Οι αποτελεσματικά διατυπωμένες επιχειρηματικές επικοινωνίες είναι σκόπιμες, επαγγελματικές και εύκολα κατανοητές. Επιτρέπουν στον παραλήπτη να πάρει το μήνυμα χωρίς να μαντέψει την πρόθεση του συγγραφέα, μεταφέροντας λάθος λέξεις ή αποκωδικοποιώντας κακώς κατασκευασμένες προτάσεις. Τα μηνύματα σφάλματος-σκαρφαλωμένα είναι μια σίγαση τόσο για εσωτερικούς όσο και για εξωτερικούς αναγνώστες. Η κακή γραμματική συσχετίζεται συχνά με την άγνοια ή την παραβίαση των καθιερωμένων κανόνων, καθώς και με την τεμπελιά ή τη βιασύνη. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να προσπαθούν να δημιουργήσουν προσεγμένα, στιλβωμένα μηνύματα που αντιπροσωπεύουν τη δέσμευσή τους για ακρίβεια και πληρότητα.
Αποστολή σωστών μηνυμάτων
Η αποτελεσματική επιλογή λέξεων σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της σαφούς κατανόησης των μηνυμάτων και της σύγχυσης. Οι προτάσεις που κάνουν τους αναγνώστες να ξαναδιαβάσουν για λόγους σαφήνειας μπορούν να σηματοδοτήσουν το τέλος της ενεργού ανάγνωσης, η οποία είναι αντιπαραγωγική για το στόχο της επιχειρηματικής γραφής. Το επιχειρησιακό γράψιμο δεν αφορά το wowing του αναγνώστη με μεγάλες λέξεις και σύνθετες κατασκευές πρότασης. Πρόκειται για την επίτευξη ενός σημείου, χρησιμοποιώντας τα πιο αποτελεσματικά μέσα. Η παροχή σύντομων, ενεργητικών βημάτων κατά την παροχή οδηγιών διευκολύνει την απογοήτευση και αυξάνει τη συμμόρφωση του αναγνώστη. Η απομάκρυνση των μηνυμάτων που είναι ανοιχτά στην ερμηνεία συχνά σημαίνει πρόβλημα, καθώς οι αναγνώστες μπορούν να δημιουργήσουν τους δικούς τους κανόνες ή να αγνοήσουν συνολικά τις οδηγούς που προκαλούν σύγχυση.
Δημιουργία αξιοπιστίας
Οι πρώτες εντυπώσεις σημαίνουν πολλά. Φανταστείτε να λαμβάνετε μια διαφήμιση για την υπηρεσία "Peace of Mind Tutoring", η οποία αναφέρει το "Service Mind Tutoring Service". Η ανεπάρκεια των εγγράφων για την αποφυγή των τελικών επιθεωρήσεων προκαλεί μια αρνητική εντύπωση, καταστρέφει τις ευκαιρίες για τις επιχειρήσεις να επιδεικνύουν την προσοχή και την αξιοπιστία τους ευκολότερο για τους εντυπωσιακούς ανταγωνιστές να εκμεταλλευτούν αυτά τα λάθη. Ενώ τα λάθη χρήσης, όπως η δακτυλογράφηση του "μπουφέ έρημο" αντί του "μπουφέ επιδόρπιο" μπορεί να παραλείψει έναν ορθογράφο, εκπαιδευμένα ανθρώπινα μάτια θα έπρεπε να πιάσουν αυτά τα γραμματικά αδικήματα.
Εσωτερική επικοινωνία
Οι εργαζόμενοι επιθυμούν τη διαφάνεια και το άνοιγμα από τους εργοδότες τους. Θέλουν τις σωστές πληροφορίες την πρώτη φορά. Η αποστολή μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν σφάλματα μεταφοράς σε ημερομηνίες εκπαίδευσης ή διανομή εγχειριδίων που περιέχουν φρασεολογία δημιουργεί χάος. Επίσης, χάνει χρόνο, διότι η διόρθωση των λαθών απομακρύνεται από άλλες επιχειρηματικές λειτουργίες. Ακόμα και όταν τα λάθη μπορούν εύκολα να διορθωθούν, ο αντίκτυπός τους είναι ακόμα πραγματικός. Η κακή γραμματική μέσα στις εσωτερικές επιχειρηματικές επικοινωνίες μπορεί να μειώσει το ηθικό των υπαλλήλων και το κίνητρο να παραμείνουν προσανατολισμένοι στις λεπτομέρειες κατά την ολοκλήρωση των καθηκόντων εργασίας.
Εξωτερική επικοινωνία
Η ποιότητα των εξωτερικών επιχειρηματικών επικοινωνιών βοηθά τους πελάτες να σχηματίσουν εντυπώσεις για τις επιχειρήσεις. Οι πελάτες προτιμούν να αναπτύσσουν επιχειρηματικές δραστηριότητες με καλά οργανωμένες και επαγγελματικές οργανώσεις. Οι οπτικά ελκυστικές διαφημίσεις ή τα κατάλληλα μορφοποιημένα γράμματα χάνουν τη σπίθα τους όταν οι πελάτες εντοπίζουν γραμματικά λάθη. Ενώ οι περισσότεροι πελάτες δεν θα πλημμυρίσουν μια επιχείρηση με τηλεφωνήματα σχετικά με την κακή γραμματική στην αλληλογραφία, θα θυμούνται τα αδικήματα. Κάποιοι μπορούν ακόμη και να κάνουν την αποστολή τους να ειδοποιήσουν άλλους πελάτες για να αποφύγουν τους παραβάτες.
