Η απόλυτη συμμόρφωση με τους κανονισμούς της εταιρείας σας σημαίνει ότι πρέπει να διεξάγετε συνεδριάσεις των διοικητικών συμβουλίων όπως καθορίζουν οι νόμοι αυτοί. Τα μέλη έχουν τον έλεγχο των ενεργειών που λαμβάνει ο διοικητικός συμβούλιο σε αυτές τις συναντήσεις, αλλά πολύ λιγότερο λένε για το πώς θα προχωρήσουν οι συναντήσεις. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων, τα οποία ερμηνεύονται από τα δικαστήρια ως νομικά έγγραφα, είναι τόσο σημαντικά που, όπως το θέτει ο σύμβουλος επιχειρήσεων Carter McNamara, "… αν δεν είναι στα πρακτικά, δεν συνέβη".
Μάθετε τι συμβαίνει σε μια τυπική συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου εξετάζοντας ένα δείγμα ατζέντας στη Διαχείριση Βοήθειας. Προσαρμόστε αυτήν την ατζέντα για να ταιριάζει στην κουλτούρα και τον σκοπό της εταιρείας σας. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Διορίστε κάποιον - συνήθως τον γραμματέα του διοικητικού συμβουλίου - για να πάρει τα πρακτικά της συνάντησης. Τα πρακτικά θα πρέπει να περιέχουν πληροφορίες που συνιστώνται από την McNamara: όνομα της εταιρείας, ημερομηνία και ώρα της συνεδρίασης, που κάλεσε τη σύσκεψη να παραγγελθεί, οι συμμετέχοντες, οι προτάσεις που υποβλήθηκαν, οι συγκρούσεις συμφερόντων που εμποδίζουν τον συμμετέχοντα να ψηφίσει, τις αποχές από την ψηφοφορία και τους λόγους που δόθηκαν. η συνεδρίαση έληξε και ο οποίος συνέταξε τα πρακτικά.
Αποφασίστε αν υπάρχει απαρτία - η ελάχιστη ποσότητα των μελών που είναι απαραίτητα για τη λήψη μέτρων - είναι παρούσα. Όπως προτείνει η επιτροπή δικηγόρων του Σικάγου για τα αστικά δικαιώματα, σύμφωνα με το Εγχειρίδιο του Νόμου, ελέγξτε τους κανονισμούς για να μάθετε πόσα μέλη είναι απαραίτητα για την απαρτία. Στις περισσότερες εταιρείες, μια απλή πλειοψηφία θα κάνει. Για παράδειγμα, ένα συμβούλιο με δέκα μέλη θα είχε απαρτία αν ήταν έξι.
Ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου καλεί τη σύσκεψη να παραγγείλει, όπως στα λεπτά δειγματοληψίας από τη Διαχείριση Βοήθειας. Ο γραμματέας θα πρέπει να παρευρίσκεται καλώντας τα ονόματα των μελών του διοικητικού συμβουλίου που απαντούν δυνατά αν είναι παρόντα.
Ρωτήστε εάν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου εξέτασαν τα πρακτικά από την προηγούμενη συνεδρίαση και εάν προταθούν αλλαγές. Στη συνέχεια, ρωτήστε άλλα μέλη εάν συμφωνούν με τις αλλαγές. Σημειώστε τη συμφωνία και τη διαφωνία. Στη συνέχεια, ψηφίστε εάν πρέπει να γίνουν οι αλλαγές. Εάν η πλειοψηφία ψηφίζει ναι, θα ανακοινώσει ότι οι αλλαγές θα γίνουν και θα διανεμηθούν σε όλα τα μέλη για έγκριση στην επόμενη συνεδρίαση.
Ζητήστε από τους προέδρους των επιτροπών να αναφέρουν τα γεγονότα από την τελευταία συνεδρίαση. Παρατηρήστε πώς αναφέρονται τα πρακτικά του δείγματος McNamara δείχνει τα μέλη που περιγράφουν τις συναντήσεις ή τα γεγονότα που παρακολούθησαν.
Ψηφοφορία για τις προτάσεις των μελών του διοικητικού συμβουλίου για την εκπλήρωση μιας αποστολής. Παραδείγματα προτάσεων είναι η πρόσληψη συμβούλου για την εγγραφή επιχορηγήσεων, την έγκριση καταλόγων ελέγχου και οικονομικών καταστάσεων, καθώς και την αποστολή δώρων σε υπαλλήλους που είναι άρρωστοι.
Έχουν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου έκθεση "νέα επιχείρηση", ή επερχόμενες εκδηλώσεις. Παρευρίσκονται σε συνέδρια που πρέπει να γνωρίζουν άλλοι συμμετέχοντες; Ή αναζητούν συμβουλές για ένα συγκεκριμένο ζήτημα;
Διακομίστε τη συνεδρίαση και ανακοινώστε την ώρα που είχε διακοπεί. Δώστε την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο της επόμενης συνεδρίασης. Καθορίστε εάν το συμβούλιο θα συνεχίσει να συνεδριάζει σε «εκτελεστική» συνεδρία όπου δεν επιτρέπονται μέλη εκτός του διοικητικού συμβουλίου.
