Οι εργοδότες περιλαμβάνουν συνήθως ένα στέλεχος ελέγχου ή ισοδύναμη δήλωση μαζί με το paycheck κάθε υπαλλήλου, είτε έρχεται υπό μορφή εγγράφου σε χαρτί είτε σε ηλεκτρονική μορφή για paychecks που εκδίδονται μέσω άμεσης κατάθεσης. Ελέγξτε τα σφιγκτήρες είναι έγγραφα που μπορεί να απαιτούνται για να ικανοποιήσουν τις κυβερνητικές απαιτήσεις τήρησης αρχείων. Ακόμη και όταν δεν είναι υποχρεωτική η διατήρηση των σωληναρίων ελέγχου, εξακολουθεί να μπορεί να είναι συνετό να το πράξει.
Απαιτήσεις FLSA
Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση δεν έχει κανόνα που να απαιτεί από τους εργοδότες να εκδίδουν ή να διατηρούν αμοιβές. Οι νόμιμες προδιαγραφές για τα δίκαια εργατικά πρότυπα παρέχουν οδηγίες για την τεκμηρίωση μισθοδοσίας. Γενικά, οι πληροφορίες μισθοδοσίας πρέπει να φυλάσσονται για τρία χρόνια. Εάν χρησιμοποιούνται στοιχεία ελέγχου για την καταγραφή μερικών από αυτά τα δεδομένα, αυτά πρέπει να διατηρηθούν και για τρία χρόνια. Τα αρχεία μισθοδοσίας πρέπει να περιλαμβάνουν:
- Όνομα υπαλλήλου, διεύθυνση και αριθμός κοινωνικής ασφάλισης.
- Το φύλο και το επάγγελμα του εργαζομένου.
- Η ημερομηνία γέννησης των εργαζομένων κάτω των 19 ετών.
- Η ημερομηνία και η ώρα αρχίζει και τελειώνει κάθε εργάσιμη εβδομάδα. Η ημερομηνία έναρξης της περιόδου μισθοδοσίας απαιτείται αν είναι διαφορετική από την εβδομάδα εργασίας.
- Η ημερομηνία πληρωμής του υπαλλήλου
- Καθημερινές και εβδομαδιαίες ώρες εργασίας.
- Το ποσοστό αμοιβής του υπαλλήλου.
- Κανονικοί μισθοί, υπερωρίες και τυχόν προσθήκες ή παρακρατήσεις από την αμοιβή του υπαλλήλου.
Οι εργοδότες πρέπει να τηρούν κάρτες χρόνου ή ισοδύναμη εγγραφή χρόνου εργασίας για δύο χρόνια.
Επιπρόσθετες Απαιτήσεις Εγγραφής Κρατικών Μισθοδοσίας
Η Επιτροπή Ίσων Ευκαιριών για την Απασχόληση λέει ότι οι εργοδότες πρέπει να τηρούν όλα τα αρχεία για την απασχόληση, συμπεριλαμβανομένων των αδειών ελέγχου και των μισθών, για τουλάχιστον ένα έτος. Σε περίπτωση που ένας υπάλληλος καταθέσει καταγγελία στο EEOC, τα αρχεία πρέπει να διατηρηθούν μέχρι ένα έτος μετά την τελική διάθεση του θέματος από το EEOC ή ένα έτος μετά την εκκαθάριση οποιασδήποτε αγωγής.
Τα κράτη μπορούν να επιβάλλουν πρόσθετες απαιτήσεις τήρησης αρχείων. Για παράδειγμα, η Texas Workforce Commission δηλώνει ότι οι εργοδότες πρέπει να παρέχουν στους εργαζόμενους ένα στέλεχος ελέγχου ή ισοδύναμο έγγραφο που να απαριθμεί όλα τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία ενός paycheck. Τα αρχεία μισθοδοσίας πρέπει να τηρούνται για τέσσερα χρόνια να συμμορφωθούν με τους κανόνες διατήρησης αρχείων αποζημίωσης ανεργίας του Τέξας
Οδηγίες Εγγραφών Εργοδοτών
Μια επιχείρηση ή ένας οργανισμός παράγει ελέγχους και ελέγχει τα παγίδες για διάφορους λόγους. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Φορολογικών Εισοδημάτων συνιστά να ελέγχουν τα σημεία ελέγχου και τα τραπεζικά αρχεία που χρησιμεύουν ως δικαιολογητικά για φορολογικούς λόγους να διατηρηθεί για την περίοδο περιορισμού. Για παράδειγμα, η περίοδος περιορισμού των φορολογικών δηλώσεων είναι έξι χρόνια. Το Nolo.com υποδεικνύει ότι οι επιχειρήσεις διατηρούν τους ελέγχους και τα οικονομικά αρχεία για τουλάχιστον επτά χρόνια.
