Ως εταιρεία πρέπει να φυλάσσετε ορισμένους τύπους εγγράφων, όπως τα βιβλία εργασίας και τα τιμολόγια, τόσο για επαγγελματικούς όσο και για νομικούς λόγους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο έμπορος πρέπει να φυλάσσει αντίγραφα των αποδείξεων πιστωτικών καρτών για ένα χρονικό διάστημα. Μάθετε πότε είναι ασφαλές να πετάξετε αυτές τις αποδείξεις κατά τη διάρκεια της επιχείρησής σας.
Πιστωτικές κάρτες
Αφού ένας πελάτης αγοράσει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία από την εταιρεία σας χρησιμοποιώντας την πιστωτική του κάρτα, συνήθως πρέπει να του παράσχει έντυπη απόδειξη για τα αρχεία της - ειδικά στην περίπτωση συναλλαγής πρόσωπο με πρόσωπο. Η απόδειξη περιέχει το ποσό της συναλλαγής, τον κωδικό έγκρισης, το όνομα του κατόχου της πιστωτικής κάρτας και τον τόπο υπογραφής του πελάτη. Διατηρείτε επίσης ένα αντίγραφο της υπογεγραμμένης απόδειξης για τα αρχεία σας.
Γιατί να τους κρατήσει;
Εάν προκύψει περίπτωση όπου ο πελάτης αμφισβητεί τη χρέωση της πιστωτικής κάρτας από την εταιρεία σας, είστε υπεύθυνος, ως έμπορος, για να αποδείξετε ότι είναι έγκυρη. Ένα από τα πρώτα στοιχεία που θα ζητήσει η τράπεζα του πελάτη είναι ένα αντίγραφο της απόδειξης πιστωτικής κάρτας που σχετίζεται με τη συναλλαγή. Ο πάροχος υπηρεσιών εμπόρων πρέπει επίσης να δει την υπογεγραμμένη απόδειξη για να διερευνήσει τη διαφορά εκ μέρους σας. Εάν η διαφωνία του πελάτη εγκριθεί επειδή δεν μπορείτε να παράσχετε αντίγραφο της υπογεγραμμένης απόδειξης πώλησης, θα χρειαστεί να πληρώσετε ακριβά τέλη επιβάρυνσης και επίσης να χάσετε το ποσό της πώλησης καθώς και το προϊόν ή την υπηρεσία που πωλήσατε.
Πότε να Τσάις
Λόγω της πιθανότητας διαφωνιών από τους πελάτες δεν είναι συνετό να πετάξετε μια απόδειξη πώλησης πιστωτικών καρτών μόνο και μόνο επειδή η συναλλαγή έχει εκκαθαρίσει τον εμπορικό σας λογαριασμό - ακόμη και αν έχετε ήδη λάβει τα χρήματα από την πώληση. Οι τράπεζες συνήθως δίνουν στους πελάτες περίπου 60 ημέρες για να αμφισβητήσουν μια χρέωση ανά νόμο περί δίκαιης τιμολόγησης. Είναι ένα ασφαλές στοίχημα να κρατάτε την παραλαβή της πιστωτικής κάρτας για τουλάχιστον τρεις μήνες. Εάν χρειάζεστε τα έσοδα από πωλήσεις ειδικά για λόγους επιχειρηματικού φόρου εισοδήματος, διατηρήστε τα στο χέρι για τουλάχιστον έξι χρόνια.
Αποθήκευση παραστατικών
Αν πρέπει να διατηρήσετε αυτές τις αποδείξεις πωλήσεων, αποθηκεύστε τις σε μια ασφαλή, κλειδωμένη τοποθεσία, καθώς περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες για τους πελάτες. Κρατήστε αυτά τα ευαίσθητα δεδομένα μακριά από τους μη εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους και τους εξωτερικούς συνεργάτες για να αποφύγετε προβλήματα με απάτες που σχετίζονται με πιστωτικές κάρτες ή να εντοπίζετε κλοπή. Η σύμβασή σας για τις εμπορικές υπηρεσίες μπορεί να περιγράψει συγκεκριμένους κανόνες για τον τρόπο διαχείρισης και αποθήκευσης ευαίσθητων δεδομένων πιστωτικών καρτών για τους πελάτες σύμφωνα με τις κατευθυντήριες οδηγίες για την ασφάλεια δεδομένων της βιομηχανίας κάρτας πληρωμών. Το PCI DSS είναι ένας οργανισμός που παρέχει καθοδήγηση σχετικά με τη διαχείριση των δεδομένων της πιστωτικής κάρτας του πελάτη.
