Ο νόμος περί δίκαιων εργασιακών προτύπων (FLSA) έχει θεσπίσει απαιτήσεις τήρησης αρχείων που επηρεάζουν τους εργοδότες. Μεταξύ αυτών των απαιτήσεων είναι ο χρόνος που ο εργοδότης πρέπει να διατηρεί κάρτες μισθοδοσίας.
Απαίτηση
Το FLSA απαιτεί από τους εργοδότες να τηρούν συγκεκριμένα αρχεία για όλους τους μη απαλλασσόμενους εργαζομένους. Τα αρχεία πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες για την αναγνώριση των εργαζομένων και δεδομένα σχετικά με τις ώρες εργασίας και τα εισοδήματα που αποκτήθηκαν.
Μέθοδος
Οι εργοδότες μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιαδήποτε μορφή συστήματος διατήρησης χρόνου (για παράδειγμα, ρολόι), εφόσον είναι σωστές και πλήρεις.
Χρονικό πλαίσιο
Τα αρχεία υπολογισμών μισθών, όπως οι κάρτες μισθοδοσίας, οι πίνακες μισθών, τα εισιτήρια τεμαχίων και τα αρχεία που αφορούν προσθήκες ή εκπτώσεις από το εισόδημα πρέπει να διατηρούνται για δύο έτη.
Επιθεώρηση
Οι κάρτες χρόνου μισθοδοσίας και άλλα αρχεία καταγραφής χρόνου πρέπει να είναι διαθέσιμα για επιθεώρηση, όπως απαιτείται από την υπηρεσία μισθοδοσίας και ωρών εργασίας του Υπουργείου Εργασίας των ΗΠΑ.
περιβάλλον
Σύμφωνα με την FLSA, τα αρχεία μισθοδοσίας μπορούν να φυλάσσονται στο χώρο εργασίας ή σε κεντρικό γραφείο εγγραφών.
