Η επιστροφή χιλιομέτρων στην Καλιφόρνια διέπεται τόσο από τον Κώδικα Εργασίας, τμήμα 2802, όσο και από τον Κώδικα Κανονισμών της Καλιφόρνια, Τίτλος 8, Τμήμα 13700-13702. Εάν ένας εργοδότης της Καλιφόρνιας απαιτεί από έναν υπάλληλο να οδηγεί στην επίσημη επιχείρηση της εταιρείας, πρέπει είτε να παρέχει στον εργαζόμενο ένα όχημα, για το οποίο καλύπτονται όλες οι δαπάνες, είτε να επιστρέψει τον εργαζόμενο για τα έξοδα οδήγησης. Ο νόμος της Καλιφόρνια παρέχει κάποια ευελιξία στους εργοδότες για τον ακριβή προσδιορισμό του τρόπου αποζημίωσης των μισθωτών για τις χιλιόμετρα και τα έξοδα οδήγησης.
Βασική επιστροφή χιλιομέτρων
Σύμφωνα με το νόμο της Καλιφόρνια, η επιστροφή των χιλιομέτρων ορίζεται ως το ποσό που καταβάλλεται στους υπαλλήλους για το σύνολο των "αναγκαίων εξόδων που προκύπτουν από τη λειτουργία οχημάτων που παρέχονται από τον εργαζόμενο για εργασία". Η αποζημίωση σε χιλιόμετρα δεν περιορίζεται στα έξοδα αερίου, αλλά πρέπει να αποζημιώσει τον εργαζόμενο για πρόσθετους παράγοντες όπως η απόσβεση του οχήματος, οι επισκευές και τα έξοδα ασφάλισης. Η κανονική μετακίνηση του εργαζομένου δεν είναι αποζημίωση, εκτός εάν ο εργοδότης θέτει περιορισμούς στον εργαζόμενο κατά τη διάρκεια της μετακίνησης, απαιτεί ο εργαζόμενος να είναι διαθέσιμος για εργασία ή να τον κατευθύνει να εκτελεί εργασία στο ταξίδι. Το νόμο της Καλιφόρνιας απαιτεί από τον εργοδότη να τηρεί καθημερινά αρχεία αναπνεόμενων διανυθέντων χιλιομέτρων και επίσης υποχρεώνει τα τέλη επιστροφής να καταβάλλονται μέχρι το τέλος του μήνα που ακολουθεί τον μήνα κατά τον οποίο πραγματοποιήθηκε η οδήγηση ή όταν ο εργαζόμενος υπέβαλε την απαίτηση. Στην υπόθεση Gattuso κατά Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007), το δικαστήριο διαπίστωσε ότι υπάρχουν τρεις αποδεκτοί τρόποι με τους οποίους ένας εργοδότης της Καλιφόρνια μπορεί να επιστρέψει δαπάνες χιλιομετρικών αποστάσεων - τη μέθοδο "πραγματικών εξόδων", τη μέθοδο "αποζημίωσης χιλιομέτρων" "μέθοδο.
Μέθοδος «πραγματικών εξόδων»
Με τη μέθοδο της πραγματικής δαπάνης, οι εργαζόμενοι πρέπει να υποβάλλουν λεπτομερείς καταστάσεις δαπανών στον εργοδότη. Αυτά τα αρχεία θα περιλαμβάνουν τα πραγματικά έξοδα για κάθε μία από τις επιστρεπτέες συνιστώσες της εκμετάλλευσης ενός οχήματος και θα πρέπει να περιλαμβάνουν αναλογούντα έξοδα, όπως ελαστικά, πετρέλαιο, ασφάλειες και αποσβέσεις. Ο εργαζόμενος θα πρέπει να υπολογίσει το τμήμα του συνολικού χρόνου οδήγησης που σχετίζεται με την εργασία και να χρησιμοποιήσει αυτό το ποσοστό για τον υπολογισμό των αναλογούντων ποσών. Ο εργαζόμενος θα παρέχει επίσης το κόστος του φυσικού αερίου. Παρόλο που αυτή η μέθοδος είναι πιθανώς η πιο ακριβής, απαιτεί λεπτομερή αναφορά από τον εργαζόμενο και χρονοβόρο έλεγχο των πραγματικών περιστατικών από τον εργοδότη.
Μέθοδος "Επιστροφές Χιλιόμετρα"
Για να μειωθεί κάπως η επιβάρυνση των αναφορών, αλλά εξακολουθούν να παρέχουν δίκαιη αποζημίωση στους εργαζόμενους, οι εργοδότες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη μέθοδο αποζημίωσης χιλιομέτρων. Αυτή η μέθοδος προβλέπει μια μηνιαία απόδοση δαπανών βάσει του επιτοκίου αποζημίωσης της υπηρεσίας εσωτερικού εισοδήματος, την οποία έχει διατυπώσει το Τμήμα Επιβολής Εργατικών Προτύπων της Καλιφόρνιας, είναι ένα λογικό ποσοστό επιστροφής για όλα τα έξοδα που προκύπτουν από την οδήγηση. Εάν οι εργαζόμενοι ή ο εργοδότης διαφωνούν ότι το επιτόκιο είναι αποδεκτό, η πληρωμή ενδέχεται να διαφέρει από το ποσοστό IRS - αλλά το βάρος που βαρύνει τον καταγγέλλοντα είναι να αποδείξει γιατί πρέπει να συμβαίνει αυτό. Σύμφωνα με τη μέθοδο αποζημίωσης διανυθέντων χιλιομέτρων, πρέπει να τηρούνται τα αρχεία κάθε μιλίου και η ημερομηνία της οδήγησης.
Μέθοδος "Εφάπαξ"
Η μέθοδος αποζημίωσης "κατ 'αποκοπήν ποσό" επιτρέπει σε έναν εργοδότη να αποζημιώνει τους υπαλλήλους για έξοδα οδήγησης αυξάνοντας τη συνολική αποζημίωση. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια συγκεκριμένη πληρωμή - συχνά αναφέρεται ως "αυτόματη αποζημίωση" - ή μια αύξηση στην βασική αποζημίωση. Εάν ο εργοδότης αυξήσει τη βάση ή την προμήθεια, είναι ευθύνη του εργοδότη να προσδιορίσει το ποσό της αποζημίωσης που προορίζεται να επιστρέψει στον εργαζόμενο για έξοδα οχήματος. Η επιλογή κατ 'αποκοπήν ποσό μπορεί να είναι κατάλληλη όταν οι εργαζόμενοι κάνουν συχνά τα ίδια ταξίδια για λόγους που σχετίζονται με την εργασία.
