Οι βέλτιστες πρακτικές για έναν οργανισμό αποκαλούνται συχνά πολιτικές και διαδικασίες. Μια πολιτική είναι η επικρατούσα, πρωταρχική βάση για μια απόφαση. Μια διαδικασία εξηγεί πώς να κάνετε κάτι. Για παράδειγμα, μια πολιτική θα ήταν να αντιμετωπίζουμε τον πελάτη με σεβασμό. Η αντίστοιχη διαδικασία είναι να χαιρετήσετε τον πελάτη χρησιμοποιώντας το ονοματεπώνυμό του. Για τους νέους υπαλλήλους και τους υπάρχοντες υπαλλήλους, οι πολιτικές και οι διαδικασίες είναι συχνά σε απευθείας σύνδεση, γεγονός που καθιστά ευκολότερο να διατηρούνται ενημερωμένοι και τρέχοντες.
Προσδιορίστε τους ρόλους εργασίας που είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση των πολιτικών και των διαδικασιών. Συχνά, αυτή η ευθύνη είναι καθήκον ενός αναλυτή ποιότητας ή ενός επιχειρηματικού αναλυτή.
Ελέγξτε την τρέχουσα πολιτική ή διαδικασία αλλαγών. Εάν χρειάζεται να αλλάξετε κάτι, χρησιμοποιήστε γλώσσα που είναι συνοπτική. Αλλάξτε τους τίτλους πολιτικής / διαδικασίας και τα βασικά σημεία ανάλογα. Βεβαιωθείτε ότι τόσο η πολιτική όσο και η διαδικασία είναι πραγματικές.
Εκτελέστε τη διαδικασία όπως εξηγείται ή δώστε την σε έναν άλλο υπάλληλο για να εκτελέσετε τη διαδικασία. Εάν υπάρχουν ελλείποντα βήματα ή παραδοχές στη διαδικασία, προσθέστε αυτά τα βήματα, διευκρινίστε τυχόν παραδοχές και κάντε ξανά τη διαδικασία.
Ελέγχει τις πολιτικές και τις διαδικασίες μία φορά κάθε δύο μήνες. Επιλέξτε διαδικασίες που χρησιμοποιούνται συχνά και όχι τόσο συχνά.
Συμβουλευτείτε τις ομάδες που επηρεάζονται από τις αλλαγές πολιτικής / διαδικασίας.
Συμβουλές
-
Όπου είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε στιγμιότυπα οθόνης για να δώσετε μια βήμα προς βήμα απεικόνιση για να δείξετε πώς εκτελείται μια ενέργεια. Όταν ενημερώνεται μια πολιτική / διαδικασία, συμπεριλάβετε την ημερομηνία αναθεώρησης. Η ημερομηνία αναθεώρησης ενημερώνει όλους για τις αλλαγές και εξασφαλίζει ότι έχουν την πιο πρόσφατη έκδοση.
Προειδοποίηση
Μην χρησιμοποιείτε ακρωνύμια ή ορολογία χωρίς να τα εξηγείτε πλήρως. Ελέγξτε ξανά την πολιτική και τη διαδικασία ακρίβειας.
