Οι περισσότερες εταιρείες προετοιμάζουν έναν ετήσιο προϋπολογισμό, ο οποίος αναφέρεται επίσης και ως ετήσιο σχέδιο. Η ανώτατη διοίκηση, ιδιαίτερα ο Διευθύνων Σύμβουλος, είναι υπεύθυνος για την έγκριση του τελικού προϋπολογισμού, ο οποίος στη συνέχεια γίνεται ο οδηγός για τη λειτουργία της εταιρείας. Η διαδικασία έγκρισης μπορεί μερικές φορές να διαρκέσει περισσότερο από την προετοιμασία του ίδιου του προϋπολογισμού, επειδή πρέπει να ληφθούν δύσκολες αποφάσεις σχετικά με την ιεράρχηση των δαπανών. Η λήψη αυτών των αποφάσεων απαιτεί σημαντική συζήτηση μεταξύ της ομάδας διαχείρισης.
Ενοποίηση προϋπολογισμού
Σε επιχειρήσεις αρκετά μεγάλες ώστε να διαθέτουν τμήματα ή τμήματα, οι διαχειριστές αυτών των λειτουργικών μονάδων είναι υπεύθυνοι για την προετοιμασία των δικών τους προϋπολογισμών, τους οποίους υποβάλλουν στο τμήμα οικονομικών. Οι προϋπολογισμοί των τμημάτων ενοποιούνται από το προσωπικό χρηματοδότησης για τη δημιουργία του προϋπολογισμού για την εταιρεία στο σύνολό της. Η διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού ξεκινά συχνά με την ανώτατη διοίκηση, παρέχοντας κατευθυντήριες γραμμές για τη χρήση των διαχειριστικών στελεχών, όπως υποθέσεις σχετικά με το οικονομικό περιβάλλον που θα ακολουθήσει το προσεχές έτος. Το εάν ο προϋπολογισμός ενός διαχειριστή είναι εγκεκριμένος ή όχι είναι συχνά συνάρτηση του βαθμού στον οποίο ακολουθεί τις συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές. Εάν η ανώτατη διοίκηση προσπαθεί να μειώσει το κόστος, ένας διαχειριστής που προτείνει αύξηση 20% της δαπάνης για την υπηρεσία του θα χρειαστεί πιθανότατα να αναθεωρήσει τον προϋπολογισμό του.
Επανεξέταση από το προσωπικό χρηματοδότησης
Το τμήμα οικονομικών διεξάγει τις αρχικές αναθεωρήσεις των προϋπολογισμών των τμημάτων. Αναλύουν τις προτεινόμενες δαπάνες ή, στην περίπτωση των υπηρεσιών που παράγουν έσοδα, τις παραδοχές που χρησιμοποιήθηκαν για την προετοιμασία της πρόβλεψης εσόδων. Αναζητούν σημαντικές διακυμάνσεις από τον προϋπολογισμό του περασμένου έτους. Στόχος τους είναι να διασφαλίσουν ότι κάθε προϋπολογισμός είναι λογικός και εφικτός. Θέλουν επίσης να εντοπίσουν πιθανές περικοπές του προϋπολογισμού στην περίπτωση που η ανώτατη διοίκηση αποφασίσει ότι οι συνολικές προτεινόμενες δαπάνες για την εταιρεία είναι υπερβολικά υψηλές.
Αναθεώρηση από την κορυφαία διοίκηση
Η ανώτατη διοίκηση εξετάζει τον ενοποιημένο προϋπολογισμό και αποφασίζει εάν οι προβλέψεις εσόδων και κερδών είναι σύμφωνες με τους στόχους που έχουν τεθεί για το επόμενο έτος. Αν το προβλεπόμενο κέρδος είναι χαμηλότερο από αυτό που περίμενε, η εταιρεία πρέπει είτε να καθορίσει τρόπους για να δημιουργήσει πρόσθετα έσοδα είτε να κάνει περικοπές δαπανών για τη βελτίωση του κέρδους. Η ανάλυση που παρέχεται από το τμήμα οικονομικών είναι εξαιρετικά χρήσιμη για να τους βοηθήσει να προσδιορίσουν τους τομείς που χρειάζονται περαιτέρω εξηγήσεις από τους διαχειριστές τμημάτων - ή δαπάνες που μοιάζουν να είναι υπερβολικά υψηλές και μπορούν να κοπούν.
Συζήτηση με Διευθυντές Διεύθυνσης
Η ανώτερη διοίκηση συναντά με κάθε διαχειριστή τμήματος, μερικές φορές με ένα μέλος του χρηματοοικονομικού προσωπικού που συμμετέχει, για να κατανοήσει καλύτερα τα αιτήματα προϋπολογισμού που υπέβαλε ο διαχειριστής. Ο διαχειριστής τμήματος πρέπει να έρθει έτοιμος να υπερασπιστεί τα αιτήματά του Η ανώτατη διοίκηση πρέπει να σταθμίσει τις συνέπειες των σημαντικών περικοπών του προϋπολογισμού. Για παράδειγμα, η μείωση των δαπανών μάρκετινγκ μπορεί να έχει αρνητικές επιπτώσεις στα μελλοντικά έσοδα. Η κορυφαία διοίκηση έχει το δύσκολο καθήκον να διασφαλίσει ότι κάθε τμήμα έχει τους πόρους που χρειάζονται για να λειτουργήσει αποτελεσματικά διατηρώντας παράλληλα τα συνολικά έξοδα αρκετά χαμηλά ώστε η εταιρεία να διατηρήσει την κερδοφορία.
Κάνοντας τις δύσκολες αποφάσεις
Ένας διαχειριστής τμήματος μπορεί να μην είναι ευχαριστημένος με τον τελικό προϋπολογισμό του εάν βλέπει την ανώτατη διοίκηση να κάνει σημαντικές περικοπές. Αλλά ελπίζουμε ότι η ανώτατη διοίκηση ανακοίνωσε τους λόγους για αυτές τις δύσκολες αποφάσεις. Όταν ολοκληρώνεται η διαδικασία έγκρισης του προϋπολογισμού, κάθε διαχειριστής πρέπει να αισθάνεται δίκαιη μεταχείριση. Στην ιδανική περίπτωση, αισθάνεται ότι διαθέτει άφθονους πόρους για να επιτύχει τους στόχους του τμήματος και ως εκ τούτου είναι έτοιμος να δώσει μέγιστη προσπάθεια κατά το προσεχές έτος.
