των επιπέδων της εταιρείας, μπορεί να χρειαστούν αρκετά χρόνια πριν ολοκληρωθεί η εργασία.
Εξετάστε όλες τις πολιτικές και τις διαδικασίες που συμβαίνουν στην εταιρεία σας ή στην εταιρεία για την οποία εργάζεστε. Πάρτε αρκετές ημέρες για να παρατηρήσετε κάθε τμήμα της εταιρείας και ποιες πολιτικές και διαδικασίες που κάνουν κάθε μέρα.
Λάβετε υπόψη τυχόν διαδικασίες και πολιτικές που είναι περιττές ή επιβραδύνουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Μάθετε πόσο χρόνο χρειάζεται για να λάβετε έγκριση για εργασίες, μαζί με τυχόν άδειες, συμβολαιογράφους ή άδειες δικαστηρίων.
Αξιολογεί κάθε πολιτική και διαδικασία για την αποτελεσματικότητα, την αποτελεσματικότητα και την αναγκαιότητα.
Δημιουργήστε ένα νέο σχέδιο πολιτικής και διαδικασίας που εξαλείφει τυχόν περιττές διοικητικές εργασίες, εγκρίσεις ή γραφειοκρατία. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι μπορούν να εισάγουν δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο και να το στείλουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά να εκτυπώσουν ένα έντυπο αντίγραφο.
Σημειώστε τυχόν διπλές διαδικασίες που συμβαίνουν στην εταιρεία, όπως η ανασκόπηση ενός έργου από διάφορους ανθρώπους. Εξαλείψτε όσο το δυνατόν περισσότερα διπλά βήματα. Για παράδειγμα, ένα έργο που έχει αναθεωρηθεί από πολλά άτομα μπορεί να χρειαστεί μόνο μία ειδική αξιολόγηση.
Ζητήστε από τους εργαζόμενους, τους διευθυντές και ακόμη και από εξωτερικούς συνεργάτες που συνεργάζονται με την εταιρεία τι θα αλλάξουν σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες αυτής της εταιρείας. Αυτό μπορεί να φέρει πολλές ελαττωματικές πολιτικές στο φως και να βοηθήσει μια εταιρεία που όλα τα επίπεδα ικανοποιούνται.
Βρείτε τον ταχύτερο και απλούστερο τρόπο ολοκλήρωσης των εργασιών, παρακολουθώντας αρκετούς υπαλλήλους να εκτελούν την ίδια εργασία. Μόλις ανακαλύψετε τον ιδανικό τρόπο εκτέλεσης αυτού του έργου, εκπαιδεύστε όλους τους άλλους υπαλλήλους για να ολοκληρώσετε το έργο με αυτόν τον τρόπο.
Επισκευή και αναβάθμιση όλου του εξοπλισμού, των μηχανημάτων και των υπολογιστών στην εταιρεία. Αυτό θα μειώσει τον μη παραγωγικό χρόνο και θα βοηθήσει στην επιτάχυνση της τελικής διαδικασίας.
Επιθεωρήστε όλα τα εγχειρίδια και τα έγγραφα εκπαίδευσης. Απλοποιήστε όλες τις γλώσσες και μειώστε όλα τα περιττά μέρη του εγχειριδίου για να δώσετε ένα σαφές και συνοπτικό πρότυπο για την ολοκλήρωση των εργασιών.
Συγκεντρώστε όλα τα δεδομένα και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια πρόταση για την εξάλειψη περιττών πολιτικών και διαδικασιών. Παρουσιάστε τα δεδομένα στους ιδιοκτήτες της εταιρείας, ώστε να μπορούν να καθορίσουν ποιες αλλαγές θα εφαρμόσουν.
